Documentos contábeis: Qual a importância deles para sua empresa?

Para garantir o desenvolvimento da sua empresa, é necessário ter organização com as finanças e isso pode ser feito por meio do registro em documentos contábeis.

Além disso, esses documentos podem ser utilizados para comprovar os movimentos financeiros e lançamentos aos órgãos regulatórios.

A sua ausência desses documentos pode prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, além de resultar na aplicação de multas, visto que alguns são obrigatórios a certos empreendimentos. Desta forma, hoje vamos falar sobre os principais documentos contábeis. Acompanhe!

Quando utilizar os documentos contábeis?

Os documentos contábeis são utilizados para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal, dentre elas podemos citar o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE), além de serem utilizados para o controle da saúde financeira da empresa. Por isso, esses documentos não podem conter erros ou rasuras e precisam ser arquivados. 

Para isso existem regras que garantam sua organização, como por exemplo, o registro de dados em ordem cronológica e a assinatura do titular da empresa, assim como o contador responsável. 

Quais são eles?

Existem diversos documentos contábeis, mas vamos citar os principais e que são conhecidos por todos os empresários. São eles: 

Notas Fiscais: esses são documentos oficiais que demonstram o faturamento da empresa, por isso, as empresas devem fazer a emissão de notas fiscais quando houver a venda de produtos e serviços, caso contrário, pode ser penalizada pelo crime de sonegação fiscal. Esse procedimento foi facilitado com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que obedece aos padrões de escrituração fiscal.

Documentos comprobatórios de despesas: na rotina das empresas está o pagamento de diversas despesas, como energia, internet, telefone, aluguel, conta de água, dentre outras. Então, esses pagamentos também devem ser apresentados para a contabilidade e lançados normalmente na escrituração contábil da sua empresa.

Extratos bancários: os extratos das contas bancárias da empresa também são considerados documentos contábeis, visto que através deles são registradas as despesas e as receitas financeiras do negócio.

Documentos trabalhistas: as informações sobre os funcionários da sua empresa e as movimentações na rotina do departamento pessoal, como por exemplo, a folha de pagamento ou os contratos de trabalho também devem ser informadas ao contador. Fazer a gestão dos documentos trabalhistas reduz o risco de ocorrência de eventuais reclamações trabalhistas.

Guarda de documentos

Os documentos contábeis devem ser enviados mensalmente para a contabilidade, além disso, o registro e guarda dos documentos contábeis devem ser feitos de acordo com a legislação, sendo estabelecidos diferentes prazos, mas destacamos que o período médio de guarda é de cinco anos. 

Porém, existem situações em que é necessário armazenar por dez anos, como os documentos trabalhistas e os documentos referentes ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) que devem ser guardados por 30 anos.

Qual a importância desses documentos?

O acompanhamento desses documentos pela sua contabilidade aumenta a garantia de cumprimento da legislação.

Desta forma, o empresário evita sofrer sanções e prejuízos para o negócio, além disso, ajuda a ter domínio sobre a contabilidade do negócio e auxilia no gerenciamento da empresa e na tomada de decisões. 

Desta forma, os documentos contábeis se mostram bastante úteis para o acompanhamento de alguns dos indicadores, como a rentabilidade; índice de endividamento; percentuais de despesas, dentre outros. 

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Por Samara Arruda