Realmente não está fácil para ninguém passar ileso pela crise econômica. Seja pequeno, médio ou grande empresário, todos sentem que é preciso “apertar o cinto” para chegar ao final do mês com lucro ou o suficiente para pagar as contas. Muitas vezes, os empreendedores pensam que a demissão de funcionários pode ser o caminho para reduzir custos. Mas será que é a melhor saída?
Na hora de entender quais são os custos com os funcionários dentro de um negócio, é preciso sempre considerar que o valor pago pelo salário não é a única despesa que a empresa terá que arcar na manutenção de cada um dos colaboradores. Um erro muito comum é calcular apenas o montante bruto pago como ordenado.
Saber disso é fundamental, já que impacta no orçamento do negócio de forma significativa, indicando se é possível fazer novas contratações ou se o número atual de funcionários está além do que a empresa pode arcar.
Além disso, com o custo total da folha de pagamento em mãos, é possível calcular com mais precisão se o investimento feito no time de colaboradores está trazendo o resultado esperado, adotando medidas para melhorar a eficácia dos recursos aplicados e aumentando a produtividade.
Para muitos, a redução da folha de pagamento vem pela demissão de funcionários. Todavia isso não é o mais recomendado, pois significa perder força de trabalho e capacidade de produção.
Mas existe outra maneira de reduzir custos com a folha de pagamento? Existe sim. Antes de demitir colaboradores e perder força produtiva, confira algumas dicas.
É realmente preciso reduzir custos com a folha de pagamento?
O primeiro passo para reduzir custos em geral na sua empresa, é se perguntar se a sua folha de pagamento é realmente um problema.
É claro que sempre buscamos diminuir os gastos para deixar a empresa mais enxuta possível, mas, como já mencionado, a folha de pagamento é um custo relacionado com a capacidade produtiva da empresa. Só deve ser alterada em caso de real necessidade.
Analisando melhor, talvez existam outros gastos que possam ser reduzidos antes de mexer na folha de pagamento.
O ideal é que a sua folha ocupe uma porcentagem de 30% a 40% dos gastos totais da sua empresa. Se está nessa faixa, tente olhar outras áreas para cortar gastos. Se está acima disso, então siga para as próximas dicas.
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5 dicas para redução de custos
1) Otimize a jornada de trabalho da sua empresa
Otimizar a jornada de trabalho é, sem dúvidas, uma das melhores formas de reduzir os custos com a folha de pagamento. Com um bom planejamento, a produtividade dos talentos pode aumentar, assim como os lucros da empresa.
Essa é uma maneira interessante também de evitar as horas extras, fazendo com que os colaboradores trabalhem mais em menos tempo.
Nesse sentido, é interessante que a gestão faça um acompanhamento das jornadas de trabalho para garantir a produtividade da equipe. Pode ser possível que o empreendimento também precise rever alguns departamentos para diminuir os custos e economizar com a quantidade de colaboradores.
2) Crie um banco de horas
Em muitas empresas, especialmente aquelas com metodologia de trabalho mais desorganizada, um elemento que contribui para o aumento do custo da folha de pagamento são as horas extras.
Por conta dessa metodologia, muitas empresas acabam precisando que seus colaboradores façam mais horas do que o necessário. Assim, o custo com as horas extras sobem.
Uma boa solução para resolver essa questão é criar um banco de horas para os funcionários. Em vez de pagar por 80 horas extras, por exemplo, a empresa pode se dar ao luxo de dar 10 dias de folga para esse funcionário.
Isso reduz os custos e, de quebra, deixará os funcionários ainda mais motivados, pois poderão emendar alguns feriados.
3) Regime tributário mais adequado ao perfil da empresa
Normalmente, só é levado em conta as alíquotas de impostos cobrados pelo faturamento ao considerarem qual o melhor regime tributário a ser adotado. Porém, o regime tributário também influencia no valor a ser pago na folha de pagamento.
Uma empresa com faturamento X e que opte pelo Simples Nacional, terá de pagar uma alíquota única, que já compreende os impostos patronais.
Por outro lado, uma empresa que opte pelo Lucro Real ou Lucro Presumido terá alíquotas específicas para os impostos patronais. Portanto, é interessante analisar as taxas em cada regime e ver como cada um poderá ajudá-lo a reduzir custos com a folha de pagamento.
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4) Terceirize os trabalhos
É permitido terceirizar as atividades fins do negócio. Ou seja, o empresário pode optar por contratar um prestador de serviços para qualquer tarefa. Essa prática pode ser uma maneira ótima de reduzir custos na folha de pagamento. Mas também deve ser avaliada.
Em alguns casos, como na necessidade esporádica de algum serviço, ela é ótima. Também é indicada para serviços secundários, que não dizem respeito ao cerne do negócio. Limpeza e segurança são bons exemplos.
Todavia, não se esqueça de investigar a reputação da prestadora de serviços.
5) Opção pelo home office
Uma outra maneira de reduzir os custos na folha de pagamento sem demitir os funcionários é apostar no home office. Essa alternativa permite que o funcionário trabalhe remotamente e ainda propicia diversas vantagens para a empresa como redução de custo. Essa forma de trabalho ganhou muita força após a pandemia da Covid-19.
Além disso, com o home office, a redução de gastos na folha de pagamento é notória, pois não é preciso o pagamento do vale transporte, visto que o colaborador não precisará se deslocar até o local de trabalho.
Como vantagem para empresa ao aderir o home office, é possível economizar com energia, luz, materiais de limpeza e higiene, da mesma forma que também não há a necessidade de realizar a manutenção em computadores.
Portanto, apostar no home office é uma alternativa bem eficiente para reduzir custos com a folha de pagamento e com os gastos que a empresa possui.