Mais do que uma obrigação legal, a escrituração contábil faz parte de um conjunto de procedimentos que colaboram com a organização das contas empresariais.
Por meio dela, todas as movimentações econômicas são registradas em detalhes e em ordem cronológica, de acordo com as melhores práticas e com os princípios da contabilidade.
O objetivo é traçar um raio-X completo das transações da organização, produzindo dados e informações que são usados nos demonstrativos e relatórios.
Ao longo deste artigo, você vai entender como funciona a escrituração contábil e quais são as regras de lançamento, assim como os elementos indispensáveis.
Acompanhe!
O que é escrituração contábil?
Escrituração contábil é um procedimento técnico da contabilidade que consiste em registrar todos os fatos contábeis ocorridos em uma empresa em ordem cronológica.
No âmbito da contabilidade, existem os fatos e os atos contábeis.
Os atos contábeis não alteram o patrimônio da empresa, como uma reunião gerencial para discutir um orçamento ou uma norma interna de conduta.
Os fatos contábeis, por outro lado, alteram o patrimônio empresarial e por isso devem ser contemplados pela escrituração contábil.
Ainda do ponto de vista conceitual, os fatos contábeis podem ser qualitativos (a troca de um direito por um bem, por exemplo) ou quantitativos (quando o valor do patrimônio muda).
Ambos precisam ser registrados pela escrituração contábil na ordem em que acontecem: dia, mês e ano.
Com exceção do Microempreendedor Individual, todas as demais empresas precisam escriturar a contabilidade, começando pela integralização do capital social logo após o registro do CNPJ.
Quando os sócios definem o quanto de recursos colocarão na empresa, os valores são registrados na escrituração contábil conforme as partidas dobradas de Faccioli.
Esse processo é repetido toda vez que houver qualquer movimentação que caracterize um fato contábil, como:
- Compra de mercadoria à vista ou a prazo
- Empréstimo bancário para capital de giro
- Venda à vista ou a prazo
- Pagamento de fornecedores
- Pagamento de salários
- Recebimento de duplicata
- Pagamento de parcelas de financiamento, etc.
Os lançamentos podem ser feitos manualmente no livro de registro ou por meio de ferramentas mecanizadas ou eletrônicas.
Como funciona a escrituração contábil
A escrituração contábil é feita por meio dos livros Diário e Razão conforme as formalidades estipuladas pelo Decreto Lei 486/1969.
No Livro Diário, são registrados todos os fatos contábeis, seguindo a ordem cronológica, seja por partidas mensais ou sintetizadas.
O Livro Razão é um instrumento contábil que visa a apresentar uma análise das movimentações das contas escrituradas no Livro Diário.
Escrituração Contábil Digital (ECD)
Instituída para fins previdenciários e fiscais, a Escrituração Contábil Digital (ECD) faz parte do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e representa uma evolução da escrituração em papel.
A versão digital consiste em transmitir à Receita Federal os seguintes livros:
- Livro Diário e seus auxiliares, se houver
- Livro Razão e seus auxiliares, se houver
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Algumas empresas, como as optantes Lucro Real, Lucro Presumido ou Sociedades em Conta Participação, são obrigadas a adotar a ECD.
Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, a Escrituração Contábil Digital é facultativa.
Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
A Escrituração Contábil Fiscal, que substituiu a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (DIPJ), é uma obrigação acessória.
Seu objetivo é cruzar os dados referentes à apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
Para o preenchimento da ECF, o sistema público de escrituração digital recupera informações transmitidas pela ECD, como os saldos das contas contábeis.
A ECF é obrigatória para todas as pessoas jurídicas, com exceção das optantes pelo Simples Nacional, autarquias, fundações, órgãos públicos e pessoas jurídicas inativas.
Quem precisa fazer escrituração contábil?
A obrigatoriedade de fazer escrituração contábil aparece em diferentes momentos na legislação brasileira, como:
- Novo Código Civil Brasileiro, nos artigos 1.179 a 1.195
- Resolução 563/1983, do Conselho Federal de Contabilidade
- Lei complementar 123/2006, no artigo 27.
Na maioria dos casos, as empresas precisam adotar o modelo de registro contábil conforme a ITG 2000 (Interpretação Técnica Geral).
Dispensa de escrituração contábil
Apenas o Microempreendedor Individual, um tipo simplificado de CNPJ destinado aos profissionais autônomos, está dispensado de apresentar a escrituração contábil.
A dispensa faz parte da lista de benefícios concedidos ao MEI que tem como propósito incentivar os profissionais autônomos a se formalizarem, como pagamento de DAS mensal fixo e declaração anual de receita simplificada.
Escrituração contábil simplificada
A escrituração contábil simplificada, por outro lado, é uma vantagem proporcionada às Microempresas e Empresas de Pequeno Porte optantes pelo Simples Nacional.
Trata-se de uma versão resumida da escrituração padrão, conforme expresso no Art. 27 da Lei Complementar 123/2006, desde que obedecidos os dispostos no Código Civil e nas Normas Brasileiras de Contabilidade.
A escrituração contábil simplificada permite às micro e pequenas empresas, por exemplo, efetuarem os lançamentos no Livro Diário mensalmente, desde que a empresa tenha como suporte outros registros auxiliares.
Por que a escrituração contábil é importante?
A escrituração contábil é importante para a empresa por dois motivos principais:
- Trata-se de uma obrigação legal perante o Fisco (com exceção do MEI) e que deve ser cumprida a rigor
- Consiste em uma importante ferramenta de gestão ao subsidiar o gestor com informações sólidas sobre a performance do negócio.
Ao registrar todas as operações econômicas e financeiras, a escrituração contábil fornece dados para a elaboração de importantes relatórios e demonstrativos, tanto fiscais quanto gerenciais.
Os indicadores de performance, por exemplo, usados como base para tomada de decisão, são alimentados pelos registros dos fatos contábeis.
Logo, sem uma escrituração contábil detalhada, não há como o empresário saber qual é a margem de lucro, o fluxo de caixa, o capital de giro ou quais são os níveis de liquidez do negócio.
Em síntese, pode-se dizer que não é possível fazer gestão sem informação contábil confiável e de qualidade.
Do ponto de vista das obrigações fiscais e tributárias, fazer uma escrituração contábil detalhada e em conformidade com as normas vigentes garante ao empresário tranquilidade e segurança jurídica.
Elementos essenciais da escrituração contábil
Todo lançamento contábil deve obedecer ao método das partidas dobradas, debitando e creditando contas devedoras e credoras, conforme a ordem das transações econômicas.
O conceito de débito e crédito na contabilidade costuma causar certa confusão, mas pode ser explicado de maneira simples:
- Debitar = receber recursos
- Creditar = originar recursos.
Quando você usa o dinheiro do caixa da empresa para pagar fornecedores, por exemplo, a conta “Caixa” é creditada (de onde saiu os recursos) e a conta “Fornecedores” é debitada.
O conceito de conta também costuma causar certa confusão, principalmente considerando que, no senso comum, o termo é usado frequentemente em referência à conta bancária.
Já no contexto da contabilidade, conta é um termo técnico que representa um componente patrimonial ou de resultado de uma empresa.
Esclarecidos esses conceitos fundamentais, você precisa saber que a escrituração contábil deve ser executada conforme os seguintes elementos:
- Em idioma e em moeda corrente nacionais
- Em forma contábil
- Em ordem cronológica de dia, mês e ano
- Sem espaços em branco, entrelinhas, borrões, rasuras ou emendas
- Com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.
Seja em livro impresso ou por meio de arquivo digital, a escrituração contábil também deve conter:
- Data do registro contábil (quando o fato contábil ocorreu)
- Conta devedora
- Conta credora
- Histórico da transação ou o código de histórico padronizado
- Valor do registro contábil
- Informação que permita identificar todos os registros de um mesmo lançamento.
É importante ressaltar que a escrituração contábil, bem como a elaboração de relatórios e demonstrações contábeis, são de atribuição exclusiva do profissional de contabilidade.
Escrituração contábil na contabilidade online
A escrituração contábil, como vimos, faz parte das rotinas diárias de uma empresa, não apenas como uma obrigação legal, mas como importante instrumento gerencial.
Por meio dela, é possível registrar todas as operações do negócio e gerar relatórios e insights valiosos à tomada de decisão.
Os lançamentos contábeis precisam seguir alguns procedimentos técnicos embasados nas normas de contabilidade, mas a boa notícia é que você não precisa se preocupar com isso.
Com a revolução digital e o crescimento da contabilidade online, muito trabalho manual de escrituração contábil pode ser automatizado por meio de sistemas inteligentes, poupando tempo e evitando retrabalho.
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Original de Contabilix