Como trocar de contabilidade sem estresse? Dicas de como agir

Imagem Canva Pro

Muitos donos de empresa têm dúvidas se podem — ou quando devem — mudar de contabilidade. Se você sente que o serviço atual não está ajudando o seu negócio como deveria, saiba que a troca é um direito seu e pode ser feita quando você desejar.

O processo é mais simples do que parece e, muitas vezes, é o passo que falta para colocar as contas em dia. Afinal, o contador deve ser seu maior parceiro, mas se ele não entrega o que você precisa, é hora de buscar novos ares.

Confira a seguir como funciona essa troca, o que observar na hora de escolher um novo escritório e como garantir uma transição tranquila.

Quais as funções de um contador?

Além das obrigações legais, um profissional de contabilidade é fundamental para auxiliar em diversas atividades cotidianas da empresa, como:

Preencher e arquivar documentos legais necessários para a operação da empresa;
Garantir que o seu negócio esteja legal perante os órgãos públicos e em conformidade com a legislação tributária e fiscal;
Manter o registro da empresa atualizado;
Manusear a folha de pagamento para garantir que todos os funcionários recebam os salários corretamente.

Quando é hora de mudar de contador?

O papel do contador é essencial dentro de um negócio. Por isso, quando o serviço de contabilidade não está atendendo ao que foi solicitado, alguns problemas podem ocorrer, como, por exemplo:

Não pagamento de impostos importantes;
Escolha de um regime que não é adequado ao negócio, acarretando pagamento de impostos além do necessário;
Declaração indevida dos bens da empresa;
Desorganização com os livros e documentos contábeis, atrapalhando o controle e o das informações;
Desatualização das mudanças na legislação.

Assim, todas essas atividades que não foram bem executadas podem trazer problemas legais para o seu negócio. Então essa é a hora de mudar.

Leia também:

Procedimento da troca de contador

Todos os empreendedores no momento que contratam um escritório de contabilidade, assinam um contrato de prestação de serviço com direitos e deveres entre as partes.

No momento da contratação de uma nova empresa contábil, é preciso observar o prazo para rescisão do contrato, que normalmente é de 30 dias após o aviso de ambas as partes.

Após avisar o contador atual sobre a mudança, é preciso comunicar o novo profissional contábil que dará sequência na responsabilidade técnica da sua empresa.

A partir desse momento, o processo de transferência fica por conta do escritório de contabilidade que vai te atender. Todos os trâmites de transferência e documentação necessária, será solicitada o antigo contador dando um prazo para a prestação de conta.

Em resumo, o seu papel é apenas comunicar ao contador atual que mudará para uma nova empresa de contabilidade e cumprirá o prazo de rescisão. Comunicar também, que vai nomear esse novo contador para que faça toda a intermediação da transferência e finalização do contrato que você tem com o antigo contador.

Como escolher um novo contador?

Uma coisa importante que precisa ser observada na empresa contábil ou no profissional que vai contratar, é o conhecimento especializado que tem em seu segmento.

Ter um contador que conhece do seu negócio é muito importante para que o cliente possa usufruir de todo o suporte necessário na parte administrativa, financeira e empresarial.

Um erro que precisa ser evitado, é contratar um profissional apenas pelo preço da prestação de serviço, afinal este profissional tem um papel fundamental na organização empresarial de qualquer empresa. Portanto, o barato pode sair muito caro. Em suma, atente para essas características:

Se o escritório é registrado no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região;
Recomendações de outros clientes;
Quais serviços são oferecidos;
Avaliação do atendimento ao cliente;
Capacidade de oferecer um serviço personalizado para o tamanho da sua empresa;
Uso de tecnologia para agilizar as operações contábeis, entre outros.

Checklist para não esquecer de nada

1 – Antes da Migração

Escolheu a nova contabilidade
Conversou sobre expectativas e prazos
Reuniu todos os documentos essenciais
Organizou documentos em pasta (física ou digital)
Comunicou à contabilidade atual
Solicitou transferência de documentos

2 – Durante a Migração

Respondeu às dúvidas da nova contabilidade
Forneceu documentos adicionais quando solicitado
Identificou e listou pendências
Iniciou processo de regularização
Manteve comunicação constante

3 – Após a Migração

Confirmou recebimento de todos os documentos
Atualizou registros oficiais (se necessário)
Recebeu orientação sobre próximos passos
Agendou primeira reunião ou atendimento
Testou acesso à plataforma digital
Esclareceu dúvidas sobre mensalidade e serviços

Ana Luzia Rodrigues

Ana Luzia Rodrigues é formada em Comunicação Social pela Universidade Estácio de Sá e já atua na profissão há mais de 30 anos. Já foi repórter, diagramadora e editora em jornais do interior e agora atua na mídia digital. Possui diversos cursos na área de jornalismo e já atuou na Câmara Municipal de Teresópolis como assessora de imprensa.