O varejo está otimista para a Black Friday 2023. Uma pesquisa feita pela plataforma Reclame Aqui em parceria com a empresa de tecnologia Linx mostra que 55% dos varejistas estão à espera de melhores resultados nas vendas deste ano do que nas do ano passado. E com muitas dessas vendas sendo feitas via e-commerce, é hora de rever alguns processos e garantir uma Black Friday eficiente.
A preparação vai muito além de reforçar os estoques e criar campanhas de marketing. Em meio à expectativa pelo aumento de vendas (a Associação Brasileira do Comércio Eletrônico estima que a BF de 2024 deve gerar ganhos de R$ 7,1 bilhões para o comércio online), muitos e-commerces esquecem de lidar com as obrigações fiscais e contábeis resultantes das operações. E as consequências desse ato podem interferir de forma direta na lucratividade do período.
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Dessa forma, é recomendado que o departamento fiscal também se prepare para o processamento de um grande volume de vendas visando garantir o cumprimento das entregas. Até porque, da mesma maneira que a quantidade de pedidos aumenta, as obrigações e recolhimento dos tributos também são ampliados durante a data comercial.
O papel do compliance fiscal
O compliance fiscal representa um conjunto de técnicas e disciplinas utilizadas para cumprir todas as obrigações fiscais de uma empresa. O seu principal objetivo é evitar os imprevistos relacionados às obrigações tributárias. Com uma boa preparação, a equipe do departamento fiscal consegue cumprir as normas com o máximo de eficiência.
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Afinal, os diversos impostos a serem pagos, regras a serem seguidas e inúmeras mudanças na legislação apenas comprovam a necessidade que uma empresa tem de criar normas práticas para o cumprimento de todas obrigações fiscais.
Benefícios do compliance fiscal
Monitoramento de todas as obrigações a serem cumpridas e acompanhamento dos prazos; Armazenamento de todos os documentos necessários para comprovação; Preenchimento correto das notas fiscais, observando as normas tributárias; Geração automática de guias para o recolhimento dos tributos; Processo de auditoria para identificar potenciais erros; Redução dos riscos de penalidades; Agilidade nos processos internos; Fácil acesso às informações fiscais; Redução de custos relacionados aos tributos; Padronização de processos internos; e Construção de uma imagem positiva da empresa no mercado.
Todos esses benefícios se tornam ainda mais significativos quando são postos no contexto de épocas em que os números de vendas crescem, como no caso da Black Friday. Mas, por outro lado, os custos de uma operação manual no departamento fiscal tendem a se tornar ainda maiores durante as datas comerciais mais aguardadas.
Hoje, por exemplo, para cada guia tributária, um único funcionário gasta, em média, 10 minutos no processo manual de emissão e pagamento. Isso quer dizer que, em um e-commerce que vende 100 unidades ao mês, o colaborador necessita de quase 16 horas mensais apenas para gerar e recolher todas as guias.
Dito isso, com o crescimento no volume de vendas na Black Friday, um e-commerce pode ter muitas dificuldades para processar todo o fluxo de informações manualmente. Além do risco para a organização em si, o processo manual pode causar um enorme problema de reputação, uma vez que os clientes atraídos podem receber suas entregas fora do prazo acertado na compra por conta de problemas no processamento dos pedidos. Acontecendo isso, a consequência mais provável é de que as chances de fidelização se tornam extremamente reduzidas.
Solução está na tecnologia
Diante de todo esse cenário, a grande dúvida que fica é: como assegurar que sua empresa fique em dia com o compliance fiscal durante a Black Friday?
Hoje, podemos afirmar que a automação fiscal é a resposta mais segura para essa finalidade. Isso porque os e-commerces que utilizam soluções para automatizar a emissão e pagamento dos documentos fiscais eliminam a dependência de processos manuais, que são mais lentos e consomem muito mais recursos. Mais do que isso, todas essas informações coletadas ficam armazenadas de forma ordenada em um ambiente seguro e de fácil visualização. Com base nos dados gerados pelas notas fiscais, torna-se ainda mais simples o processo de avaliar o desempenho das vendas na data comercial e atualizar todos os controles gerenciais da organização.
A verdade é que, de forma geral, todas as lojas virtuais esperam pela Black Friday para angariar maior volume de receitas. Porém, à medida que cresce o número de transações, sobe também a atenção exigida para cumprir as obrigações tributárias. Por isso, hoje a tecnologia é a maior aliada do compliance fiscal dos e-commerces, tornando-se uma solução imprescindível para quem deseja evitar preocupações ou problemas com o Fisco e, ao mesmo tempo, assegurar o foco do time no aumento de vendas.
Por Thiago Souza é cofundador e head de marketing da Dootax.
