Para que serve o livro caixa? Entenda como funciona

O que é o livro caixa?

É um documento que serve para que as empresas façam o controle dos fluxos financeiros de entradas e saídas do caixa. Empresas de qualquer porte podem ter esse documento, entretanto, ele não se faz obrigatório.

Ele é facultativo para as empresas que tem Lucro Presumido, mas é obrigatória para as empresas que são optantes pelo Simples Nacional.

Nele você pode fazer os registros financeiros da sua empresa. Mas é preciso que se siga um padrão para fazer o Livro Caixa. 

Um dos pontos que devem ser seguidos para manter um padrão, inclusive, é a questão da cronologia dos registros.

Padrão livro caixa

Os fluxos monetários devem ser registrados dentro de um padrão de periodicidade. Ou seja, deve-se escolher um período de tempo para manter os registros.

Esse período pode ser diário, mensal ou anual. O importante é que todas as informações dentro deste período de tempo escolhido sejam todas devidamente registradas.

Além da cronologia, é importante que o livro tenha uma estrutura definida, com colunas específicas para cada informação.

Qual a estrutura do livro caixa?

Apesar de existir outras maneiras de montar esse documento, vamos apresentar uma proposta da estrutura, para sua empresa se basear.

Data: Registrar a data do registro do livro é a primeira ação a ser feita no documento. Feito isso, deve-se colocar o saldo anterior ao início do documento.

Inserir o saldo do período anterior ao início do livro é extremamente necessário. Dessa forma, no próximo mês, o saldo registrado será sempre o anterior.

Histórico: A coluna seguinte, você deve inserir as ações de fluxo financeiro da sua empresa. Por exemplo, se você realiza algum pagamento.

Você descreve o motivo do pagamento ou recebimento e diz o valor.

Crédito: esse item do livro se refere às entradas financeiras que a empresa recebe.

Débito: é referente às saídas monetárias da empresa. Os pagamentos que a empresa faz. Todos eles devem ser registrados.

Saldo total: nesta coluna, deve-se inserir o saldo do dia. Para isso, você precisa fazer o seguinte cálculo:

Para isso, você pode utilizar a seguinte fórmula:

saldo anterior + recebidos – pagamentos= saldo atual

Por isso, se faz tão necessário o registro de todos os movimentos financeiros que a empresa realizar. Caso não haja esse registro, haverá erros no saldo final.

Livro caixa nas aplicações financeiras

Em relação às aplicações financeiras que sua empresa realizar, as saídas de dinheiro relativas a liquidez imediata da aplicação, não serão necessárias ter registro.

Mas isso só pode ocorrer em relação a fundos de investimentos ou de aplicações que sejam semelhantes a fundos.

Isso acontece pois essas aplicações podem ser resgatadas sem restrições. Dessa forma, caso resgatada, não será registrada a sua entrada financeira.

O que acontece é que o resgate dessa aplicação ficará registrada com rendimento líquido recebido. Entretanto, há diferenças de processos entre os outros tipos de aplicações.

Livro caixa nas aplicações de renda fixa

Entretanto, em relação às aplicações de renda fixa -são elas: CDB, Letras de Câmbio, entre outras- que são diferentes das mencionadas anteriormente, deve fazer o registro.

Portanto, se você tem aplicações de renda fixa, deve-se registrar às saídas e às entradas.

As saídas devem ser registradas quando houver retiradas de  dinheiro para aplicação, e às entradas, quando for resgatado o valor. É importante que se explicite o rendimento líquido.

Às aplicações realizadas em bolsas de valores ou aplicações parecidas, são consideradas aquisição de ativos.

Sendo assim, os registros devem ser feitos da seguinte forma: retirada para aplicação coluna da saída; alienação do ativo na coluna de entradas.

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Conteúdo original SAIPOS