A tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia das empresas e no setor de contabilidade não pode ser diferente: quanto maior for a digitalização de documentos, mais ágil se torna o processo de acesso e manuseio das informações. Pensando nisso, entre 2007 e 2010, o Governo Federal incluiu o SPED Contábil no PAC (Programa de Aceleração do Crescimento). Mas você sabe o que é SPED Contábil?
Trata-se de uma sigla para Sistema Público de Escrituração Digital, um sistema que permite que as empresas façam a transmissão de dados para a Receita Federal sem que haja a necessidade da entrega de documentos físicos à Junta Comercial. Como toda novidade, ele requer adequação dos profissionais de contabilidade no início, mas não é muito difícil perceber o quanto ele é benéfico para as empresas que o adotam.
Oficialmente, o SPED Contábil foi instituído no Brasil por meio da Instrução Normativa RFB 1.420/2013. Desde então, a sua adoção vem se tornando cada vez mais frequente por parte dos escritórios de contabilidade de forma que hoje já podemos considerar que ele é uma realidade no cenário brasileiro.
Uma das grandes vantagens do sistema é a forma padronizada como as informações são entregues, o que facilita a vida da Receita Federal na hora de cruzar os dados. É importante, entretanto, não confundir o SPED Contábil com o SPED Fiscal, usado para recebimento da Escrituração Fiscal Digital (EFD).
Apesar do caráter padronizado, o SPED não é um instrumento regulatório. Isso significa que o contador deve seguir exatamente as mesmas regras que aplica aos livros físicos, sendo o sistema apenas um meio de envio dessas informações, de forma segura e autenticada, para os arquivos da Receita Federal.
No início, alguns profissionais relutaram em migrar para a nova plataforma, acreditando que seria preciso mudar as regras com as quais estavam acostumados. Isso, felizmente, não é verdade. Aliás, entre as vantagens trazidas pelo sistema, uma delas é a integração com sistemas como ECD, EFD e NF-e.
E não é só isso. O SPED reduz a quantidade de papel necessária para a administração dos impostos a serem recolhidas por uma empresa. Do ponto de vista da Receita, fica mais fácil para o órgão reconhecer quem são os bons e os maus pagadores. E, por fim, como já mencionamos, há a padronização na forma do envio das informações, o que facilita o cruzamento de dados.
Há quem diga que no futuro toda essa padronização pode servir para a redução da carga tributária no país. Esse é um tema polêmico e que não depende única e exclusivamente de uma análise técnica, mas não deixa de ser uma possibilidade. Em resumo: não há segredos. Nesse caso, estamos diante de uma ferramenta criada para facilitar a nossa vida.
Da maneira como ele existe hoje, o SPED Contábil é uma ferramenta para entrega de dados às esferas federal, estadual e municipal. Entretanto, já há muito tempo o papel do contador deixou a de ser um mero conferente do pagamento de impostos e tributos. Em algumas companhias, esses profissionais têm assumido papel decisivo, como elementos-chave na hora de munir os gestores com informações completas para a tomada de decisões.
Nesse sentido, o SPED Contábil funciona como uma ferramenta para que o contador convença alguns clientes no sentido de mostrar que o não recolhimento de algum tributo pode ocasionar em multas no futuro. Em outras palavras, a ideia é diminuir o número de empresas com conduta inadequada, ainda que caiba ao contador sempre o papel de orientação.
Por fim, com o passar do tempo, estima-se que a integração dos diferentes tipos de sistema faça com que as companhias percam menos tempo alimentando softwares com dados e possam se dedicar mais a análise das informações. A automatização de muitos processos pode gerar uma maior produtividade e, o resultado de tudo isso é que todos saem ganhando.
Como todo sistema recém-implantado, é natural que o SPED Contábil receba pequenas modificações com o passar dos anos. A partir do ano-exercício de 2016, por exemplo, entraram em vigor algumas alterações sutis no sistema. Embora nenhuma delas represente uma mudança substancial no seu trabalho, é importante ficar atento às atualizações para não ser pego desprevenido.
Mesmo que uma empresa faça uso de moeda funcional para fins societários, a escrituração contábil deve ser feita em moeda nacional. Além disso, se a companhia receber investimentos de uma país com o qual o Brasil não seja signatário de tratados de troca de informações tributárias, será necessário adicionar o Livro Auxiliar da Investida no Exterior. O Livro Razão Auxiliar das Subcontas (RAS) deve ser gerado da mesma forma pelas empresas, mas não precisa ser enviado ao SPED.
Por fim, foi criado o bloco K para demonstrações consolidadas e visando atender as regras do CPC 36; já o bloco J foi alterado, tendo sido criados os registros J800 e J801 (respectivamente para “outras informações” e “termo de verificação”. Houve ainda mudanças pontuais nos registros J930 e 0000.
Para concluir, vale lembrar que nem todas as empresas necessitam fazer sua escrituração contábil de forma digital e enviá-las via SPED. Ao menos, por enquanto esse processo é facultativo, independente do regime tributário escolhido. A obrigatoriedade recai apenas sobre algumas empresas, no caso aquelas que se enquadrem nos seguintes itens:
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