Veja as vantagens na digitalização de documentos contábeis

Os escritórios de contabilidade são conhecidos por precisar lidar com uma extensa documentação em suas atividades. Contudo, com o crescimento do uso da tecnologia, os documentos digitais ganharam mais espaço entre as empresas.

Em muitos casos, inclusive, eles substituem totalmente a documentação física. 

A gestão de documentos contábeis envolve diversos processos de uma empresa, como a emissão, recebimento, uso, guarda, digitalização, transferência e descarte dos documentos.

Dessa forma, a modernização desses processos internos é importante para evitar erros, atrasos, ineficiências e diversos outros problemas para a sua organização.

Assim, uma empresa que não tem gestão de documentação contábil geralmente, faz com que seus colaboradores percam tempo procurando papéis para realizarem uma tarefa.

Continue a leitura deste conteúdo e veja tudo o que você precisa saber sobre documentos digitais na contabilidade!

Leia também: O que um estudante precisa saber sobre a carreira de contador?

O que a legislação diz sobre o assunto?

O tema já foi alvo de diversas discussões e, até mesmo, leis. Inicialmente, a Medida Provisória n° 2.200/01 foi criada para regulamentar a digitalização de certos tipos de documentos. Assim, ela prevê medidas que visam garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica dos registros.

Isso é feito por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BRASIL), com o uso de certificados digitais. Eles utilizam criptografia de dados para validar os documentos, enquanto garantem sua privacidade. 

A Lei de Liberdade Econômica ( Lei n° 13.874/2019) ampliou o uso dos documentos digitais, conferindo validade a eles. Em complemento, o Decreto 10.278/2020 trouxe requisitos técnicos que devem ser observados para transformar documentos físicos em digitais. 

Digitalização x documento nato-digital

Basicamente, existem dois formatos de documentos “digitais”, cada um com suas descritivas legais.

• Digitalização: o documento foi originado no papel e será passado para o computador, em formato digital. É feita por meio de um escâner, por exemplo;
• Documento nato-digital: originado, desde o princípio, de forma digital, esse documento é codificado e acessível no computador.

Nesses casos, existem regras próprias que devem ser observadas. Por exemplo, os nato-digitais são válidos e utilizados em diversos casos, como na emissão de notas fiscais.

Quais os benefícios da digitalização na contabilidade?

Para entender a importância de contar com documentos digitais no escritório, é preciso conhecer as suas vantagens. A adoção dessa prática é crescente, como parte do processo de transformação digital. Veja as vantagens a seguir:

• Produtividade

Despende-se muito tempo imprimindo, guardando e tentando localizar documentos em papel. Mesmo com um ótimo sistema de registro, é preciso se deslocar e procurar entre outros arquivos. Depois ainda é necessário devolver ao local de origem.

Assim,  o processo é simplificado com a adoção de documentos digitais.Pois desta forma tudo fica armazenado no sistema, com acesso via computador e outros dispositivos autorizados.

Logo, os colaboradores terão que investir menos tempo ao pesquisar documentos, podendo se dedicar mais às demais tarefas. O resultado é o aumento da produtividade devido à maior praticidade proporcionada pela documentação digital. 

• Redução de custos

A impressão de documentos requer diversos recursos: papel, tinta de impressora, pastas, grampos etc. Tudo isso gera custos para a empresa, que deverá investir em materiais de escritório para gerar documentos físicos.

Além disso, é necessário dispor de espaço para arquivos e tempo para organizá-los sempre que precisar de algum documento. Com a digitalização, muitos dispensam a necessidade de uma cópia física.

• Maior Segurança

A adoção do formato digital promove, ainda, segurança dos dados e integridade dos arquivos. Os sistemas utilizados contam com criptografia e outras práticas que visam proteger a privacidade, prevenindo acessos indevidos. 

Também é possível contar com ferramentas de controle de versões, que permitem identificar quem fez alterações e quando isso aconteceu. Por fim, com ferramentas de backup você evita perdas e mantém a qualidade do arquivo, prevenindo riscos de danos e extravio.

Leia também: Você sabe o que é uma Securitizadora?

Demais vantagens da digitalização de documentos

Além disso, a empresa ainda terá como benefício:

• Contribuição com o meio ambiente;
• Organização dos documentos;
• Acessibilidade e mobilidade corporativa proveniente dos dados em nuvem;
• Agilidade no manuseio e na organização de documentos;
• Garantia de validade jurídica;
• Redução do risco de fraude;
• Possibilidade de realizar assinaturas digitais e eletrônicas, processo que envolve inúmeras outras vantagens que o documento físico não permite.
• Acesso às informações de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo.

Dica Extra: Já imaginou aprender 10 anos de Prática Contábil em poucas semanas?

Conheça um dos programas mais completos do mercado que vai te ensinar tudo que um contador precisa saber no seu dia a dia contábil, como: Rotinas Fiscais, Abertura, Alteração e Encerramento de empresas, tudo sobre Imposto de Renda, MEIs, Simples Nacional, Lucro Presumido, enfim, TUDO que você precisa saber para se tornar um Profissional Contábil Qualificado.

Se você precisa de Prática Contábil, clique aqui e entenda como aprender tudo isso e se tornar um verdadeiro profissional contábil.