Compreender o que representa a DIRF e se atentar aos seus prazos é fundamental para uma gestão eficaz das obrigações fiscais e tributárias de qualquer empresa. No entanto, a realidade é que nem todos possuem total familiaridade com essa importante obrigação acessória.
Na prática, desvendar o funcionamento da DIRF 2025, seus procedimentos de declaração e novidades exige atenção redobrada, sobretudo ao considerarmos que a DIRF será substituída pelo EFD-Reinf e pelo eSocial.
A extinção da DIRF faz parte da simplificação do sistema tributário brasileiro, que busca reduzir a burocracia e melhorar a eficiência na coleta de tributos.
Todavia, o uso do e-Social e da EFD-Reinf, ainda gera dúvidas e preocupações entre empresas e profissionais de contabilidade.
Acompanhe a leitura a seguir.
O que é DIRF?
DIRF significa Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. Trata-se de uma obrigatoriedade que consiste na prestação de informações à Receita Federal. Ela incide sobre pagamentos realizados a terceiros, nos quais houve retenção de imposto de renda na fonte.
Ou seja, empresas ou pessoas físicas que tenham efetuado pagamentos a terceiros – como fornecedores, prestadores de serviço ou colaboradores, por exemplo – com obrigação de Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), precisam comunicar esses valores à Receita Federal por meio da DIRF.
A DIRF serve para combater a sonegação e fraudes fiscais. Assim, é através dela que a Receita Federal pode confrontar os dados declarados no Imposto de Renda das pessoas físicas. Qualquer discrepância encontrada demanda esclarecimentos por parte dos envolvidos.
É por isso que não entregar ou omitir informações na DIRF pode acarretar em penalidades, como multas que variam conforme o tipo de entidade ou pessoa física, conforme veremos adiante.
Quem deve declarar a DIRF?
A partir de agora, muitos dos dados que eram informados na DIRF poderão ser consultados e validados por meio de outras declarações fiscais já existentes, como a EFD-Reinf família R-4000 e o eSocial na versão do leiaute S-1.3.
Devem declarar a DIRF as empresas que pagaram rendimentos em que houve IRRF no ano-calendário anterior ao da entrega, mesmo que em apenas um mês.
Isso ocorre independente da forma de tributação do negócio, seja Simples Nacional, Lucro Real ou Presumido.
A obrigatoriedade é detalhada na Instrução Normativa RFB 1990/20, que determina a declaração a diversas categorias, como:
- Pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram qualquer valor sobre o qual foi retido o IRRF, mesmo que em apenas um mês;
- Estabelecimentos matrizes de pessoas jurídicas de direito privado domiciliadas no Brasil (inclusive as imunes e as isentas);
- Pessoas jurídicas de direito público, inclusive o fundo especial a que se refere o art. 71 da Lei nº 4.320/64;
- Filiais, sucursais ou representações de pessoas jurídicas com sede no exterior;
- Empresas individuais;
- Caixas, associações e organizações sindicais de empregados e empregadores;
- Titulares de serviços notariais e de registro;
- Condomínios edilícios;
- Instituições administradoras ou intermediadoras de fundos ou clubes de investimentos;
- Órgãos gestores de mão de obra do trabalho portuário.
Casos específicos para entrega da DIRF
Além disso, há casos específicos em que a entrega da DIRF é necessária mesmo para aqueles que não retiveram o IRRF durante o período. É o caso de, por exemplo:
- Órgãos e entidades da Administração Pública Federal a que se referem os incisos do caput do art. 3º da IN RFC 1990/20 que efetuaram pagamento às entidades imunes ou isentas referidas nos incisos III e IV do art. 4º da IN RFB nº 1.234/12, pelo fornecimento de bens e serviços;
- Candidatos a cargos eletivos, sejam titulares, vices e suplentes;
- Por fim, a obrigatoriedade também abrange diversas operações financeiras, como investimentos, remessas, créditos e pagamentos internacionais.
Prazo, multas e penalidades
O prazo final para a entrega da DIRF referente ao ano-calendário de 2024 é até 28 de fevereiro de 2025. O não cumprimento dessa obrigação pode resultar em multas consideráveis.
A partir de 2026, as declarações relativas ao ano-calendário de 2025 vão ocorrer exclusivamente pelo eSocial e pela EFD-Reinf, oficializando o fim definitivo da DIRF.
A penalidade é de 2% ao mês sobre o valor das informações não declaradas, com valor mínimo de R$ 200 para pessoas físicas, empresas inativas e optantes pelo Simples Nacional. Para outras categorias, a multa mínima sobe para R$ 500.
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