Como a integração contábil torna seu escritório mais competitivo

Todo dia de fechamento contábil é sempre a mesma coisa no seu escritório de contabilidade: uma correria porque o cliente X ainda não disponibilizou todas as informações que deveria, os dados enviados pela empresa Y estão incorretos, a MPE Z enviou informações incompletas, e assim seu dia vai. Até que você olha pela janela, já é noite, e não sabe dizer ainda a que horas vai conseguir encerrar as atividades.

É claro que a vida do contador é sempre (muito) movimentada, mas existem certos estresses– como esses – que poderiam ser evitados pelo bem da sua saúde e também do seu escritório contábil. Isso porque, por mais que seu time se esforce, o cliente também precisa colaborar disponibilizando as informações de forma correta e completa dentro do prazo. Mas como seria, então, se você pudesse ajudá-lo a não perder esses prazos e, ainda, não precisasse depender dele para obter os dados?

Facilidades como essas são possíveis a partir do momento em que o escritório de contabilidade começa a utilizar um sistema de integração contábil. Você sabe como funciona?

Uma solução de integração contábil é uma ferramenta on-line que permite captar os lançamentos já conciliados do ERP (software de gestão) do cliente para importar diretamente no seu sistema contábil. Com isso você elimina atividades manuais e demoradas, como recebimento, conferência e organização de documentos e digitação de lançamentos, eliminando também o risco de registrar dados incorretamente. Veja em que isso ajuda – e muito! – o seu escritório contábil:

• Ganhos de produtividade: tarefas operacionais como as mencionadas acima devem ser automatizadas sempre que possível, pois o tempo empregado nelas pode ser redirecionado para desenvolver projetos que gerem mais diferenciais e rentabilidade ao escritório contábil. Por exemplo, relacionar as categorias financeiras utilizadas pelo cliente com o seu plano de contas na conciliação contábil é uma tarefa que pode tomar até um dia todo de trabalho, certo? Com uma solução de integração contábil ela pode ser realizada em apenas alguns minutos. Essa automação também gera produtividade porque ajuda o contador a “fazer mais com menos”, ou com o mesmo. Isso quer dizer que com o número de funcionários que o escritório já possui ele pode atender mais clientese ampliar a receita mantendo a qualidade dos serviços prestados – e até melhorando!

• Maior assertividade na conciliação contábil: e não é só por uma questão de aproveitar melhor o tempo, não: exportar as informações financeiras exatamente como estão no ERP do cliente garante a segurança de trabalhar com dados corretos, pois os lançamentos já vêm para o sistema contábil classificados adequadamente. Importar essa movimentação ajuda a dar mais precisão nas rotinas de conciliação contábil e apuração de impostos.

• Mais tempo para o contador atuar como consultor de negócios: a automatização proporcionada pela integração contábil, além de ajudar você a acabar de uma vez por todas com essa dor de cabeça de não ter as informações certas na hora certa, permite que o contador redirecione tempo e energia para atuar como um consultor de negócios. Ou seja, oferecer serviços de alto valor percebido pelos clientes, como a elaboração de relatórios financeiros e análises de demonstrativos contábeis. Dessa forma, você evita a briga por preço e, ao mesmo tempo, agrega novos diferenciais competitivosao negócio ao oferecer às MPEs o que elas de fato procuram e precisam.

Decidir incorporar a integração contábil em seus processos, no entanto, não é o bastante: é preciso também escolher uma solução na medida para obter resultados competitivos como os mencionados acima. Confira abaixo uma lista do que seu sistema de integração contábil não pode deixar de ter:

#1 Integração com softwares contábeis

Primeiro ponto: a solução de integração contábil deve ter a capacidade de se comunicar com o sistema contábil utilizado no seu escritório. Isso garante que os dados fiscais e contábeis extraídos do ERP do cliente sejam importados no seu programa no formato adequado, para que não seja necessário retrabalhar as informações depois de coletadas.

#2 Exportação simples e completa da movimentação financeira

Cada cliente classifica suas informações financeiras de diferentes formas e, para agilizar a conciliação, a solução de integração contábil deve permitir que você importe o plano de contas do seu sistema contábil para dentro do sistema de integração. Assim, você pode usá-lo como base para relacionar as categorias financeiras do seu cliente com as contas contábeis existentes de forma mais prática. Esse processo facilita a geração do arquivo de movimentação financeira a ser importado no sistema contábil, pois os dados já seguem categorizados corretamente, conforme você viu mais acima.

#3 Painel de controle

Uma boa solução de integração contábil deve disponibilizar um painel de controle no qual você consiga ter uma visão ampla da sua carteira de clientes e possa acompanhar informações como o status das rotinas contábeis de cada um, saber quais já tiveram seus dados captados e ter acesso aos seus documentos e sua movimentação financeira, além de visualizar um quadro resumo das informações coletadas. Por meio de um painel de controle também é possível acessar o perfil do cliente e acompanhar os pagamentos feitos por ele e enviar lembretes de rotinas contábeis, o qual agenda o envio de alertas às MPEs sobre atividades que elas precisam executar, como fazer a conciliação bancária ou enviar documentos à Receita Federal. Esse acompanhamento funciona como um suporte à operação do cliente e o ajuda a evitar o pagamento de multas e juros.

Um profissional da contabilidade que queira se tornar um contador do futuro não pode mais passar por sufocos como o que foi narrado no início deste artigo, concorda? Para isso, você precisa deixar tarefas críticas e importantes – porém, de baixo valor agregado – aos cuidados de soluções de integração contábil altamente eficientes e confiáveis. Nelas você vai encontrar o suporte que precisa para conseguir focar no desenvolvimento de ações que diferenciem seu escritório perante a concorrência.

Grande parte de seus clientes ainda não utiliza um sistema de gestão que permita integração contábil? Saiba como incentivá-los já na sua proposta comercial! Além disso, agora você está pronto para apresentar a eles mais uma série de argumentos para fazer isso agora mesmo e mostrar o quanto esse investimento vai contribuir para a conquista de um objetivo comum: o crescimento da MPE!

Matéria: Conta Azul