Viagens de trabalho, também conhecidas como viagens corporativas, são deslocamentos realizados por colaboradores em nome da empresa, para cumprir tarefas relacionadas à atividade empresarial. Incluem desde treinamentos externos e visitas a filiais até reuniões com clientes, eventos corporativos e outras atividades.
A reforma trabalhista trouxe algumas mudanças importantes nas regras sobre viagens a trabalho. Agora, o tempo de deslocamento para o local de trabalho não é mais considerado tempo de serviço e, por isso, não é remunerado.
As diárias de viagens não são mais consideradas parte do salário do colaborador e não incidem em impostos trabalhistas e previdenciários. Isso significa que as empresas não precisam mais pagar encargos sobre as diárias, como INSS e FGTS.
Direitos do colaborador que viaja a trabalho
O colaborador que viaja a trabalho possui direito ao pagamento de horas extras quando a jornada de trabalho for ultrapassada durante esse período. Ou seja, se o regime é de 8 horas diárias, ou 44 horas semanais, ele deve receber as horas extras com acréscimo de 50% sobre o valor da hora normal. Vale lembrar que essa regra não se aplica aos finais de semana e feriados, quando a hora extra vale o dobro.
Caso o funcionário fique à disposição da empresa, aguardando ordens, ele tem direito ao pagamento de ⅓ do valor da hora normal por esse tempo. Essa regra está prevista no artigo 4º da CLT e se aplica inclusive aos finais de semana e feriados.
Mesmo em viagens, as pausas para descanso são obrigatórias durante a jornada de trabalho. A legislação não define um tempo específico para os intervalos, mas é importante que eles sejam suficientes para o colaborador se recuperar do cansaço e voltar a trabalhar com mais produtividade.
A organização deve se responsabilizar por todas as despesas relacionadas à viagem do colaborador, como transporte, hospedagem, alimentação e outras. É importante uma política clara sobre quais despesas são reembolsáveis. Além disso, é necessário adquirir seguro-viagem em caso de imprevistos, como acidentes ou doenças, pela segurança do funcionário.
O colaborador deve seguir as normas da empresa, como regras de uso do cartão corporativo, políticas de adiantamento e outras dinâmicas que sejam relevantes para a viagem. Assim, guardar todos os comprovantes fiscais e outros documentos relacionados aos gastos, provavelmente, será necessário para solicitar o reembolso das despesas.
Dicas para gestão de viagens
Gerenciar as viagens a trabalho pode reduzir custos e evitar problemas. Para isso, é importante planejar com alguns meses de antecedência, permitindo que a empresa escolha os melhores pacotes de viagens com opções econômicas de transporte e hospedagem, além de evitar imprevistos.
A política precisa estar clara para todos os colaboradores da organização e definir as regras de viagens corporativas. Em quais casos são justificáveis, níveis de aprovação, qual é o orçamento total disponível, os tipos de despesas reembolsáveis, os limites de gastos e os procedimentos para solicitar o reembolso.