Viajar a trabalho é uma necessidade que, de tempos em tempos, surge nas empresas – em algumas com maior frequência, outras com menor. Além dos adiantamentos ou reembolsos das despesas de viagem, é importante ter em mãos a declaração de viagem a trabalho.
Este documento é útil tanto para que o colaborador possa comprovar sua ausência, caso tenha outras obrigações, quanto para atender às necessidades da própria empresa, como a emissão de vistos e outros.
Neste artigo, vamos explicar de maneira descomplicada o que é uma viagem a trabalho e como elaborar uma declaração que facilite sua jornada. Vamos lá!
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O que é uma viagem a trabalho?
Antes de adentrarmos no universo das declarações, vamos esclarecer o que exatamente caracteriza uma viagem a trabalho.
Em termos simples, trata-se do deslocamento de um colaborador para cumprir atividades relacionadas às suas funções profissionais. Isso pode envolver visitas a clientes, participação em eventos corporativos, treinamentos ou qualquer outra demanda que exija a presença física fora da sede da empresa.
Viajar a trabalho traz consigo uma série de desafios, mas também é uma oportunidade valiosa para fortalecer conexões profissionais, adquirir conhecimento e contribuir para o crescimento da empresa. No entanto, é essencial lidar adequadamente com as formalidades, como a declaração de viagem a trabalho.
O que é uma declaração de viagem a trabalho?
Agora que entendemos o contexto da viagem a trabalho, vamos explorar o papel crucial da declaração nesse cenário.
A declaração de viagem a trabalho é um documento que atesta oficialmente a necessidade do deslocamento do colaborador para fins profissionais. Ou seja, é um documento que a empresa emite para o funcionário que está viajando a negócios.
Este documento é fundamental tanto para o funcionário quanto para a empresa, pois proporciona clareza e respaldo legal durante a estadia fora da sede.
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Essa declaração geralmente inclui informações como o motivo da viagem, período de viagem, local de destino, e pode conter detalhes específicos relacionados à agenda do colaborador. Além disso, o documento também costuma ter dados do colaborador, dados da empresa e possíveis custos associados.
A declaração de viagem serve como um registro formal, muitas vezes requisitado por órgãos fiscais e pela própria empresa para fins de controle e transparência.
É fundamental que a declaração seja redigida de maneira clara e objetiva, contendo informações pertinentes à viagem (conforme mencionado anteriormente). Além disso, é imprescindível que a declaração seja assinada por um representante autorizado da empresa, a fim de garantir sua autenticidade e validade.
Também é interessante ter uma versão impressa e outra digitalizada, como forma de prevenir perdas e assegurar que o documento esteja sempre disponível para o colaborador.
Como fazer uma declaração de viagem a trabalho?
Agora que compreendemos a importância da declaração, vamos explorar o processo de elaboração.
- Identificação do colaborador e da empresa: Antes de tudo, a declaração deve conter informações precisas de identificação, incluindo nome do colaborador, cargo, departamento e dados da empresa. Essa seção fornece contexto fundamental para qualquer autoridade que precise avaliar o documento.
- Detalhes da viagem: Especifique claramente o motivo da viagem, as datas de início e término, e o local de destino. Se a viagem envolver eventos específicos, como reuniões ou conferências, inclua esses detalhes para uma compreensão abrangente.
- Responsabilidades durante a ausência: Demonstre proatividade ao abordar como as responsabilidades do colaborador serão gerenciadas durante sua ausência. Se houver colegas designados para cobrir suas tarefas, mencione-os na declaração.
Essas são apenas algumas dicas de como elaborar uma declaração de viagem a trabalho. Uma estratégia eficaz para economizar tempo e aumentar a produtividade, além de facilitar a comunicação com a identidade da sua empresa, é utilizar modelos prontos de declaração de viagem a trabalho.
Modelos de declaração de viagem a trabalho
A seguir, confira alguns modelos prontos de declarações de viagem a trabalho que você pode usar e adaptar para a sua empresa!
Modelo 1: Para apresentar durante a viagem ou para emitir visto
Declaração de viagem a trabalho
Eu, [Nome do colaborador], colaborador da [Nome da empresa], declaro que estarei em viagem a trabalho no período de [Data de início] a [Data de término].
O destino da viagem é [Local de destino], com o propósito de [Motivo da viagem]. Durante minha estadia, estou acomodado no [nome do hotel], localizado na [rua/avenida + endereço do hotel].
Durante minha ausência, [Nome do colega responsável] estará responsável por minhas atividades.
Assinatura do Colaborador: ____________________
Assinatura do Empregador: ____________________
Local e data: _______________
Modelo 2: Para colaborador que estará acompanhado de colega de trabalho
Declaração de viagem a trabalho
Declaro que o nosso colaborador, Sr./Sra. [Nome completo do viajante], portador(a) do RG nº [número do RG] e CPF nº [Número do CPF], está realizando uma viagem a trabalho para [Local], no período de [Data de início] a [Data de término].
Essa viagem é de caráter estritamente profissional e está relacionada às atividades desenvolvidas pela empresa [Nome da empresa].
Durante o período, ele/ela ficará hospedado(a) no [Nome do hotel], situado na [Rua/avenida + endereço do hotel], e estará acompanhado(a) do colega de trabalho, [Nome do colega de trabalho], que também está participando das atividades programadas pela empresa.
Declaro, ainda, que o colaborador está devidamente ciente das normas de conduta e comportamento exigidas pela empresa durante a viagem, bem como das despesas previamente autorizadas pelo setor responsável.
Ademais, o colaborador compromete-se a cumprir com dedicação e ética todas as suas obrigações profissionais durante a viagem, representando a empresa de maneira adequada e respeitando integralmente as normas e regulamentações locais.
Local e data: ___________________
Nome do empregador ou responsável pela empresa
Assinatura do responsável pela empresa: ___________________
Assinatura do viajante: ___________________
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