Baixar XML de NF-e: Saiba como fazer o download

Pesquisando sobre como baixar XML da Nota Fiscal eletrônica (NF-e)?

Então este post vai te ajudar.

O procedimento é simples e pode ser feito em alguns cliques, tanto pelo portal da própria Nota Fiscal eletrônica na internet quanto por meio de um sistema contábil integrado. 

Vamos ver como funciona.

Por que baixar XML da NF-e?

Você pode baixar XML da NF-e emitida contra o CNPJ da sua empresa por diferentes razões, dentre elas:

1. Armazenamento dos arquivos pelo prazo legal de cinco anos, período em que a empresa pode ser obrigada a apresentar as notas fiscais em casos de fiscalização da Receita Federal
2. Organização documental em servidores próprios para fins gerenciais, a critério da administração da empresa.

Quando você compra alguma mercadoria ou contrata algum serviço, a nota fiscal que comprova a transação é enviada automaticamente para o seu e-mail cadastrado.

Pelo e-mail, é possível baixar o XML da nota fiscal, bem como o Documento Auxiliar da Nota Fiscal eletrônica (Danfe).

Contudo, nem sempre esse é o caminho mais prático, principalmente quando a empresa convive com intensa movimentação econômica. 

Além do mais, você precisará acessar uma fonte confiável para se certificar de que o e-mail recebido com o documento é autêntico.

Mas afinal, o que é XML?

XML da nota fiscal é um tipo de arquivo adotado em todo o Brasil para emitir e armazenar as Notas Fiscais eletrônicas.

A escolha do XML (sigla para “Extensible Markup Language”) se deve à marcação generalista da linguagem, que pode ser criada por softwares de programação ou por editores de textos comuns.

Ao emitir ou receber uma Nota Fiscal eletrônica, portanto, você verá que o arquivo tem a extensão “.xml”.

Além de ser compatível com diferentes softwares, também pode ser interpretado por humanos, diferentemente do formato binário (não-texto) decifrado apenas por computadores.

E por que baixar XML da nota fiscal e não o PDF?

Porque o arquivo XML é o que tem validade jurídica para fins de fiscalização e controle do governo, devendo ser arquivado por um prazo mínimo de cinco anos.

Como baixar XML de nota fiscal?

Você pode baixar XML de Nota Fiscal eletrônica de diferentes maneiras, tanto por meio do portal da NF-e na internet quanto por por meio de um sistema gerenciador de notas fiscais.

Pelo site oficial da NF-e, o passo a passo é o seguinte:

1. Acesse o endereço www.nfe.fazenda.gov.br
2. Na aba “Serviços” na barra superior, clique em “Consultar NF-e”
3. Em seguida digite a chave de acesso da NF-e composta por 44 dígitos presentes no Danfe (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica)
4. Na sequência, marque “Sou humano” e clique em continuar
5. Feito isso, você terá acesso às informações gerais da nota fiscal, como emitente, destinatário, produtos e serviços, transporte, cobrança e informações adicionais
6. Você pode preparar o documento para impressão ou baixar o XML da nota fiscal, caso tenha um certificado digital válido.

Para que a consulta funcione corretamente, é necessário que o seu navegador esteja habilitado para gravação de “cookies”.

Certificado digital para baixar XML

Para baixar XML de nota fiscal e armazenar em local seguro pelo prazo regulamentar, você precisará de um certificado digital. 

Trata-se de um instrumento que serve para assinar documentos digitalmente, acompanhar processos na internet, cadastrar procurações e emitir ou baixar XML de nota fiscal. 

Há diferentes modelos de certificados disponíveis no mercado com autenticação garantida pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). 

Para baixar XML e realizar outras transações no ambiente digital, os modelos mais usados são:

• A1: certificado digital armazenado no próprio computador do usuário, em dispositivos móveis ou em um navegador de internet, geralmente com validade de um ano
• A3: certificado digital armazenado em mídias físicas, como tokens e smartcards, utilizadas por meio da porta USB, geralmente com validade de três anos.

Ambos cumprem a função de liberar o acesso total à nota fiscal eletrônica, tanto no site da NF-e quanto em sistemas integrados, inclusive quando o propósito é baixar o XML.

Qual a melhor maneira de emitir e armazenar NF-e?

Vimos que é possível baixar XML de nota fiscal por meio do portal da NF-e, desde que você tenha a chave de 44 dígitos impressa no Danfe e um certificado digital válido. 

O procedimento, contudo, demanda tempo, já que você precisará repetir o passo a passo para cada nota fiscal cujo arquivo XML deseja baixar e arquivar.

Dependendo do tamanho da sua empresa e da quantidade de notas emitidas contra o seu CNPJ, você poderá gastar muito tempo nisso.

Uma das maneiras eficientes de emitir e baixar XML de notas fiscais é por meio de plataformas que permitem capturar, fazer o download e armazenar os documentos em lotes. 

Dependendo do software, todo o processo pode ser feito automaticamente, o que poupa tempo e reduz burocracia.

Soluções financeiras para a sua empresa

Como mostramos neste artigo, baixar XML de notas fiscais é simples e fácil, principalmente se você tiver a tecnologia a seu favor.

Afinal, não precisa ser um expert em linguagem de programação para entender como funciona o processo de emissão, envio e armazenamento de tais documentos.

Como empreendedor, você precisa garantir a conformidade de todos os aspectos contábeis e tributários do seu negócio, inclusive o arquivamento das notas fiscais.

Isso não significa que tarefas rotineiras, burocráticas e pouco relevantes do ponto de vista estratégico devem ocupar espaço na sua agenda.

A boa notícia é que, com as ferramentas da contabilidade online, todos esses processos podem ser automatizados, reduzindo a margem de erros e retrabalhos.

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Por Jean Bitar, Fundador e CEO da Contabilix, empresário no mercado de Tecnologia desde muito cedo, formado em Ciência da Computação e Ciências Contábeis, com MBA em Auditoria e Perícia Contábil.

Por Contabilix