É preciso armazenar o Danfe e outros Documentos Fiscais?

SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital, criado para informatizar e unificar os documentos fiscais. Entre os documentos fiscais, temos a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Diante disso, sempre surge a dúvida, qual deles é necessário guardar?

O que é o DANFE?

Ele é uma representação gráfica, impressa e simplificada da NF-e. Para validar o DANFE é necessário consultar a chave numérica que está destacada nele. 

Ele pode ser impresso em papel comum, no tamanho A4. Pode conter alguns elementos gráficos, desde que não prejudique a leitura de seu conteúdo e o código de barras que leva a chave numérica.

O DANFE foi criado para acompanhar a mercadoria durante seu trânsito, colher a assinatura do destinatário para comprovação de entrega das mercadorias ou prestação de serviços e, ainda, sanar a necessidade de representações impressas adicionais previstas na legislação. 

Como Fazer sua Emissão

Para emissão, é necessário ter autorização para o uso de NF-e. A autorização é formalizada através do fornecimento de um número de protocolo, que deve ser impresso no documento. A frase “Sem Valor Fiscal” é obrigatória no campo “Informações Complementares”, ou em marca d’água destacada.

Sua emissão deve ser anterior a circulação da mercadoria. Uma mercadoria só pode entrar em trânsito quando documentada em NF-e. O DANFE pode ser impresso ou reimpresso a qualquer momento.

Conferência do DANFE

É dever do destinatário fazer a verificação da validade e autenticidade da NF-e. Caso o contribuinte não faça a devida verificação e tenha em mãos um nota fria, a empresa poderá ser multada.

Arquivamento do DANFE

O DANFE é apenas um documento auxiliar. Por isso, o emitente e o destinatário cadastrado como emissor de NF-e, devem manter a NF-e em arquivo digital (formato XML), pelo prazo de 5 anos, conforme previsto no Código Tributário Nacional. Ou seja, o DANFE não precisa ser guardado pelo destinatário.

O emitente também deverá arquivar pelo prazo estabelecido na legislação tributária o DANFE que acompanhou o retorno de mercadoria não entregue ao destinatário. Sempre com o motivo do fato descrito em seu verso.

Importante: Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, ele pode, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo  estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.

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Com informações Etecla