Como funciona o eSocial para PMEs? Confira os impactos

O eSocial é um sistema de registro elaborado pelo Governo Federal que visa facilitar a administração das informações relativas aos trabalhadores. A proposta é a de reduzir custos e o tempo dispensado na hora de executar 15 obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas. Por isso, entender como funciona o eSocial para empresas é fundamental para os gestores.

Caso as informações não sejam entregues nos prazos solicitados, as empresas poderão ter que pagar multas, cujos valores podem variar entre R$ 100 e R$ 1,5 mil ou, em alguns casos, podem chegar a até 0,2% do faturamento do mês anterior. Por isso, é importante que você fique atento a todos os detalhes para evitar de ter que pagar qualquer coisa que seja.

Quais informações devem ser fornecidas?

Todas as empresas devem fornecer três tipos de informação para o eSocial: os eventos trabalhistas, as folhas de pagamento e informações tributárias acessórias. A identificação de cada trabalhador deve ser a partir do cadastro de cada pessoa, com ou sem vínculo empregatício, via CPF ou NIS.

As informações são enviadas de forma eletrônica, com assinatura digital. Todas as informações ficam armazenadas no ambiente do eSocial e, após a verificação, um protocolo de recebimento é gerado. Vamos detalhar um pouco mais cada um dos três itens.

Passo a passo para o envio de arquivos

A primeira coisa a se fazer é o registro de todas as informações dos trabalhadores. Você ficar atento a detalhes como os arquivos e tabelas com os cargos, as funções e os horários de trabalho. Os cadastros dos vínculos empregatícios devem ser feitos um a um. Da mesma forma, insira as informações da sua empresa.

Somente após criar esse ambiente, com todos os funcionários cadastrados, é que você estará apto para cadastrar os demais eventos trabalhistas diários. Pelo menos 13 deles são obrigatórios e devem sempre ser colocados no sistema logo após a sua ocorrência ou registro:

• Cadastramento inicial da informação para validação de folha de pagamento;
• Admissões (antes do primeiro dia de trabalho);
• Alterações cadastrais ou contratuais;
• Acidentes de trabalho;
• Atestados de saúde;
• Aviso de férias;
• Afastamento temporário (saída e retorno);
• Condição diferenciada de trabalho;
• Estabilidade (CIPA, gestantes, entre outros);
• Aviso prévio (e cancelamento);
• Troca de atividade desempenhada;
• Desligamento; e
• Reintegração.

Por fim, as informações relacionadas com os pagamentos feitos aos trabalhadores ou aos prestadores de serviço também devem ser registradas. O prazo limite é sempre até o dia 20 do mês seguinte ao pagamento. Por exemplo, se um pagamento foi realizado no dia 8 de janeiro, seu prazo limite para envio dessas informações ao sistema será o dia 20 de fevereiro.

Devem ser enviados os arquivos com a remuneração detalhada (incluindo comissões e gratificações) ou as informações sobre a nota fiscal ou os recibos emitidos pelos prestadores de serviço, sejam eles pessoa jurídica ou cooperados.

Quem é obrigado a usar?

De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, a implantação do sistema será realizada em duas etapas: a primeira teve início no dia 1º de janeiro de 2018. Nesse caso, já há obrigatoriedade de utilização do eSocial para os empregadores e contribuintes com faturamento apurado, no ano de 2016, superior a R$ 78 milhões.

A segunda fase começa a valer a partir de 1º de julho de 2018. Nessa data, a obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual. Portanto, restam menos de três meses para que todas as empresas se adaptem a essa nova realidade.

Assim, é de suma importância conversar com o seu contador para que você possa agilizar o envio da documentação necessária com os seus respectivos cadastros na plataforma.

Sage