Porque tantos erros acontecem na emissão de uma Nota Fiscal?

Há tempos que todos sabem que a nota fiscal é um documento importante por comprovar a realização de transações de diversas naturezas envolvendo mercadorias, produtos ou prestação de serviços. Sendo indispensável, elas precisam ser emitidas de modo correto, mas equívocos acontecem constantemente.

Para evitar dor de cabeça, elencamos os principais motivos que levam a erros na emissão das NF-e. Conhecê-los é o primeiro passo para garantir documentos corretos, conforme exige a legislação.

1. Cadastro de clientes desatualizado

Não basta criar o cadastro de seu cliente: é preciso  certificar-se de que ele está atualizado, principalmente no que diz respeito aos dados usados para emitir NF: nome e endereço completos, telefone, CNPJ (ou CPF, em caso de pessoa física), Inscrição Estadual e Municipal.

O ideal é conferir todos os dados antes de partir para a produção do documento, sem esquecer que é essencial ter um e-mail  para envio do arquivo XML – não enviar este arquivo ao cliente é passível de autuação por parte do Ministério da Fazenda.

2. Desatenção no momento de emitir o documento

Por mais experiente que seja o profissional, trata-se de um ser humano sujeito a erros. Assim, todo trabalho precisa ser feito com muita atenção, especialmente os que são relacionados a questões legais, como é o caso da NF-e que segue para a receita federal, podendo gerar problemas sérios para a contabilidade da empresa.

Existem maneiras de corrigir as notas, porém, cada erro tem um prazo previamente estabelecido (que pode variar de 24 horas a 30 dias), sendo necessário obedecê-los para regularizar a situação.

Em outras palavras, é muito mais conveniente tomar todos os cuidados necessários para que o documento seja emitido dentro dos conformes.

3. Demorar para emitir Nota Fiscal

A NF deve ser emitida logo após a concretização da transação comercial, sendo necessário armazená-la pelo prazo de cinco anos. Portanto, é essencial ter sempre pessoas capacitadas para a emissão, bem como uma boa conexão com a internet – a transmissão do documento para a receita federal é feita através de programa que precisa do acesso à rede mundial de computadores.

4. Não informar quando o frete é feito por terceiros

Há algum tempo, o consumidor tem à disposição serviços especializados para contratação de fretes. São empresas que fazem a intermediação entre transportadora e cliente, promovendo maior agilidade no processo de escolha do transporte, melhor relação custo benefício, maiores garantias de qualidade no serviço.

Nesses casos, o embarcador (cliente que solicita o serviço de transporte) precisa ter o cuidado de informar, na nota fiscal, que o frete será feito por terceiros,evitando reemissão de notas ou outros problemas.

Conteúdo original via CARGOBR