Principais documentos fiscais eletrônicos do Brasil

Os documentos fiscais eletrônicos fazem parte do dia a dia de qualquer companhia, independentemente do seu porte. Eles são utilizados por diversos motivos, como registrar suas operações e prestar contas ao governo, controlar as vendas de produtos ou serviços, manter o setor fiscal e financeiro organizados, entre outros.

A legislação brasileira é muito complexa, e é cada vez maior o número de documentos fiscais que precisam ser emitidos e enviados de maneira eletrônica. Por isso, é importante que você saiba quais precisam ser gerados pela sua empresa.

Pensando nisso, elaboramos este post para esclarecer as principais dúvidas em relação aos diferentes tipos de documentos. Continue a leitura e confira!

O que são documentos fiscais eletrônicos e qual é a sua importância?

Os documentos fiscais eletrônicos têm a finalidade de comprovar as transações de vendas de produtos, prestações de serviços e transporte. Quem não realizar sua correta emissão ou cometer algum tipo de erro de preenchimento pode ser enquadrado no crime de sonegação fiscal, conforme a Lei n° 4.729/65.

A pena corresponde a detenção pelo tempo de seis meses a dois anos e aplicação de multa com valor entre duas a cinco vezes o montante do tributo que deveria ser pago. Para evitar a punição, é necessário armazenar os documentos fiscais eletrônicos (arquivos XML) pelo período estabelecido em lei — em torno de cinco anos —, para apresentação caso o Fisco solicite-os.

A emissão adequada desses documentos aumenta a credibilidade do negócio diante de parceiros, instituições bancárias, fornecedores e órgãos públicos.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Trata-se de um dos documentos fiscais eletrônicos mais usados, emitido para registrar transações comerciais geradas por pessoas jurídicas — por exemplo, baixa de estoques e vendas, entre outros. Nele são ressaltados os seguintes impostos: PIS. ICMS, IPI, Cofins e o Imposto sobre Importação. Sua adesão é obrigatória para contribuintes de ICMS, que desejam fixar essas operações.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é usada para registrar a prestação de serviço, como transporte feitos dentro do município. Seu principal objetivo é apontar qualquer tipo de prestação em que não é possível emitir a NF-e. Nesse documento, é salientado o ISS ou ISSQN, em que a alíquota é definida pelo município, podendo variar entre 2% a 5%.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Sua finalidade é estimar o ICMS das mercadorias comercializadas pelo varejo para o cliente final, substituindo o cupom fiscal gerado por ECF e a nota fiscal modelo 2 de venda ao consumidor.

A NFC-e permite que a SEFAZ consiga ter acesso no mesmo instante em que ela for emitida. Entre suas principais vantagens estão a redução da burocracia, integração com dispositivos móveis, diminuição dos custos e desperdícios de papéis, e eliminação da necessidade de fiscalização nas máquinas por parte da SEFAZ.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

É um documento expedido para apontar as movimentações de transporte de carga de terceiros. Nele, são relacionadas as notas fiscais dos produtos que serão transportados.

É por meio do CT-e que os postos fiscais vão averiguar a prestação de serviço que está sendo executada. Além do registro do transporte, também assegura a devida contribuição de impostos, como PIS, ICMS e Cofins.

Conhecimento de Transporte para fretamento e outros serviços (CT-e OS)

Tem como propósito comprovar as transações que não se enquadram no CT-e. Porém, não substitui a Nota Fiscal para Serviços e Transportes (NFST).

Veja quem deve emiti-lo:

• empresas de viagem ou transportadoras que realizem serviços de transporte entre estados, município ou países, em veículo próprio ou fretado;
• transportadoras de valores, com o objetivo de englobar todas as atividades executadas pela organização, em relação a cada um dos tomadores do serviço, no dia da contabilização do tributo;
• transportadoras de passageiros, para integrar, no fim da apuração dos impostos, os documentos que versem sobre excesso de bagagens e malas expedidos naquele mês.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

Foi elaborado com a finalidade de propiciar a fiscalização e reduzir o tempo de parada nos postos fiscais, já que ele faz uma breve síntese das operações de transporte, englobando dados do motorista, veículo, destino, origem e documentos provenientes do transporte, como a NF-e e o CT-e. É obrigatório e sua ausência pode gerar multas ou apreensão do veículo.

Carta de Correção Eletrônica (CCe)

Foi elaborada para o uso por companhias que já utilizam a NF-e, para corrigir falhas em certos campos do documento. Contudo, essas falhas não devem estar ligadas às variáveis que estipulam o montante do imposto — como a alíquota, base de cálculo, valor da operação etc — ou às alterações de dados que impliquem na mudança do destinatário ou remetente, data da saída do produto ou de emissão de NF-e.

Pelo fato de não ser adotada em todo o país, é necessário acessar a SEFAZ para conferir se está disponível no estado de atuação do negócio. Onde não tiver o modelo digital, o documento pode ser feito em papel.

Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT)

Foi elaborado com o objetivo de substituir a Carta-Frete. Trata-se de um número único para cada contrato de frete, legitimado pela Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT) pela internet. Precisa estar presente no contrato de frete e no CT-e, caso haja subcontratação.

É exigido dos condutores nas paradas para fiscalização. Se não apresentado, a multa pode variar entre R$550 a R$10,5 mil para a empresa contratante e para o motorista. Vale para todo o Brasil.

Como emitir um documento fiscal eletrônico?

Para emitir documentos fiscais eletrônicos, é preciso:

• ter o certificado digital padrão ICP Brasil;
• realizar o credenciamento de emitente no site da SEFAZ do seu estado;
• ter um software emissor de notas fiscais eficiente, que ofereça o serviço de forma segura e com qualidade.

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