MEI: quando é preciso ter certificado digital

MEI precisa ter certificado digital / Imagem canva pro

O certificado digital é um tipo de arquivo que autoriza que uma empresa ou pessoa física tenha uma identificação virtual. Essa identidade digital torna possível a realização de transações pela internet protegidas com autenticação.

O empresário que deseja emitir notas fiscais eletrônicas precisa ter o certificado digital. Nesse caso, o certificado precisa ser reconhecido pela Secretaria da Fazenda do Estado e também pela prefeitura do município onde está localizado o empreendimento.

Quais situações exigem o certificado digital?

Acompanhe abaixo alguns serviços que exigem esse certificado:

Para emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e);
Para realizar transações online com a Receita Federal;
Para acessar o e-CAC, a plataforma eletrônica da Receita Federal;
Para declarar Imposto de Renda;
Para assinar documentos e contratos digitais;
Para entregar a Declaração Anual do Simples Nacional.

Tipos de certificados

Para o MEI que optar pelo Certificado Digital, existem dois tipos disponíveis: o modelo A1 e o modelo A3. Ambos, têm a mesma função de validar e ampliar a segurança para as operações

O modelo A1 é um arquivo digital que fica instalado e armazenado no próprio computador ou em dispositivos móveis como tablets e smartphones. Esse sistema costuma ter validade de um ano.

Já o Certificado Digital A3, fica armazenado em token próprio ou cartão. Possui um preço um pouco maior por ser portátil e ter validade de até cinco anos.

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Quem precisa gerar o certificado digital?

O certificado garante mais segurança nas transações pela internet, pois autentica a identificação da empresa. Os empreendimentos que emitem notas fiscais precisam ter um certificado digital.

Os empresários que optaram pelo regime tributário do Lucro Real e Lucro Presumido precisam do certificado digital para enviar as notas fiscais e as declarações mensais e anuais para a Receita Federal.

Os empresários que possuem funcionários com registro na carteira de trabalho devem enviar as declarações à Previdência Social, através do certificado digital.

MEI tem a obrigação de ter certificado digital?

Por lei, o MEI não tem obrigação de possuir um certificado digital e ele só tem a obrigação de fornecer Nota Fiscal quando a venda de um produto ou serviço for direto com uma pessoa jurídica. É opcional.

Esse documento digital traz vantagens para uso prático da emissão da nota fiscal eletrônica (NF-e), e com o certificado de microempreendedor individual, também é possível fazer uma série de transações fiscais como comprovações e declarações à Receita Federal.

O MEI precisa de um certificado digital quando escolhe emitir nota fiscal eletrônica. Como o certificado digital é uma tecnologia atrelada à Nota Fiscal, todo MEI pode optar por facilitar o processo de emissão das notas eletrônicas e outras transações através de um certificado.

Até mesmo quando o microempreendedor individual possui um funcionário, segundo a lei o Certificado Digital é facultativo, apesar de que algumas transações tributárias exigem o documento digital.

Como gerar o certificado digital?

O certificado digital deve ser comprado em autoridades certificadoras que constam no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Veja a seguir como fica o passo a passo para gerar o certificado digital:

Escolha uma unidade certificadora para gerar o certificado digital;
A emissão pode ser A1 – validade de 1 ano ou A 3 – validade de até 5 anos ( o certificado pode arquivar em um token ou cartão);
Apresente a documentação estabelecida pela unidade certificadora. Normalmente é um documento de identificação para pessoa física, ou documento de identificação e contrato social da empresa para pessoa jurídica;
Preencha o formulário com as informações da empresa;
Cadastre a biometria ou colete a biografia facial;
A unidade certificadora irá analisar o cadastro e confirmar a identidade do solicitante, depois disso o certificado digital estará finalizado.

Importante: O certificado A1 pode ser baixado pela internet, a unidade certificadora normalmente envia por email ao solicitante.

A própria unidade certificadora entrega o certificado A3 em formato de cartão e token. As dúvidas com relação ao certificado digital podem sanar na própria unidade certificadora.

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Ana Luzia Rodrigues

Formada em jornalismo há mais de 30 anos, já passou por diversas redações dos jornais do interior onde ocupou cargos como repórter e editora-chefe. Também já foi assessora de imprensa da Câmara Municipal de Teresópolis. Atuante no Jornal Contábil desde 2021.