Veja quais documentos são necessários no processo de contratação

Os documentos admissionais consistem em uma série de registros e informações pessoais e profissionais de determinado funcionário, os quais são solicitados no momento de contratação de acordo com as leis trabalhistas. 

Eles abordar vários dados básicos da vida do colaborador, como os número do RG, CPF, endereço, entre outros. 

Qual a importância destes documentos na contratação de um novo empregado?

O principal objetivo dos documentos admissionais é oficializar a admissão de um novo funcionário, permitindo a identificação do mesmo junto à empresa e aos órgãos responsáveis pela garantia dos direitos trabalhistas, previdenciários e demais benefícios. 

Eles são essenciais para garantir as contribuições e direitos trabalhistas previstos em lei e que precisam destes dados para viabilizar cálculos como o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), salário-família, pensão alimentícia, entre outros. 

Além do mais, são primordiais para comprovar eventualidades como doença do trabalho e acidentes, possibilitando que o profissional acometido por um dos fatos mencionados se afaste das atividades laborais por um determinado tempo que será remunerado. 

Este processo é um dos mais demorados e complexos a ser realizado pelos funcionários do departamento de Recursos Humanos, tendo em vista a burocracia envolvida em cada etapa no intuito de estar em conformidade com a legislação brasileira. 

Contudo, por mais trabalhoso que este procedimento possa ser, ter um bom planejamento pode ser fundamental para otimizar o tempo e a tarefa, além de legalizar o vínculo empregatício em formação, pois, é a partir daí que acontece a emissão de certidões necessárias desde o momento da contratação até o acompanhamento e possível rescisão no futuro. 

Assim, não haverá apenas a garantia dos direitos e benefícios concedidos, mas também, a empresa seguirá todas as normas previstas em lei. 

Documentos solicitados durante a admissão

Há uma diversidade de documentos que o funcionário deve apresentar ao ser contratado, observe: 

• Carteira de trabalho e Previdência Social (originais e cópias);

• Cópia do RG e CPF;

• Título de eleitor para maiores de 18 anos;

• Cópia do comprovante de residência;

• PIS / Pasep;

• Cópia do comprovante de escolaridade (para casos de estágio e jovem aprendiz);

• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;

• Certidão de nascimento (caso o trabalhador seja solteiro);

• Certidão de casamento (caso o profissional seja casado);

• Declaração de concubinato na CTPS para profissionais que sejam casados, para colocar o cônjuge como dependente;

• Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;

• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Aqui, vale ressaltar que esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;

• Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;

• Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos;

• Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;

• Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (caso haja);

• Foto 3×4;

• CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.

É importante ressaltar que a apresentação destes documentos é responsabilidade do profissional contratado, porém, ainda cabe às empresas a responsabilidade de preencher alguns outros, como: 

• Carteira de Trabalho;

• Ficha de Registro de Empregados;

• Contrato de Experiência;

• Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;

• Registro de Ponto;

• Ficha de Salário Família;

• Termo de responsabilidade para concessão de salário família.

A lista não é pequena, por isso, uma boa organização durante este processo é essencial para se certificar que todos os documentos foram solicitados. 

Como entregar estes documentos?

Apesar da extensa lista de documentos envolvidos no processo admissional, nem todos os documentos precisam ser entregues no formato original, bastando que se entregue cópias. 

Qual o prazo para a entrega dos documentos?

Outra dúvida surge após a entrega dos documentos, se trata de quanto tempo dura para efetivar os registros e devolvê-los ao dono. 

De acordo com a Lei nº 5.553/68 e no Artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a empresa não pode reter os documentos por mais de cinco dias após a entrega dos mesmos, de maneira que, todos os dados sobre o novo colaborador precisam ser registrados dentro deste período, lembrando que o mesmo vale para as certidões solicitadas. 

Em complemento, o Artigo 29 da CLT prevê que o registro e devolução da carteira de trabalho sejam feitos em até 48 horas.

“Art. 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.” (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989).

É importante ressaltar que as seguintes informações devem ser apresentadas neste documento:

• Data de admissão;

• Remuneração do colaborador;

• Banco no qual o FGTS será recolhido;

• Prazo do contrato (caso seja delimitado).

Outra norma importante que deve ser seguida é a transmissão das informações junto ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), que deve ser feita até o sétimo dia do mês seguinte ao da referência dos dados. 

O Caged promove um balanço essencial sobre as contratações e demissões no Brasil, possibilitando a compreensão e acompanhamento sobre a situação do mercado de trabalho.

Há distinção de documentos entre as categorias de admissão?

Conforme observado anteriormente, a quantidade de documentos exigidos no momento de contratação de um novo funcionário é grande, e deve ser respeitada independentemente do modelo de admissão. 

Entretanto, há categorias que requerem alguns dados específicos, como a de estagiários e jovem aprendiz, podendo até mesmo solicitar uma quantia inferior de informações. 

Estágio

O estágio se trata de uma modalidade trabalhista que permite a ingressão de vários jovens ainda em formação no ensino superior no mercado de trabalho.

Contudo, este modelo possui características distintas das contratações profissionais celetistas, como o exercício de uma carga de trabalho de menor duração, claro, após a apresentação de todos os documentos necessários para a inserção na empresa. 

Esta categoria de admissão está prevista pela Lei nº 11.788, denominada de a Lei do Estágio, a qual estabelece que os funcionários não devem ser tratados pelas mesmas regras dos empregados comuns regidos pela CLT. 

Desta forma, os documentos necessários para a contratação de um estagiário são diferentes, sendo o principal deles, o Termo de Compromisso de Estágio (TCE), o qual irá centralizar todos os dados referentes à contratação, como: 

• Número do RG e CPF do estudante;

• Responsabilidades de cada uma das partes;

• Objetivo do estágio e definição da área;

• Plano de atividades com vigência;

• Jornada de trabalho do estagiário;

• Definição do intervalo na jornada diária;

• Vigência do Termo;

• Motivos de rescisão;

• Concessão do recesso dentro do período de vigência do Termo;

• Valor da bolsa;

• Valor do vale transporte;

• Concessão de benefícios.

Jovem Aprendiz

O Jovem Aprendiz é o programa que tem o objetivo de dar oportunidade dos jovens ingressarem no mercado de trabalho e, tal qual o item anterior, possui algumas regras específicas e distintas do modelo tradicional de contratação. 

A diferença entre esta categoria e o estágio é que, há a necessidade de preencher a carteira de trabalho com todos os detalhes sobre o vínculo empregatício, além de, especificar o cargo exercido precedido pela palavra “aprendiz”, junto à apresentação dos seguintes documentos: 

• Números do RG e CPF;

• CPF do pai ou da mãe (no caso de jovens com menos de 18 anos);

• Carteira de trabalho;

• Comprovante de residência;

• Atestado de frequência escolar;

• Certificado de conclusão do Ensino Médio (se houver).

Documentos que não podem ser solicitados na contratação

De acordo com a legislação brasileira, também há aqueles documentos que não podem ser exigidos pelo empregador no momento de admissão de um novo funcionário, como: 

• Certidão negativa de ações trabalhistas (documento que comprove a inexistência de processo trabalhista por parte do empregado);

• Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa; do SPC ou cartório de protestos;

• Dados sobre antecedentes criminais, exceto no caso de o emprego ter relação com algum crime;

• Exames que comprovem esterilização ou gravidez;

• Exame de HIV.

Por que estes documentos não podem ser solicitados?

A legislação brasileira entende que, a entrega dos documentos mencionados anteriormente podem ser um motivo de constrangimento para o funcionário, além de poder prejudicar a imagem do mesmo no mercado de trabalho. 

Portanto, o não cumprimento das respectivas regras poderá resultar em multas e, até mesmo, processos trabalhistas contra a empresa. 

Por quanto tempo esses documentos devem ser mantidos pela empresa?

O tempo que a empresa pode guardar os documentos solicitados no momento de contratação de um novo funcionário irá depender de cada caso, pois, tanto a CLT quanto a Constituição Federal possuem parecerem divergentes sobre este aspecto. 

Sendo assim, observe a lista com o tempo de armazenamento de cada documento admissional e, alguns outros que também são relevantes para o departamento de RH:

• Rescisão de contrato: 2 anos;

• Aviso prévio: 2 anos;

• Pedido de demissão: 2 anos;

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged): 3 anos;

• Recibos diversos (salários, 13º salário, férias): 5 anos;

• Controle de ponto: 5 anos;

• Cadastro no PIS/PASEP: 5 anos;

• Guia da Previdência Social: 5 anos;

• Folha de pagamento: 10 anos;

• RAIS: 10 anos;

• Exames médicos: 20 anos;

• FGTS: 30 anos;

• Contrato de trabalho: prazo indeterminado.

Como organizar os documentos admissionais?

Diante da diversidade de documentos, prazos para entrega, devolução e uma série de regras impostas à cada categoria profissional, pode ser difícil para algumas empresas acompanhar todas as normas previstas por lei, por isso, todo cuidado atribuído ao gerenciamento e dos dados é essencial para evitar problemas. 

Faça uma checklist em cada contratação

Há vários modelos de contratação que podem ser feitos por CLT, PJ, estágio ou jovem aprendiz, cada um com uma lista específica de documentos exigidos para oficializar a admissão. 

Desta forma, a primeira dica é realizar uma checklist com todos os documentos necessários para cada modelo, visando a padronização do processo, além de auxiliar o RH a estar em posse de um registro com todos os dados que deverão ser pedidos para os profissionais no momento de contratação. 

Adoção de protocolos

Ter uma lista completa dispondo de todos os documentos a serem solicitados não é a única medida a ser seguida, de maneira que, a verificação dos mesmos é essencial e pode ser realizada através de softwares que oferecem protocolos de envio e recebimento, permitindo o acompanhamento de toda a vida profissional do colaborador. 

Digitalização dos documentos

A legislação brasileira estabelece que, cada documento organizacional seja armazenada por um determinado período, portanto, a dica é escolher o formato de organização que se mostrar mais viável de acordo com as necessidades da empresa. 

A tecnologia é o meio mais indicado para obter um resultado positivo, por isso, ao digitalizar os documentos admissionais, a empresa terá mais segurança no armazenamento de todos os dados de cada colaborador, além de agilizar o acesso quando necessário. 

Esta tarefa pode ser feita com o auxílio da nuvem, um os modelos mais seguros e que não consome a memória do servidor. 

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Por Laura Alvarenga