Como formalizar Reuniões Virtuais durante a pandemia?

O ano de 2020 começou de uma maneira não muito agradável para a sociedade, com a disseminação do vírus COVID-19, comumente conhecido como “novo coronavírus”.

O vírus causa problemas respiratórios e sua transmissão acontece de maneira muito rápida e “sutil” através de contato próximo de pessoa a pessoa. Isso tem feito com que, em alguns países, o sistema de saúde seja demasiadamente sobrecarregado. Por esse motivo, órgãos de saúde vêm recomendando cuidados específicos para evitar aglomerações e consequentemente à proliferação da COVID-19. E nos último dias, o trabalho remoto (trabalho de casa) tem sido mais e mais escolhido como forma de seguir com as atividades organizacionais.

Desde o início da quarentena, estabelecida no dia 24 de março pelo governador do estado de São Paulo, João Doria, muitas reuniões entre sócios ou até mesmo reuniões de rotina empresarial foram interrompidas por conta do risco da transmissão viral. Entretanto, estamos vivendo o auge da era digital e algumas soluções fáceis e pertinentes surgem para facilitar a rotina das empresas.

Diversas organizações optaram por dar preferência a reuniões virtuais, utilizando-se de aplicativos de videoconferência como o Zoom, Skype, e WhatsApp. No entanto, nem todos os órgãos públicos estão preparados para aceitar documentos totalmente digitais.

Uma boa notícia é que o item 34.2 do Capítulo XVIII, das Normas de Serviço de Cartório Extrajudiciais, Tomo II, já prevê a apresentação das atas de assembleia de pessoas jurídicas em formato eletrônico, exigindo para tanto a assinatura com certificado digital ICP-Brasil (e-CPF ou e-CNPJ).

Uma das soluções que já aceita documentos totalmente eletrônicos, de forma a permitir o registro é o sistema desenvolvido pelo Serviço Nacional dos Cartórios de Títulos de Documentos & Pessoa Jurídica, denominado Central RTDPJBrasil (Central).

Por meio deste sistema, é possível fazer o upload dos arquivos em word ou PDF e promover a assinatura digital de documentos (sem a necessidade de reuniões presenciais para coleta de assinaturas).

Assim, é possível praticar todos os atos de rotina societária como reuniões de associações, condomínios, fundações e sociedades simples, por meio de aplicativos online e, depois, realizar a formalização das atas e lista de presença por meio da Central sem que haja contato físico entre os participantes.

Para os empresários, sociedades empresariais e corporativas do estado de São Paulo, a Junta Comercial do Estado de São Paulo (JUCESP) está trabalhando apenas com a constituição 100% digital para empresário, sociedade limitada e EIRELIS, sendo necessária a apresentação de documentos assinados fisicamente para todos os demais atos. 

Por Andrea Ometto Bittar Tincani, advogada especialista em Direito Societário do escritório Finocchio & Ustra e Jonatan Vieira Feitosa, estudante de direito, estagiário do escritório.