MP 931: Quais as regras e instruções complementares de Assembleias virtuais

A Covid-19 trouxe mais instabilidade ao ambiente de negócios.

Acelerou tomadas de decisão, impulsionou mudanças e colocou à prova a habilidade das companhias se adaptarem às novas tecnologias.

A mudança de cenário fez com que empresas e órgãos reguladores repensassem o modelo das Assembleias Gerais Ordinárias (AGOs) e Assembleias Gerais Extraordinárias (AGEs).

Apesar de algumas companhias já contarem com a transmissão online de assembleias, as decisões tomadas durante as AGOs e AGEs ficavam restritas aos participantes fisicamente presentes.

Com o avanço da pandemia, o governo federal outorgou a Medida Provisória 931, que, juntamente com regras e instruções complementares, permitiu a realização das assembleias de forma integralmente virtual.

Em situações normais, as assembleias virtuais já impõem desafios.

Agora, assegurar aos acionistas condições de participação a distância, às que teriam caso participassem presencialmente é mais um deles.

Outro desafio está nos administradores garantirem evidências e documentação que comprovem que os direitos de todos os acionistas foram respeitados.

Analisando a legislação, os seguintes requisitos mínimos devem ser considerados para a validade das assembleias virtuais:

• Certificação da identidade do acionista;
• Possibilidade de manifestação aos participantes e de comunicação entre si;
• Garantia de visualização, circulação e apresentação de documentos;
• Autenticidade e segurança das comunicações, manifestações e votos;
• Registro da presença dos acionistas;
• Sistema de votação eficiente e documentado;
• Gravação integral da reunião;
• Estrutura adequada e suporte técnico em tempo real a todos os participantes.

A neutralidade tecnológica assumida por parte do regulador trouxe certa liberdade às empresas, mas isso também traz responsabilidades e riscos.

A documentação é imprescindível para a companhia provar que o sistema utilizado foi efetivo e confiável.

Além disso, há questões relevantes de segurança cibernética e identidade, pois é mandatório assegurar que os participantes e votantes sejam realmente os de direito e que os sistemas sejam protegidos contra fraudes, ataques e ameaças de manipulação de dados, votações ou gravações.

A melhor forma de proteção está em medidas de prevenção, detecção e endereçamento dos riscos cibernéticos pois é responsabilidade das companhias garantir que as comunicações estabelecidas sejam autênticas, sólidas e confiáveis.

Levantamento do ACI Institute, da KPMG, mostra que, até o momento, a maioria das companhias abertas brasileiras não realizará AGOs de forma exclusivamente virtual, mas sim no formato híbrido, que permite a participação virtual ou presencial.

Independentemente do modelo escolhido, é importante que haja transparência na divulgação das informações, facilidade de acesso à assembleia e responsabilidade na prestação de contas.

As companhias que utilizarem este momento para melhorar a comunicação com seus acionistas, fazendo esse processo de forma ágil e segura, certamente serão reconhecidas e darão um passo adicional no seu fortalecimento após a crise.

Por: Sidney Ito, CEO do ACI Institute Brasil e sócio-líder de Consultoria em Riscos e Governança Corporativa da KPMG no Brasil e na América do Sul.

A KPMG é uma rede global de firmas independentes que prestam serviços profissionais de Audit, Tax e Advisory.