Gestão: A lei de dados e a importância da gestão documental

Ninguém discute a importância dos dados dentro do ambiente corporativo. Com as informações certas, a empresa consegue tomar
melhores decisões e, consequentemente, se destacar da concorrência em seus segmentos. Contudo, a sanção da Lei Geral de Proteção aos Dados (LGPD), em agosto de 2018, traz novas regras e normas para lidar com esses elementos, e exige que as organizações tenham políticas mais claras para a segurança, proteção e transparência – tornando a gestão de documentos um item primordial dentro das estruturas empresariais.

Este conceito realmente está em alta entre as corporações. Uma pesquisa conduzida globalmente pela _Association for Information and
Image Management _(AIM) e pelo CENADEM-IPC no Brasil mostra que
praticamente nove em cada dez empresas em todo o mundo (89%) acreditam que tecnologias de gestão de documentos são importantes para o sucesso dos negócios – no País, esse índice é de 72%. Além disso, essas soluções movimentaram quase R$ 2 bilhões em 2017, no último levantamento realizado.

A tendência é esses números aumentarem ainda mais nos próximos anos graças à LGPD. O texto brasileiro trata, a princípio, dos dados
coletados, tratados e publicados de forma _online_. Ou seja, das
informações que as empresas conseguem rastrear e obter graças à
atividade virtual dos usuários – é possível obter um perfil quase
completo das pessoas apenas com o monitoramento de sua jornada na web.

É justamente neste ponto que a lei pretende agir daqui para frente.
Agora, as empresas só podem trabalhar com informações que elas
próprias conseguem coletar e, principalmente, tiver autorização
explícita para utilizar. Dessa forma, aumenta a importância dos
documentos já existentes no banco de dados das organizações e
reforça a necessidade de deixá-los de forma organizada e acessível
– ainda mais para empresas que não possuem negócios no ambiente
digital, mas também precisam se adequar à LGPD. Afinal, se a sua
companhia possui um dado cadastral de seus clientes, ela já deve seguir todas as normas de segurança e transparência estipuladas.

A segurança da informação, aliás, é base fundamental da gestão
documental por incluir elementos de confidencialidade, clareza,
autoridade e disponibilidade a todos os dados digitais e digitalizados
de uma empresa. Ainda hoje é possível encontrar companhias que
realizam a gestão manual de seus documentos, perdendo tempo e dinheiro com essa tática. Com a produção e a demanda por informações cada vez maiores, é imprescindível contar com uma solução capaz de fazer o gerenciamento desses conteúdos, permitindo que os dados certos estejam sempre em mãos no momento mais adequado.

Em um mundo onde a barreira do online e do offline_está cada vez
mais tênue, saber trabalhar com os dados é um diferencial e tanto nos
negócios. Entretanto, não basta apenas utilizar essas informações em
qualquer decisão. É preciso, antes de tudo, encontrá-la,
interpretá-la da forma correta e adotar as melhores práticas de
armazenamento e gerenciamento – e isso é possível apenas com uma boa gestão de todos os documentos.

Por Rodrigo Reis é diretor comercial e sócio da Reis Office,
empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para
digitalização, transmissão e armazenamento de documentos.