Se você é empreendedor ou está inserido no mundo dos negócios, já sabe que o fechamento de caixa é uma tarefa essencial em qualquer empreendimento, independentemente do seu porte ou ramo de atuação, não é mesmo?
Afinal, trata-se de um processo que, quando executado de forma eficaz, garante que todas as transações financeiras do dia estejam registradas com precisão e que o saldo de caixa seja congruente com as atividades comerciais.
Contudo, muitos empresários e gestores enfrentam desafios no momento de fechamento de caixa, devido à falta de um método específico ou de um tutotiral detalhado para executar essa atividade tão importante.
Neste artigo, traremos um passo a passo simples e eficiente de fechamento de caixa, que se desdobra em apenas quatro passos principais. Assim, ao seguir esses quatro passos com atenção e consistência, você estará mais preparado para tomar decisões financeiras fundamentadas, reduzir perdas e maximizar os lucros.
Boa leitura!
Índice
- Diferença entre fluxo e fechamento de caixa
- Fluxo de caixa
- Fechamento de caixa
- 4 passos para um fechamento de caixa eficiente
- 1. Verifique o saldo inicial e registre-o
- 2. Documente todas as entradas e saídas
- 3. Confira todos os valores e verifique o saldo real
- 4. Finalize o fechamento de caixa
- Bônus: utilize tecnologias de gestão empresarial
Diferença entre fluxo e fechamento de caixa
Primeiramente, é de extrema importância compreender as diferenças existentes entre fluxo de caixa e fechamento de caixa.
Embora ambos os conceitos estejam intrinsecamente ligados à gestão financeira de uma empresa, eles se referem a aspectos distintos e desempenham papéis específicos na tomada de decisões e no controle das finanças.
No entanto, estão interligados e desempenham papéis complementares no gerenciamento das finanças empresariais. Já que, os registros contábeis detalhados e os dados fornecidos pelo fechamento de caixa são imprescindíveis para que haja um fluxo de caixa completo e eficaz.
Fluxo de caixa
O que é
Em síntese, o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que rastreia e analisa as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa ao longo de um período de tempo mais longo, geralmente semanal, mensal, trimestral ou anual.
Leia também: Gestão Financeira: Saiba O Que É Fluxo De Caixa E Os Seus Benefícios
Objetivo e finalidade
Dessa forma, o principal objetivo do fluxo de caixa é fornecer uma visão abrangente das finanças da empresa, permitindo que os gestores entendam o fluxo de dinheiro dentro e fora do negócio ao longo do tempo.
Assim, a finalidade dessa ferramenta é ajudar a empresa a tomar decisões financeiras informadas, como planejar investimentos, determinar políticas de crédito, identificar possíveis problemas de fluxo de caixa e avaliar o desempenho financeiro ao longo do tempo.
Leia também: Guia completo sobre fluxo de caixa: tudo o que você precisa saber
Fechamento de caixa
O que é
Já o fechamento de caixa é um processo que ocorre no final de um período de tempo específico, geralmente diário, onde todas as transações financeiras que ocorreram no caixa da empresa (como vendas, recebimentos, pagamentos etc.) são registradas e reconciliadas.
Objetivo e finalidade
Portanto, o objetivo mais relevante do fechamento de caixa é garantir que o saldo real de dinheiro em caixa corresponda ao que deveria ser, de acordo com as transações registradas no período.
Em outras palavras, a finalidade do fechamento de caixa é manter um registro preciso das atividades de caixa e garantir que não haja discrepâncias entre o valor real e o valor registrado no início do período.
4 passos para um fechamento de caixa eficiente
Agora que você já aprendeu um pouco mais sobre fechamento de caixa, é hora de partir para a prática!
1. Verifique o saldo inicial e registre-o
O primeiro passo para realizar um bom fechamento de caixa é verificar o saldo inicial disponível em caixa. Ou seja, o valor com o qual você começou o dia.
Certifique-se de que o saldo inicial registrado no início do dia coincide com o valor real presente no caixa. Se houver discrepâncias, é importante investigar e resolver o problema antes de prosseguir.
Isso porque, divergências no saldo inicial podem ser um indicativo de erros nas transações anteriores ou até mesmo de possíveis problemas de segurança, como extravio de dinheiro. Portanto, a verificação e correção imediata são ações essenciais para um fechamento de caixa bem-sucedido e confiável.
2. Documente todas as entradas e saídas
Documentar todas as entradas e saídas é uma prática fundamental no processo de fechamento de caixa.
Esse passo é crucial para garantir a precisão e a transparência nas finanças de qualquer negócio, além de fornecer um registro detalhado de todas as atividades financeiras que ocorreram durante o período analisado.
Além disso, garanta que todas as formas de pagamento (feitos ou recebidos), como dinheiro, cartão de crédito, débito e qualquer outra forma de pagamento foram incluídas. Isso ajuda a garantir que todas as receitas e despesas sejam devidamente contabilizadas. Isso inclui vendas realizadas, gastos com fornecedores, despesas operacionais e quaisquer outras entradas e saídas de caixa.
Ao documentar todas as entradas e saídas, você está criando um histórico financeiro confiável, garantindo que haja:
- Transparência financeira;
- Rápida identificação de erros;
- Maior controle financeiro;
- Conformidade fiscal aprimorada.
3. Confira todos os valores e verifique o saldo real
Posteriormente, ao final do dia, conte o dinheiro em caixa, incluindo moedas e notas. Certifique-se de que a quantia corresponde ao total de vendas em dinheiro registradas. Qualquer diferença pode ser um sinal de erro ou fraude.
Depois de contar o dinheiro em caixa, compare-o com o saldo inicial. O saldo real deve ser igual ao saldo inicial mais as vendas em dinheiro menos as despesas. Se o saldo real não corresponder ao esperado, verifique novamente suas anotações e registros para identificar qualquer erro.
Saldo real = Saldo inicial + Vendas – Despesas
Leia também: Os 5 Erros De Um Fechamento De Caixa
4. Finalize o fechamento de caixa
Por fim, apesar de ser a parte mais importante do processo, fechar o caixa é algo relativamente simples, desde que você tenha executado todas as outras etapas de forma correta e precisa.
Então, registre o resultado do fechamento de caixa de forma clara e organizada. Isso inclui o saldo inicial, vendas, despesas, saldo real e qualquer observação relevante. Manter um registro completo facilita o acompanhamento a longo prazo e a identificação de tendências financeiras.
Bônus: utilize tecnologias de gestão empresarial
Além dos passos fundamentais para um fechamento de caixa eficaz, uma dica valiosa é aproveitar as tecnologias de gestão empresarial disponíveis. A automação e o uso de software especializado podem tornar o processo muito mais ágil, preciso e eficiente.
Nesse sentido, a utilização de ferramentas como o GestãoClick pode simplificar ainda mais o processo de fechamento de caixa, economizando tempo e reduzindo erros. O uso correto do sistema confere maior comprometimento com a precisão e com a organização financeira do seu negócio.
Por Carol, Graduada em Jornalismo pela UFOP e pós-graduada em Revisão e Preparação de Textos pela PUC Minas, Analista de Conteúdo da GestãoClick e apaixonada por comunicação, tecnologia e pela arte de transmitir conhecimento por meio da escrita.
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