Ao concluir a emissão de uma nota fiscal, não é possível fazer qualquer tipo de alteração. Ou seja, caso haja a necessidade de fazer mudanças, só é possível com dois processos: cancelar ou fazer a substituição da nota fiscal. De antemão, a nota fiscal de substituição funciona em casos de correção de dados ou complementação de informações.
Ao emitir a nota fiscal de substituição com os dados corrigidos, automaticamente a prefeitura exclui a nota fiscal com os dados incorretos.
O que é a Nota fiscal de serviços (NFS-E)? :
A nota fiscal é o documento oficial que formaliza a sua receita. Nela é possível identificar qual foi o serviço prestado que originou a entrada do dinheiro na conta bancária. Lembrando que, isso não se limita penas em casos de prestação de serviços. Qualquer aquisição deve ser identificada por meio de nota fiscal, afinal, se alguém comprou é porque outro alguém vendeu e faturou.
É o fornecedor do produto quem emite a nota fiscal de entrada. Caso o fornecedor não emita, é necessário que você mesmo faça isso. Afinal, uma vez que você comprou uma mercadoria para a sua empresa e não tem a nota fiscal de entrada, você também não vai poder sair com essa mercadoria com uma nota fiscal de venda.
No caso da nota fiscal de saída, elas estão relacionadas a movimentação do seu estoque. Ou seja, identificam todas as vendas que ocorreram e diminuíram o volume das mercadorias.
Emiti uma nota fiscal errada, o que devo fazer?
Agora que você entendeu a importância de emitir a nota, fica claro que em momento nenhum a emissão pode deixar de ser feita. Porém, existem algumas situações que tornam a nota fiscal inválida, como: errar dígito do CNPJ, dos códigos de serviço (CNAE) ou dos dados cadastrais do cliente, exemplo a razão social.
Por isso, ao emitir é necessário dobrar a atenção, pois o tomador do serviço tem o diteiro de rejeitar a nota caso ela não corresponda. Além de poder gerar multas para a sua empresa.
É então que surge uma dúvida bem comum “Emiti uma nota fiscal errada, o que devo fazer?”. A resposta é: você pode substituir a nota emitida por outra!
Posso substituir uma nota fiscal?
Você não só pode, como deve! Sempre que a nota é emitida erroneamente, o indicado é substituir a nota errada por uma correta, e jamais canelar para emitir outra!
Inclusive, algumas prefeituras só permitem o cancelamento da nota fiscal em até 24 horas após a data de autorização, ou, em casos em que o serviço não foi prestado.
Também, para cancelar uma nota fiscal, não é possível que no histórico dessa nota já tenha acontecido uma substituição de nota. Afinal, não se pode cancelar uma substituição!
O que é uma nota fiscal de substituição?
A nota fiscal de substituição consiste na emissão de um novo documento, no qual a empresa faz uma anulação e corrige algum dado incorreto informado anteriormente.
Existe uma diferença entre cancelar e substituir uma nota:
- O cancelamento só é feito quando não se prestou o serviço acordado.
- A substituição serve para casos em que o serviço foi prestado, mas, por exemplo, foi cobrado um valor à menor.
Como substituir uma nota já emitida?
Acesse o sistema de notas fiscais do município, depois clique em NPS-E, e logo aparecerá a opção “substituição”. Em seguida, preencha o número da nota fiscal que será substituída e o sistema exibirá a nota antiga para você fazer as alterações devidas. Nessa etapa, você precisa colocar qual é o motivo da substituição. Após isso, o sistema permite que seja feita as alterações necessário e libera a emissão.
Assim, quando a nota é corrigia, o sistema cancela automaticamente a que foi substituída.
Lembrando que, o requisito importante para emitir a nota de substituição é que esse novo documento esteja dentro do prazo de até 60 dias após a data de emissão da nota fiscal original.
Quando tempo tenho para cancelar uma nota fiscal?
Você pode cancelar uma nota fiscal em até 24 horas após a sua emissão. A partir disto, o recomendado é fazer a nota de substituição.
Conclusão
Você precisa informar o tomador do serviço sempre que enfrentar algum problema com a nota. Seja em casos de cancelamento, ou de substituição. Não pode acontecer do cliente ficar com uma nota que não tenha validade. Afinal, o cliente também repassa a nota para a contabilidade, e ter uma nota inválida nas suas motivações pode trazer impactos na apuração de impostos.
Por fim, vale ressaltar que o ideal em relação a cancelamento ou substituição de nota, é fazer isto antes que a sua contabilidade encerre o período de apuração. Pois, caso a contabilidade encerre a apuração e após isso, o valor da nota é alterado, a guia de imposto gerada estará com o valor incorreto, à maior ou menor.
Original de Conube