Gestão de cobranças: 6 dicas para escritórios contábeis

Um escritório contábil é para muitas empresas praticamente um guru das operações financeiras. O contador e a sua equipe têm a missão de analisar todo o movimento de um período, para indicar se houve lucro ou prejuízo.

Para a execução desse trabalho, os clientes pagam os honorários conforme o que foi contratado. Todavia, como controlar todos os recebimentos? O que fazer para realizar uma boa gestão de cobrança?

Neste post vamos ajudar você com 6 dicas de como fazer a gestão de cobrança em seu escritório contábil usando estratégias simples e eficientes, possíveis de aplicar a toda a carteira de clientes.

Como fazer a gestão de cobrança no escritório contábil?

A inadimplência causa um transtorno muito grande para qualquer tipo de empresa, pois impacta o fluxo de caixa e a programação de pagamentos. Mais ainda — o relacionamento com o cliente.

Portanto, evitar que isso aconteça é uma manobra inteligente e acertada, já que seu escritório precisa manter uma relação quase que diária com o cliente e com todas as informações geradas por ele.

As ações adotadas podem ser de prevenção ou recuperação. É importante que sua equipe de cobrança esteja pronta para proceder de maneira ágil, sem dar chances de o débito se prolongar e seu escritório correr o risco de não receber e ainda perder o cliente. Fique atento a essas 6 dicas!

1. Procure conhecer o responsável pela dívida

Não feche um contrato sem conhecer um mínimo do histórico de pagamento pregresso do cliente em potencial. A análise de crédito não é crime e você resguardará a sua empresa de maiores transtornos no futuro.

Busque referências e, acima de tudo, analise o comportamento da empresa no mercado. Converse sobre o cenário financeiro e entenda a postura em relação aos recebimentos e pagamentos.

Dessa forma você terá alguns elementos para se posicionar quanto a aceitar ou não o cliente em sua carteira.

2. Organize as informações sobre os recebíveis

Cada contrato exige um acordo diferente. Embora a atividade contábil seja padronizada, dependendo do segmento, da modalidade de vendas, do faturamento e da gestão empregada, você terá que criar cláusulas específicas para atender a demanda.

Talvez você tenha que flexibilizar as datas e a forma de pagamento, logo, o ideal será organizar todas as informações sobre os recebíveis — valor, data de vencimento, forma de pagamento, responsável — em um só lugar, para que as baixas dos títulos sejam identificadas mais facilmente.

3. Elabore contratos facilitadores

E por falar em contratos, estamos em uma era de praticidade e objetividade. Não inclua no contrato aquelas cláusulas incompreensíveis. A prestação de serviços envolve uma premissa financeira básica — gera um custo que precisa ser pago em data específica.

Como a sua empresa é a parte recebedora, deixe claro sobre o pagamento, a cobrança de juros e multa. O contrato é o acordo com valor jurídico de que ambas as partes aceitam as condições estabelecidas.

4. Use um software para a gestão de cobranças

Criar uma planilha, inserir as informações financeiras dos clientes e acompanhar mês a mês os pagamentos e a evolução da empresa é uma boa alternativa. Contudo, se você quiser ter ainda mais eficiência, cogite a implantação de um software de gestão de cobranças.

Um bom sistema de cobrança pode ser parametrizado para gerar informações diversas — desde inserção e consulta de dados dos clientes até os pagamentos efetuados e, principalmente, aqueles não realizados, municiando a equipe de cobrança antes de entrar em contato com o cliente devedor.

Outro aspecto relevante é que lançar mão de um recurso tecnológico diminui drasticamente o risco de falhas, pois os profissionais envolvidos não serão mais obrigados a realizar conferências manuais.

Além de não ter dor de cabeça com eventuais cobranças indevidas, você também poderá alocar a mão de obra para outras atividades, mais prioritárias e importantes para reduzir, inclusive, a necessidade de contratação e, consequentemente, o custo.

É preciso também pensar na segurança e no sigilo de dados. Uma planilha eletrônica poderá se corromper facilmente e você amargar eternamente a perda de todas as informações.

Com um software esse problema não existe, pois o armazenamento permite back up contínuo e até em nuvem se você preferir. Existe uma ferramenta, a API, que centraliza todos os dados e facilita a integração entre os setores.

Imagine o ganho de eficiência quando o departamento financeiro, nem bem o contrato chegou ao arquivo, já visualizar como e quando será o pagamento mensal, além do valor e das práticas em caso de inadimplência.

5. Evite cobranças abusivas

As cláusulas sobre a cobrança de juros e multa em caso de inadimplência que estiverem previstas em contrato devem ser impostas ao cliente, mas é preciso ter cuidado com a abordagem.

Caso o cliente encontre a oportunidade de dizer que a cobrança teve um tom indelicado ou ameaçador, em vez de você receber o valor da dívida, correrá o risco de um prejuízo muito maior, caso ele decida levar adiante e promover uma ação judicial por constrangimento ou intimidação.

Treine os profissionais de cobrança para que saibam usar um argumento firme, mas conciliador, salientando a importância de cumprir com o acordado para que o relacionamento permaneça sem mais afetações.

6. Seja flexível nas negociações

Nem sempre a pessoa responsável pela negociação e fechamento do contrato é a mesma que executa os pagamentos. Normalmente há uma dinâmica interna e departamentalizada nas empresas, para facilitar a rotina do dia a dia.

Procure saber quem responde pelo controle de pagamentos do seu cliente e assim você saberá de quem cobrar e que essa pessoa terá o poder de negociar o pagamento da dívida em atraso.

Como a prestação de serviços contáveis é recorrente o relacionamento com as pessoas que atuam em cada uma das empresas que a sua representa, também obedecerá a essa recorrência.

Mantenha um diálogo próximo, até mesmo para entender os motivos da inadimplência, que podem ser pontuais em decorrência de um faturamento ruim advindo do mercado e que foge ao controle financeiro.

Você, melhor que ninguém, saberá se a empresa está passando por um momento de turbulência ou se a falta de pagamento é resultante de um comportamento inadequado.

A excelência dos resultados na apuração contábil é o que mantém uma empresa vinculada a um escritório, pois ela sabe que pode contar com uma orientação segura do contador, portanto, use o bom atendimento como argumento em caso de inadimplência.

E quanto mais lucro, maiores as chances de manter as contas em dia. A gestão de cobrança deve ser usada preventivamente e que qualquer oscilação financeira sirva de alerta para interferências antecipadas.

Você gostou destas dicas para fazer uma melhor gestão de cobrança? É importante criar mecanismos facilitadores do processo. Então, aproveite que está em visita ao nosso blog e leia sobre a conciliação financeira e o quanto ela é importante para identificar a inadimplência!

Por Paulo Fagotti

Fonte: IUGU