Software otimiza relação entre contadores e clientes, com redução de custo de até 10%

Solução de arquivamento de notas fiscais faz com que processos entre contadores e seus clientes sejam realizados de forma fácil, rápida, organizada e com redução de custo

São Paulo, novembro de 2016 – Tempo é dinheiro, principalmente para quem lida com a grana dos outros, como é o caso dos contadores. Para escritórios de contabilidade serem bem-sucedidos, não tem segredo: trabalho bem feito e agilidade são os únicos elementos que importam para o cliente. No caso da Mecâno Contábil, de São Carlos (SP), manter a já tradicional rapidez do escritório não era uma tarefa muito fácil. Entre notas não escrituradas, perdidas e até mal catalogadas, a entrega do trabalho finalizado passava por muitos percalços. “Nós temos alguns clientes que são enrolados, e às vezes isso causava muitos problemas para que conseguíssemos entregar todos os processos no prazo. A má organização do cliente deixava a gente enrolado”, explica Fernando Rizzo Jr, representante da Mecâno Contabilidade.

A solução para todos esses problemas foi a adoção do sistema do Arquivei (www.arquivei.com.br), que facilitou muito o trabalho dos contadores da Mecâno, permitindo que todas as notas fiscais – e suas informações – fiquem em um único lugar, com fácil acesso para o contador organizar e buscar dados para os trabalhos contábeis. Além disso, a ferramenta trouxe aos clientes da Mecâno redução de custo de cerca de 10% – um número expressivo que, dependendo do porte da companhia, pode representar economia de alguns milhares de reais.

Sem distinção entre grandes, pequenas e médias empresas, a plataforma Arquivei proporciona o mesmo benefício de redução de custos para qualquer empreendimento. Por meio do software, o contador pode filtrar as notas fiscais por palavras-chave, fornecedor e outros vários critérios, com opção de download nos formatos XML, PDF e ZIP. Também é possível importar XMLs, envio de manifesto para NFs, download automático de NFes e envio de fechamento mensal.

Desde a inserção do Arquivei no dia a dia do Mecâno, o gerenciamento de arquivos melhorou, assim como a produtividade. “O uso do Arquivei evita retrabalho do nosso lado. Se antes, uma nota negligenciada faria com que recomeçássemos o trabalho de escriturar tudo novamente, hoje em dia não temos mais esse problema”, diz Rizzo.

Do lado dos clientes, as coisas também melhoraram. “A obrigação de guardar o arquivo XML é do cliente. Antigamente, eles não faziam muito isso, mas, hoje em dia, com uma maior organização, muitos já fazem”, pontua o representante da Mecâno.

Sobre a Arquivei

A Arquivei é uma empresa que fornece plataforma de armazenamento, organização e consulta de informações de notas fiscais. Criada em 2014, surgiu para suprir uma dificuldade das empresas na gestão mais eficiente de seus dados fiscais. Com sede em São Carlos, interior paulista, a startup também oferece um banco de dados de fácil acesso para todas as áreas da companhia.