4 dicas para a Declaração de optante pelo Simples Nacional

Se você possui algum cliente optante pelo Simples Nacional, com certeza já está sabendo que a entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) está chegando: o prazo final é dia 31 de março. Por isso, é fundamental que você se prepare para otimizar essa entrega!

No artigo de hoje, preparamos 4 dicas para você transmitir a Defis de forma eficiente. Continue a leitura e saiba o que você deve fazer para enviar essa obrigação de forma mais simples e sem erros!

1 – Conheça os prazos de entrega das obrigações

O início do ano é uma época em que você, que é contabilista, precisa preencher e entregar diversas obrigações das empresas que você atende. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), Demonstração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB), Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)… enfim, uma infinidade de informações para reunir, registrar e transmitir!

A Declaração de optante pelo Simples Nacional – a Defis – é apenas uma dessas obrigações. Ela deve ser enviada até o dia 31 de março e, para que você consiga dar conta de tudo e otimizar o seu tempo de trabalho, é fundamental se preparar com antecedência.

Por isso, fique por dentro dos prazos das entregas e organize um calendário com as obrigações no escritório em que você atua. Assim, você e os seus colegas de trabalho ficam cientes de tudo que deve ser entregue e das responsabilidades de cada um. Fica muito mais fácil manter a organização e estabelecer uma rotina eficiente!

2 – Ajude o seu cliente a se manter organizado

Como você já sabe, os dados que você vai registrar na Declaração de optante pelo Simples devem ser informados pelo seu cliente. Por isso, é fundamental que ele se mantenha organizado! Assim você consegue se preparar para a entrega dessa obrigação e enviá-la no prazo certo.

O responsável pela empresa que você está atendendo precisa te enviar as informações corretas, de forma organizada e com antecedência. Esse é um ponto essencial para que você transmita a Defis de forma eficiente! Mas o que fazer para que o seu cliente colabore com isso?

Existem algumas práticas que você pode adotar para organizar clientes no escritório em que você trabalha! Você pode, por exemplo, implementar uma rotina de comunicação para manter uma proximidade com as empresas que você está atendendo. Assim, fica mais fácil conscientizar os seus clientes sobre as obrigações que devem ser cumpridas e o que eles precisam fazer para que a declaração de optante pelo Simples seja transmitida de forma correta.

Você também pode usar uma ferramenta que te ajude a enviar lembretes para os seus clientes que precisam te encaminhar documentos. Falamos sobre essas e outra dicas neste artigo, confira!

3 – Comece a preparação com antecedência

Para preencher a Declaração de optante pelo Simples Nacional, você precisa reunir uma série de informações sobre as movimentações da empresa que se enquadra nesse regime tributário. Você vai registrar dados como a quantidade de colaboradores no início e no final do ano-calendário referente à Defis, os valores totais de receitas e despesas, os rendimentos e aplicações financeiras, dentre outras.

Lembre-se que são muitas informações para registrar e que você ainda deve ficar atento a algumas particularidades, como é o caso das empresas que se enquadram como situação especial. Então, organize os documentos que você vai precisar para fazer o preenchimento com antecedência e não se esqueça de conferir se as informações estão corretas. Além disso, mantenha os dados acessíveis para otimizar o seu tempo de trabalho!

4 – Conte com um sistema de gestão contábil para a entrega da Declaração de optante pelo Simples

Para realmente otimizar a entrega da Defis, você precisa contar com um sistema de gestão contábil no escritório em que trabalha. Com esse tipo de ferramenta, você pode ir registrando as movimentações fiscais da empresa ao longo do ano, depois é só processá-las para consolidar as informações.

O sistema se atualiza de acordo com as mudanças na obrigação e o arquivo que você gera já é atualizado ao layout da Defis. Assim, quando chegar a hora de entregar a Declaração de optante pelo Simples, é só exportar os dados para a ferramenta de transmissão!

Além de facilitar a entrega da Defis, você ainda diminui a possibilidade de erros no preenchimento. Otimizando o envio dessa obrigação, você garante maior produtividade no trabalho e, contando com um sistema de gestão contábil, você diminui as chances de retrabalhos com correções e de multas para o seu cliente.

Via Mastermaq