Para evitar a desorganização nas empresas é necessário a implementação de processos e rotinas a serem seguidos por diversos times dentro de um negócio. Estes dois aspectos são responsáveis pelo aumento considerável na eficiência e no cumprimento de prazos estipulados. Gerir estes pilares dentro de uma organização não é uma tarefa difícil, mas pode ser um tanto quanto desafiador dependendo do perfil da empresa
Pode-se chamar de rotina a sistematização dos processos que garantem o pleno funcionamento do empreendimento. Já os processos nada mais são do que as atividades desempenhadas por cada funcionário, gestor ou líder. Com isso, é evidente que falar de rotina é necessariamente falar de processos.
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Há alguns passos que podem auxiliar os gestores a estabelecer os aspectos no cotidiano de seu negócio. A primeira coisa que deve ser feita é a estruturação das atividades. É preciso saber exatamente quais são as atividades que a sua empresa desempenha. Esse mapeamento deve abranger todo o negócio e cada colaborador, incluindo as lideranças e a gestão.
O diálogo é chave para o sucesso, então, é importante escutar e conversar com cada funcionário e até mesmo com os clientes, que podem indicar quais são os principais obstáculos que eles enfrentam para ter uma maior satisfação.
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Feito isso, é importante estabelecer os padrões de processos, afinal, para ter um processo é preciso seguir um padrão. Essa é a forma de deixar todos os colaboradores em sintonia, com um fluxo claro, e permitir que uma atividade possa ser realizada por diferentes pessoas quando isso for conveniente.
A padronização estabelece o fluxo do processo. Determina onde começa uma atividade e onde ela deve ser finalizada. Usar ferramentas de fluxo ou até mesmo sistemas de gestão que automatizam processos manuais é o caminho ideal. Essa padronização também permite que os processos sejam mais otimizados e os resultados colhidos e mensurados de forma mais efetiva.
Também é importante ter sempre em mente a prioridade das atividades que devem ser realizadas. Quando tudo estiver mapeado e estabelecido, será perceptível que existem algumas atividades de maior prioridade. Para isso, é preciso traçar metas e objetivos claros, que podem ser priorizados por prazos, recursos utilizados, impacto na operação da empresa, nível de dificuldade e o envolvimento da equipe.
Após todo o mapeamento, será possível delegar as atividades para as equipes. Não cabe ao gestor ser “o dono” de todas as atividades, mas sim saber a quem atribuí-las e saber gerenciar todo o processo. É importante levar isso em consideração para evitar microgerenciamento e centralizações, o que atrapalha a eficiência de toda equipe.
Depois de colocar esses passos em prática é chegada a hora de avaliar se, de fato, as rotinas estabelecidas são eficientes. Para ter uma boa gestão de rotinas, o primeiro ponto a ser considerado é o tempo em que determinada tarefa leva para ser concluída. A análise precisa levar em consideração fatores como recursos disponíveis, a capacidade da equipe e sua produtividade para que um prazo seja estabelecido de maneira justa e, obviamente, o prazo final dado para o cliente.
Os resultados também devem ser monitorados, sejam eles o produto final ou a conclusão de uma etapa de produção. Seja qual for, avalie os resultados do negócio sempre considerando a qualidade, o tempo de realização e a satisfação do cliente, por exemplo.
Por fim, faça o uso de ferramentas de automatização para as práticas rotineiras da sua empresa, sejam elas focadas em organização, como o Trello, ou comunicação e produção de documentos, como as encontradas nas plataformas do Google. Utilize sistemas que possam ser implementados em todos os setores da empresa e que todos os colaboradores tenham acesso. Dessa forma, a organização será uniforme e toda a empresa falará a mesma língua.
Por Christophe Trevisani é fundador e CEO da eNotas.