Três dicas para evitar problemas na área fiscal durante a Black Friday

As expectativas para a Black Friday não poderiam ser mais otimistas. Uma pesquisa encomendada pelo Google ao Instituto Ipsos revelou que 71% dos entrevistados têm a intenção de comprar e de gastar um pouco mais na Black Friday deste ano – aumento de 16 pontos percentuais em relação a 2021, quando o patamar ficou em 55%. No entanto, além de precisar que a confiança dos consumidores se mantenha em alta, é necessário que as empresas executem previamente um planejamento estratégico para que essas expectativas se transformem, de fato, em realidade. Isso, na maioria dos casos, só é possível se as marcas estiverem com o compliance fiscal e financeiro em dia.

De acordo com Isis Abbud, co-CEO e sócio-fundadora da Arquivei, líder brasileira em produtos e serviços para gestão e análise de documentos fiscais, a data comercial demanda um volume maior de compras para preparação do estoque, fator que gera uma alta na quantidade de registros e tributos. “Principalmente para médias e grandes empresas, soluções automatizadas são fundamentais para organizar a consulta, o armazenamento e a movimentação desse grande número de documentos”, diz. 

Por conta dessa necessidade, a executiva separou três dicas aos empresários de como evitar problemas na área fiscal para a Black Friday e garantir um ótimo desempenho dos negócios na data:

Digitalização de processos

Segundo Abbud, o controle manual de informações pode causar uma série de empecilhos às companhias no período, como retrabalho, erros de digitação, falta de visibilidade dos documentos, dificuldade para encontrar os registros corretos e descentralização da informação. “Todos esses percalços podem resultar não apenas em vendas fracas, mas em multas e pagamentos de tributos errados”, explica. 

Por outro lado, a digitalização dos processos confere agilidade aos trabalhos da empresa, trazendo um conhecimento das NFes, CTes e NFSes em tempo real. “Há plataformas e sistemas que melhoram a consulta dos arquivos, de modo que os profissionais possam realizá-las de forma segura e direto da SEFAZ (Secretaria de Estado da Fazenda)”, afirma a co-CEO da Arquivei. “Essa estrutura promove várias vantagens que se refletem em conversões, como a facilidade da análise de fornecedores e a democratização do acesso a todas as áreas envolvidas na jornada da empresa”, completa.

Centralizar os documentos fiscais em um único local

O armazenamento de documentos em nuvem evita uma confusão generalizada nos setores de compras, fiscais e contábeis, confirmando que cada registro seja encontrado sem dificuldade. “Esse tipo de plataforma de gestão organiza os arquivos por critérios. Portanto, os colaboradores não sofrem com a perda de NFes ou chaves de acesso, fatores que são imprescindíveis na Black Friday”, pontua Abbud.

Além disso, sistemas que armazenam a documentação digitalmente auxiliam as companhias a guardarem as notas por cinco anos, uma exigência da legislação brasileira. “Algumas corporações deixam de fazer o arquivamento correto do XML e, se o Fisco cobrar ou houver alguma pendência, não conseguirão responder por isso”, alerta a executiva. “No entanto, aquelas que seguem o caminho oposto realizam o fechamento de um mês atribulado, como o de novembro, da mesma forma que os outros, pois já sabem para onde vai o montante de notas fiscais”, complementa.

Controle de todos os registros

Por fim, controlar todos os documentos fiscais emitidos contra a empresa afasta ações criminosas, como ocorre com as chamadas ‘notas frias’, que são notas fiscais falsas e que não condizem com uma realidade de compra. “Nesses casos, se a empresa não declarar o desconhecimento da operação por meio da Manifestação do Destinatário, ela pode receber multas de até 5% do valor do arquivo inexistente, que variam de acordo com o estado da operação. Para uma pequena e média empresa que quer crescer, sofrer punições por esses motivos é uma perda enorme”, ressalta a co-CEO da Arquivei.

Para  Abbud, o controle da documentação fiscal também gera insights para ações estratégicas na Black Friday. “Se integrados, tópicos como fluxo de caixa, negociação de valores e precificação de produtos são acompanhados de perto e com inteligência, otimizando a saúde financeira da companhia por meio do foco dos times em planejamentos produtivos e assertivos”, finaliza a executiva.

A Arquivei é a líder brasileira em produtos e serviços para gestão de documentos fiscais, e tem como missão revolucionar sua utilização por meio de pessoas e tecnologia — transformando burocracia em oportunidade.