eSocial: Entenda que o muda na rotina das empresas

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais (eSocial) foi criado pelo Governo Federal com o objetivo de unir as várias obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais em um único programa de controle e envio de informações. Até janeiro de 2020, todas as empresas do Grupo 2 precisarão estar em conformidade com o sistema. Essa novidade altera a rotina de obrigações da área trabalhista das empresas, mas promete simplificar os processos e melhorar a segurança de dados.

Para compreender essa mudança, é necessário saber que o eSocial não é um novo regime tributário – trata-se da junção de todas as informações trabalhistas em uma mesma plataforma. De acordo com Ana Cristina Cardoso, especialista em direito do trabalho e sócia da Xavier Advogados, “quando concluída a implementação do projeto e o eSocial for aderido por todas as empresas, se tornará um sistema unificado de folha de pagamento digital. As empresas fornecerão todas as informações necessárias para entidades como a Secretaria da Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho e Emprego, sintetizadas na mesma plataforma”.

O desenvolvimento da plataforma deixa clara a necessidade das empresas trabalharem de forma mais clara e organizada. Envios que antes eram mensais e pulverizados em diversos órgãos, passam a ser comunicados pontualmente, de acordo com o fato gerador. “Para se adaptar a essas mudanças, a cultura interna da empresa precisa ser revisada, se tornar ágil e interligada. Capacidade técnica e conhecimento de legislação também serão essenciais nessa transição”, aponta Ana Cristina.

Abaixo estão listados prazos para comunicação ao eSocial de alguns dos eventos não periódicos mais comuns. Os setores responsáveis por repassar essas informações devem estar sempre atentos, pois as multas por atraso podem ser pesadas:

Admissão de funcionários – Deve ser comunicado até o final do dia anterior a admissão do empregado;

Alteração de dados cadastrais do trabalhador – A empresa tem até o dia 7 do mês posterior a mudança para informar o novo dado ou até o envio dos eventos mensais da folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração;

Alteração de contrato de trabalho –  Até o dia 7 do mês posterior a mudança para informar o novo dado ou até o envio dos eventos mensais da folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração;

Convocação para trabalho intermitente – Deve ser enviado antes do início da prestação de serviço;

Afastamento por atestado médico – Afastamentos de pelo menos três dias devem ser comunicados ao eSocial;

Férias – Precisam ser informadas 30 dias antes junto com a folha de pagamento;

Comunicação de acidente de trabalho – Deve ser comunicado à Previdência Social até o 1° dia útil seguinte ao da ocorrência;

Desligamento – As informações devem ser enviadas até 10 dias após a data de desligamento;

Reintegração – Deve ser feito até o dia 7 do mês seguido ao que se refere a reintegração.

Para validar os documentos que devem ser enviados digitalmente, as empresas precisam de um certificado digital de assinatura eletrônica, que deve ser emitido por uma organização autorizada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). São exceção à essa regra os empregados domésticos, Microempreendedores Individuais (MEI), segurados especiais, Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) com até um empregado.