Entenda como contabilizar perda de estoque em supermercados

Se você gerencia um mercado, precisa aprender como contabilizar perda de estoque em supermercado. Afinal, essa situação deve ser devidamente registrada e trabalhada, uma vez que tem impacto direto nas finanças da empresa e pode gerar consequências negativas. Portanto, é importante saber como fazer esse cálculo para que o trabalho financeiro seja bem feito.

Atualmente, graças à pandemia do novo coronavírus, os supermercados foram um dos poucos segmentos econômicos que registraram crescimento nas vendas. No entanto, esse entusiasmo pode trazer prejuízos também. Afinal, pode haver a expectativa de um resultado mais positivo do que aquele que realmente se alcança e, portanto, gerenciar alguns prejuízos.

Para evitar essa situação, é importante saber como contabilizar perda de estoque em supermercados. Quer aprender como fazer isso? Então siga a leitura abaixo, com algumas dicas fornecidas pela Visual Super, uma empresa especializada em insumos para supermercados!

Como contabilizar perda de estoque em supermercados?

Perda de estoque

O primeiro ponto para contabilizar a perda de estoque é saber como defini-la. Afinal, perder o estoque não significa “não vendê-lo”, mas sim incorrer em uma série de condições para que aquele produto não seja mais utilizável. Por exemplo, a perda de estoque se caracteriza por extravio ou deterioração de um item.

Em relação a um supermercado, a perda de validade em alimentos é muito comum e se classifica como deterioração. No entanto, o furto ou roubo também são comuns em um supermercado e também se classificam como perda de estoque. No entanto, é necessário comprová-los com um Boletim de Ocorrência, o que pode ser difícil no caso de um furto.

Crédito do ICMS

Um dos pontos mais importantes em relação à contabilização da perda de estoque é que há um retorno de impostos pagos pelo supermercado. Isso porque tributos como o ICMS são cobrados apenas quando há o fato gerador da cobrança, ou seja: quando o produto é vendido.

Se não há o fato gerador, o que acontece quando o produto é perdido ou roubado, então o imposto não deve ser cobrado. Nesse caso, é importante que o mercado informe à Receita Federal para receber o estorno do crédito do ICMS. 

Para fazer essa solicitação, é importante que haja uma emissão de notas fiscais para comunicar a baixa de estoque por perda. O motivo da baixa de estoque deve estar no campo de observações e tudo isso deve estar lançado na escrituração fiscal no SPED. Assim, a Receita Federal tem acesso às informações de modo que  possa estornar o crédito do ICMS. 

Antigamente, a legislação era diferente e exigia que o controle do estoque perdido fosse feito por livros internos da empresa. No entanto, desde 2016, quando a lei mudou, exige-se que haja a emissão de nota fiscal para dar baixa no estoque perdido.

A única exceção para esse caso é quando a empresa vende um insumo perdido para outra empresa como resíduos. Por exemplo, suponha que uma empresa de móveis tenha vários armários em estoque. No entanto, por algum motivo, esses armários acabaram quebrando e foram dados como perdidos no estoque.

No entanto, a empresa vendeu os itens para outra empresa, que queria aquela madeira para fazer seus produtos. Nesse caso, há cobrança de ICMS, pois há fato gerador do imposto. Mesmo que o valor comercial dos itens tenha sido reduzido, ainda há fato gerador.

A perda do item em trânsito (indo para o cliente) também mantém a cobrança do imposto. Isso porque o fato gerador (a compra) já aconteceu. Portanto, a nota fiscal de saída já foi preenchida.

Rotina de contabilidade

Uma dica importante para poder controlar a perda de estoque em um supermercado é ter uma rotina de contabilidade bem completa. Isso significa que um ou mais membros do seu time devem percorrer todo o mercado em busca de todos os produtos que possam ser dados como perdidos naquele dia.

Essa busca deve ser completa, abrangendo absolutamente todos os itens. É importante verificar todas as datas de vencimento e todos os detalhes para garantir que esteja tudo em ordem.

Com todo esse produto reunido, a equipe financeira deve fazer um levantamento para ver quais são os itens, qual o seu valor, entre outros procedimentos . Em seguida, devem registrar os dados e fazer o procedimento de baixa para estorno do ICMS e regularização no SPED. O próximo passo é lidar com o estoque perdido, independentemente de como isso será feito. Afinal, o estoque perecível não pode mais ficar em seu espaço.

E aí, aprendeu como contabilizar perda de estoque em supermercado? Com essas dicas, ficará bem mais fácil lidar com essa parte negativa das perdas financeiras do negócio. Afinal, como dito, não existe negócio com 0% de perdas. Toda empresa registra pelo menos um pouquinho de desperdício de matéria-prima ou produtos, o que resulta nessa necessidade de ajuste na contabilidade.

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revisado – Fátima