Contabilidade: dicas imperdíveis para agilizar os documentos dos clientes para o IRPF 2020

Se você, anualmente, luta contra a dificuldade de organizar as declarações de IRPF, esse é o momento de vencer esse gargalo.

Para ajudá-lo a agilizar os documentos dos clientes de seu escritório para a declaração do IRPF 2020, preparamos o artigo de hoje. Confira, a seguir, as nossas dicas.

4 dicas para ajudá-lo a agilizar os documentos para a Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)

Conheça algumas boas práticas para ajudá-lo com esse processo:

1. Determine um prazo limite para receber os documentos do IRPF 2020

Pode parecer algo bastante trivial, mas acredite: é um detalhe que faz toda a diferença. Avalie qual é o prazo máximo que você pode dar a seus clientes para enviarem seus documentos. Aquele prazo no qual é possível que você trabalhe sem afetar seu bem-estar emocional, favorecendo seu foco, agilidade e evitando retrabalhos e erros que são comuns quando se corre contra o relógio.

Depois disso, comunique a sua carteira de clientes esse deadline, certificando-se de que a mensagem foi recebida, lida e compreendida. Não esqueça de incluir no comunicado que essa prática traz benefícios também ao cliente.

Para ele, também é positivo organizar seus documentos com mais tranquilidade e ter mais segurança de que nada irá faltar ou atrasar, trazendo riscos de multas e outros problemas com o Leão.

Se achar necessário, você pode agendar o envio de mensagens de lembrete via e-mail ou SMS alguns dias antes do vencimento do prazo.

2. Adote um checklist

As listas de verificação são instrumentos simples, porém poderosos para uma boa organização dos afazeres. No caso da declaração do IRPF 2020, mesmo que você saiba de cor todos os documentos necessários para a tarefa, o checklist ajuda a registrar e controlar tudo aquilo que cada cliente já entregou e o que está pendente.

Com isso, você não corre o risco de esquecer de algo e consegue cobrar bem objetivamente tudo o que falta para finalizar o procedimento.

3. Eduque seu cliente

Muitos empreendedores não compreendem bem o funcionamento do IRPF. E esse desconhecimento pode acabar tornando o processo de envio dos documentos fiscais demandados mais lento e dificultoso.

Assim, para ajudá-lo e para agilizar também o seu trabalho, experimente desenvolver e compartilhar materiais educativos sobre o tema. Vídeos ou e-mails com orientações claras sobre suas responsabilidades podem trazer um resultado bastante positivo para todos.

4. Desburocratize a entrega dos documentos do IRPF 2020

Aceitar apenas a entrega da versão física dos documentos pode dificultar o processo e torná-lo ainda mais vagaroso – além de apresentar riscos de avarias ou perdas de documentos importantes. Assim, utilize a tecnologia a seu favor e receba também a versão digital dos comprovantes.

Além do e-mail, avalie se é viável utilizar uma plataforma ou app para facilitar o procedimento. Criar uma área para upload em seu próprio site também pode ser algo eficiente.

Os contadores e escritórios contábeis estão em um momento delicado de sua jornada, com muitas mudanças, novas regras e desafios para lidar. Então, encontrar mecanismos que ajudem a tornar sua rotina mais eficiente e menos estressante é algo bastante desejável. Por isso, tente adotar essas e outras dicas para tornar o processo de declaração do IRPF 2020 mais fluido, ágil e tranquilo para todos.

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