Home Office: Dicas de como manter a produtividade dos colaboradores

Advogado e sócio-diretor da Nelson Wilians & Advogados Associados, revela que ferramentas têm sido usadas e aplicadas com sucesso para gestão e incremento da produtividade de colaboradores em Home office durante a quarentena.

A pandemia do novo coronavírus acabou obrigando empresas e seus respectivos colaboradores a mudar radicalmente suas rotinas, encontrando novos meios, mais digitais e tecnológicos, para continuarem a desempenhar suas atividades apesar do isolamento e distanciamento social necessário neste momento.

No entanto, além dos desafios operacionais e logísticos, outras questões importantes relacionadas ao material humano precisam ser ponderadas, em especial como manter a motivação e a produtividade em Home office.  

O Dr. Sergio Rodrigo Russo Vieira, sócio-diretor do escritório de advocacia da Nelson Wilians & Advogados Associados em Manaus e especialista em gestão empresarial, revela que foram necessárias a implantação de medidas emergenciais para garantir a segurança de todos: “em conformidade com todas as recomendações de segurança e higiene, enviamos todos os nossos colaboradores para o regime de teletrabalho.

Contudo, também adotamos medidas que proporcionaram a estas pessoas a plena execução de suas funções, adotando estratégias que visavam minimizar o impacto do isolamento social e maximizar a eficiência do Home office, que provavelmente será uma realidade daqui em diante em nossa empresa mesmo depois da pandemia.”  

SOS Home office – atendimento psicológico e sessões de terapia

O especialista em gestão conta que uma das primeiras medidas adotadas pela empresa foi a disponibilizar psicólogos para acompanhar os colaboradores em teletrabalho, dando suporte aos mesmos durante o isolamento, com atendimento psicológico e sessões de terapia.

A ação foi chamada internamente de SOS Home Office: “não adianta cobrar dos colaboradores que produzam bem se a mente deles estiver atribulada com incertezas e ansiedade por conta da pandemia.

É fundamental garantir o bem estar e a saúde mental dessas pessoas em seus períodos de confinamento, já que o bem mais valioso que existe é o material humano.”  

Além de buscar meios de garantir o equilíbrio e a saúde mental durante a quarentena, o Dr. Sergio Vieira aponta que os supervisores de grupos ajudam a monitorar o andamento dos trabalhos e dão suporte operacional aos colaboradores: “cada grupo de colaboradores em teletrabalho tem um supervisor, que acompanha os trabalhos e faz o papel de microgerenciamento, de acompanhar aquele profissional em um esquema de checklist, onde ao fim do dia ou do período estipulado, revisam-se as metas que foram estabelecidas e mensuram-se os resultados obtidos.

Isto tem funcionado muito bem pra os colaboradores em teletrabalho e nos ajuda também a verificar o sucesso do modelo de Home office”.  

Motivação e cuidados com os colaboradores

O Dr. Sérgio também ressalta que no intuito de cuidar das pessoas e dos profissionais liberais que compõem o escritório, foi feita uma reestruturação na estrutura da empresa que permitisse dar maior assistência a advogados que estivessem passando por algum tipo de contratempo ou revés durante a pandemia: “começamos cortando na própria carne, com redução dos honorários e pro labores de todos os sócios, inclusive o meu próprio.

Realizamos também algumas reestruturações, reduzindo custos com aluguel e estruturas que já não serão necessárias neste período de pandemia.

Com isto, pudemos ajudar a custear testes da covid-19 que foram realizados pelos colaboradores, custos com médico e hospitalização de alguns que precisaram e até mesmo ajudar a quitar contas de serviços essenciais.

Tudo isso fruto de uma gestão consciente e humanizada.” 

A empresa também passou a custear e distribuir para os seus colaboradores um kit com máscaras e álcool gel, o ‘kit covid’: “com a disparada dos preços desses artigos e até mesmo a indisponibilidade destes em muitos lugares, resolvemos comprar uma grande quantidade de máscaras e álcool gel para distribuir aos nossos colaboradores em Home office, ajudando a garantir a sua segurança e de sua família durante a quarentena.”  

Acompanhamento contínuo

Durante o isolamento social, é comum se sentir sozinho e ter a sensação de não pertença.

Para evitar isso, uma das medidas implementadas foi a realização de reuniões diárias com os times: “Através das ferramentas de videoconferência disponíveis.

Faz parte da nossa forma de fazer a gestão de pessoas incluí-las, mostrar que fazem parte de algo maior e que estamos com elas neste momento difícil também.” 

Sessões de meditação e relaxamento

“Disponibilizamos também para os nossos colaboradores, durante o horário de trabalho, um momento para meditação e relaxamento de 45 minutos de duração.

Consideramos ser importante nesse momento de tensão e incertezas devido à covid-19, ajudar os nossos colaboradores a ter foco e serenidade para lidar com as suas questões internas também, alcançando melhor produtividade no que diz respeito ao trabalho.”  

Home Office por tempo indeterminado

O Dr. Sérgio também aponta que a política atual da empresa permite que o colaborador tem liberdade para escolher como e onde quer trabalhar: “atendidas as questões de produtividade e metas, o colaborador tem a liberdade de decidir se irá trabalhar no escritório ou se ficará em Home office, ou até mesmo se irá fazer um misto dos dois.

O teletrabalho irá se manter na empresa por tempo indeterminado e o colaborador pode experimentar trabalhar de diversos locais à sua escolha, sendo acompanhado sempre por um supervisor e  dispondo das ferramentas de métrica de produtividade.”

Por Dr. Sérgio Vieira