Em todo setor acontecem erros. No setor contábil não é diferente, especialmente, considerando que suas funções se relacionam a calcular valores e organizar dados relacionados a contas.

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Para efetuar trabalhos em contabilidade, é necessário que o profissional tenha muita responsabilidade e conhecimento na área. Veja abaixo os erros que acontecem no processo contábil com maior frequência!

1. Cálculo errado

Calcular de forma errada ainda é um dos mais frequentes erros que acontecem no processo contábil. Apesar da tecnologia disponível, esse erro se repete na gestão contábil de diferentes empresas.

Erros no cálculo das receitas e despesas pode levar a prejuízos, já que é preciso equilibrar os créditos e os débitos. Cálculos mal feitos acabam onerando o fluxo de caixa e passam ideias equivocadas sobre a real situação financeira da organização. Assim, decisões erradas poderão ser tomadas, como empréstimos, financiamentos, corte exagerado de gastos ou investimentos precipitados.

No que se refere à tributação, esses erros podem ser ainda mais graves, levando a empresa a pagar valores mais altos ou mais baixos do que os realmente devidos. Não pagar valores devidos por causa de cálculos errados pode fazer com que a Receita desconfie de sonegação e fiscalize a empresa, podendo autuá-la.

2. Violação dos princípios de contabilidade

O contabilista deve respeitar os princípios de sua profissão para agir de forma ética e também para não gerar problemas financeiros para a empresa.

Por exemplo, valorizar os ativos acima do seu valor real é uma imprudência que pode prejudicar a organização, inclusive diante do fisco. Da mesma forma, desvalorizar ativos pode levantar suspeitas da Receita.

A prudência é um dos princípios de contabilidade.

3. Erros gerais de escrituração

Os erros que acontecem no processo contábil estão, em grande parte, relacionados à escrituração.

Além dos cálculos errados, outras falhas cometidas usualmente na hora de registrar os dados nos livros contábeis são:

• Espaços em branco;
• Rasuras ou borrões;
• Inversão de contas;
• Lançamento duplicado de um mesmo valor;
• Histórico redigido de forma errada.

Para corrigir esses erros, pode-se fazer retificação por meio de estornos, lançamentos retificativos, lançamentos complementares, ressalvas e assim por diante.

4. Desorganização

Se a equipe contábil ou o profissional responsável pela contabilidade não for organizado, certamente terá trabalho dobrado em gerir os livros contábeis e ajudar a empresa a crescer.

Com o advento da documentação digital, é possível trabalhar com versões digitais de diferentes documentos (como NF-es, CT-es, escrituração digital e outros). Também é possível digitalizar o material físico para facilitar seu armazenamento e consulta.

Ainda assim podem ocorrer falhas sérias se o responsável por eles não for organizado e guardar documentos de naturezas diferentes em uma mesma pasta, colocar pastas em diversos diretórios no computador, não nomear adequadamente cada arquivo, não configurar o sistema para a realização de backups automáticos, não utilizar antivírus e ainda apagar pastas e arquivos por falta de atenção.

A melhor forma de evitar os erros que acontecem no processo contábil

Para evitar e reduzir a incidência desses e de outros erros que acontecem no processo contábil, recomenda-se que a empresa terceirize os serviços de contabilidade.

Os profissionais terceirizados estão aptos a desenvolver todo tipo de tarefas relacionadas ao setor. São treinados e atualizados para o trabalho. Contam com o auxílio de tecnologia desenvolvida, como softwares de gestão contábil/fiscal que permitem efetuar cálculos com maior precisão e organizar melhor todos os documentos digitais e digitalizados.

O custo-benefício que a empresa terá com a terceirização da contabilidade logo será perceptível ao gestor. Há muito tempo empresas adotam a estratégia de terceirizar o processo contábil, a fim de reduzir custos e evitar erros por falta de conhecimento na área.

Via Solutta