Artigo: Validação e guarda de documentos eletrônicos: por que é tão importante?

Observo que a validação e guarda de documentos eletrônicos muitas vezes não é tão levada a sério pelas empresas. O serviço é feito superficialmente, com dados errôneos e, pasmem, não informando corretamente todos os documentos que precisam ser validados e guardados para, posteriormente, serem entregues ao fisco quando solicitados. Pois é importante frizar que há penalidades e multas severas, chegando até a uma possível prisão do empresário.

Vamos entender melhor sobre o que estou falando. A validação de documentos eletrônicos nada mais é que uma conciliação com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda), onde todos os XMLs (documentos digitais) de entrada e saída são verificados na SEFAZ e validados, provando a autenticidade do documento.

Vale salientar que os computadores e a internet são utilizados para o processamento de informações e para a troca de mensagens e documentos. Por isso, algumas transações digitais necessitam da adoção de mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade das informações eletrônicas.

A guarda ou armazenamento, faz com que esses documentos já validados fiquem seguros, evitando perda ou extravio do documento. Mas por que armazena-los? É importante citar aqui que o fisco, em qualquer fiscalização, solicita todos os XMLs de entrada e saída dos últimos 5 anos da empresa. Coisa que rotineiramente não acontece, pelo fato de a maioria dos contribuintes ter uma rotina fiscal não monitorada ou assistenciada. Ou seja, se sua empresa não estiver preparada, sofrerá graves consequências.

Tenha em mente alguns passos base antes de guardar e validar qualquer documento: primeiro verifique a assinatura digital do documento; confira a autenticidade do documento junto ao SEFAZ emissor; e averigue a existência da autorização de uso junto ao documento. É importante ter transparência nos trâmites e autenticidade dos arquivos.

As ferramentas que somente guardam os documentos, ou que somente validam no momento do registro da operação e não acompanha seus eventos, é passível de erros e gera passivo fiscal às organizações.

Atualmente, a VARITUS BRASIL trabalha com o Monitor XML. O que é isso? Com esse software é possível fazer todo o monitoramento dos arquivos XML direto na Secretara da Fazenda. Esse é um produto ímpar no mercado que facilita todo esse processo de validação e guarda, garantindo mais segurança e efetividade para a empresa.

Adão Lopes é mestre em tecnologia e negócios eletrônicos e CEO da VARITUS BRASIL.