Nota fiscal denegada: Saiba o que é e como solucioná-la

A Nota Fiscal (NF) é o documento oficial de registro de venda de um produto ou de uma prestação de serviço. Sua emissão é obrigatória e essencial para gerenciar as finanças de um negócio. Mas, mesmo sendo um processo rotineiro com poucas intercorrências, o empreendedor pode ter uma NF denegada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ). A IOB, smart tech que une conteúdo e tecnologia para potencializar empresas e escritórios de contabilidade, alerta para a importância de evitar as notas denegadas e o que fazer caso isso aconteça.

A NF denegada é aquela que foi registrada no sistema da SEFAZ, mas não tem valor fiscal. Isso significa que, durante o processo de validação, o órgão identificou alguma irregularidade por parte do emitente ou do destinatário e barrou a nota. Com isso, a NF não pode ser corrigida ou cancelada e o seu número é inutilizado. Ela fica inválida e não pode ser faturada, mas precisa ser guardada pelo prazo previsto na legislação, que é de cinco anos.

É importante lembrar que, quando a NF é denegada, já foram empregados recursos para cumprir um contrato e, com a denegação, não é possível provisionar o pagamento.

Por exemplo, um marceneiro produz um móvel exclusivo para um salão de beleza, utilizando recursos próprios para comprar matéria-prima e contratar profissionais auxiliares. Após a conclusão do projeto, ao gerar a NF, o documento recebe da SEFAZ o status de “denegada” porque o cliente não cumpriu suas obrigações fiscais e teve sua Inscrição Estadual suspensa. A solução será contatar o salão para informar o ocorrido e solicitar que ele regularize sua situação. O prazo para regularização dependerá das regras normativas do Estado e do cliente resolver o que ocasionou a suspensão ou até a cassação da Inscrição Estadual.

Para evitar complicações com notas denegadas, o correto é verificar a situação cadastral do futuro cliente antes de fechar o negócio e de emitir a NF, uma vez que ela não poderá ser cancelada ou corrigida. Para essa consulta, o governo disponibiliza um banco de dados que pode ser usado de forma gratuita: o Cadastro Centralizado de Contribuinte (CCC).

Causas

Uma das principais causas para a denegação é o cadastro desatualizado da empresa ou do cliente (pessoa jurídica).

Uma inconformidade pode gerar a nulidade, suspensão ou cancelamento da Inscrição Estadual. Nesse caso, para solucionar o problema, o contribuinte precisa regularizar a situação junto ao Fisco do Estado.

Somente após isso é possível emitir uma nova NF. Outras irregularidades que também barram a nota são: o não pagamento de impostos e destinatário não autorizado a prestar serviço no estado.

“A nota denegada é mais comum do que se imagina e pode causar instabilidade nas finanças e, também, na logística, já que a mercadoria não pode ser entregue. O profissional trabalha ou vende algo e não sabe quando vai receber porque dependerá de o cliente regularizar a situação para poder emitir outra nota”, Renata Queiroz, analista tributária da IOB.

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