O livro caixa é uma ferramenta conhecida por controlar e registrar qualquer entrada ou saída nos cofres de uma empresa. Seja com uma solução online ou no papel, o conceito de manter tudo que acontece com as finanças ao seu alcance é fundamental para o sucesso da saúde financeira da sua empresa.
No entanto, além do registro correto e mapeamento do fluxo financeiro, é preciso ir muito além neste assunto, entendendo toda a importância do item para que uma empresa colha os bons frutos de uma gestão financeira bem feita, garantindo a saúde do negócio e, além disso, tendo acesso à informações estratégicas para tomada de decisão.
Saiba tudo sobre o livro caixa acompanhando a leitura a seguir!
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O que é o livro caixa?
O livro caixa é uma ferramenta usada para auxiliar diretamente no registro contábil de empresas. Nele, ficam registradas todas as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período, que pode ser diário, mensal ou anual, a depender do tamanho do negócio.
Além disso, quando bem estruturado, esse livro ajuda na hora da demonstração de resultados (DRE) e o balanço patrimonial do negócio, bem como pode ajudar a evitar problemas contábeis com a Receita Federal.
Quanto à obrigatoriedade, o livro caixa se faz obrigatório para empresas que optam pelo Simples Nacional e é uma responsabilidade facultativa para os negócios que possuem Lucro Presumido.
Diferença entre livro caixa e fluxo de caixa
Os nomes são semelhantes, a função também, mas livro caixa e fluxo de caixa não são a mesma coisa. Ambas são ferramentas muito importantes em uma organização, mas cada uma tem características específicas.
O livro caixa faz o controle de pagamentos e recebimentos em dinheiro que acontecem dentro da empresa. Ele é um documento complementar que auxilia no processo de gestão contábil. Ainda, a empresa pode usá-lo também como um apoio para o fluxo de caixa.
Já o fluxo de caixa é uma ferramenta que controla todas as entradas e saídas da empresa, sejam elas fixas ou variáveis. Assim, não é feito o controle apenas dos gastos e das receitas, mas também dos investimentos, projeções de faturamento e outros dados de cunho gerencial.
Outra diferença é a obrigatoriedade legal do livro caixa para algumas empresas. Aquelas empresas que aderiram ao regime tributário do Simples Nacional são obrigadas por lei a criar e preencher o livro caixa e devem apresentar os dados quando solicitadas.
Já o fluxo de caixa, apesar de sua extrema importância, não é um documento que as empresas precisam, por obrigação legal, apresentar aos órgãos fiscalizadores. É uma ferramenta importante para gestão e domínio das finanças de um negócio. Mas, se a empresa não o apresentar, não sofrerá sanções por isso.
O que deve conter um livro caixa?
Alguns dados essenciais que devem constar no livro caixa. São os seguintes:
- Data do registro: data do recebimento.
- Histórico: apresenta o fluxo financeiro em si. Indique se é um pagamento ou recebimento. É o principal dado, o valor correspondente em conjunto com a descrição.
- Entradas e saídas: não se aplica os dois em um mesmo registro. Na coluna de crédito precisam ser apontadas todas as entradas de dinheiro na firma. Na do débito, todas as saídas.
- Saldo atual: deve ser informado o saldo do dia (saldo anterior + crédito – débito) da conta em questão.
- Anotações: campo para possíveis anotações extraordinárias.
Depois disso, você precisa fazer a escrituração do livro caixa. Como? Em um processo dividido em três partes principais:
- Termo de Abertura: parte inicial, aqui você deve preencher a finalidade do documento, o nome e informações essenciais da empresa, como endereço, responsáveis e CNPJ. De forma mais burocrática, também é indicado assinalar o número de folhas e a data e assinar.
- Folhas de Escrituração: aqui é onde são inseridos os registros de entrada e saída de capital. Como vimos anteriormente, preencha-os de forma cronológica para organizar melhor as informações.
- Termo de Encerramento: a última página. Aqui deve ser repetido dados da página inicial, reafirmando os dados lá presentes e também trazendo a assinatura do responsável.
Como preencher o livro caixa?
O preenchimento é a parte mais fácil do processo. Existem apenas duas recomendações principais e algumas dicas que podem facilitar ainda mais o processo. A primeira recomendação é que o preenchimento deve acontecer de forma cronológica, para facilitar a organização e localização dos dados.
A outra recomendação é registrar absolutamente tudo! Assim o retorno que essas informações podem te dar estarão mais próximos da realidade.
O preenchimento do livro caixa é simples, mas exige cuidado e organização não só para evitar erros, mas também para melhorar a visualização dos dados.
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Quais empresas precisam ter livro caixa?
As empresas obrigadas a fazer a escrituração do livro caixa são aquelas optantes pelo regime do Simples Nacional. No entanto, o recomendado é que todas as empresas utilizem o livro caixa para controle gerencial.
Quem deve ser o responsável pelo livro caixa?
O livro caixa geralmente é de responsabilidade do contador ou do setor financeiro da empresa. Em empresas menores, o documento pode ficar de responsabilidade do dono do negócio mesmo.
Qual a diferença entre o livro caixa e o livro diário?
O livro caixa registra somente movimentações das disponibilidades da empresa, como caixa e bancos. Já o livro diário contém todos os lançamentos contábeis da empresa. No diário é feita toda a escrituração contábil da empresa, com os lançamentos que envolvem patrimônio, investimentos e imobilizados.