Passo a passo para uma proposta de serviços contábeis eficiente

Criar a oportunidade para oferecer uma proposta de serviços contábeis não é tarefa simples. Por isso, quando o seu potencial cliente se mostra interessado em receber sua proposta, você tem que ser eficiente. Se essa primeira etapa de negociação não for bem executada, o fechamento do negócio fica comprometido.

Nesse primeiro contato formal é preciso ser claro e objetivo para não confundir ou assustar seu potencial cliente. É importante também se diferenciar da concorrência e agregar valor aos serviços do escritório de contabilidade. Os micro e pequenos empresários, geralmente, têm pouca familiaridade com os aspectos contábeis do negócio e estão muito atarefados com suas empresas. Desde agora, você precisa mostrar que sabe como ajudá-lo.

Em seu curso sobre Negociação para Escritórios de Contabilidade, Anderson Hernandes, empresário contábil, palestrante e escritor, alerta que o modelo de proposta de serviços contábeis ideal para as MPEs deve ter, no máximo, três páginas com a seguinte estrutura lógica:

1. Apresentação do escritório

É importante abrir o material posicionando a empresa no mercado e destacando seus diferenciais de forma breve.

Se seu escritório contábil é especialista em um nicho de mercado como clínicas médicas e consultórios, por exemplo, destaque na proposta que os serviços são especializados para atender aos requisitos e particularidades do Conselho Federal de Medicina. Caso tenha bastante tempo de mercado, clientes referência ou até prêmios, explore esse diferencial.

Antes mesmo de discutir preço, o cliente precisa sentir confiança de que a sua empresa é a melhor opção, e essas são ótimas maneiras de criar esse sentimento.

#Dica: um material feito em Power Point, com imagens e cores tem um apelo moderno e facilita o entendimento do cliente. Se for possível, é recomendado contar com um profissional dedesign, para impactar de forma ainda mais positiva o cliente. Anderson Hernandes gravou um vídeo exclusivo para te ajudar a elaborar sua próxima proposta e comenta sobre o formato ideal. Não deixe de ver!

2. Serviços oferecidos

2.1 Seja específico

Ofereça somente o que o potencial cliente precisa, segmentando os serviços pelas áreas: contábil, fiscal, trabalhista/previdenciária e imposto de renda. Se for necessário, faça um levantamento mais aprofundado das necessidades do cliente. Envie a proposta em até 48 horas para que seu potencial cliente perceba a agilidade do escritório.

Tenha atenção para não incluir na proposta (sem valor adicional) serviços que podem gerar muito trabalho para o escritório e que não têm muito valor na percepção do cliente. Não ofereça nada que seja preciso retirar no futuro. Se hoje oferecer relatórios mensais e isso começar a dar muito trabalho, lá na frente você não poderá cobrar separadamente por isso.

Caso o cliente precise receber anualmente certidões negativas, deixe claro aqui neste capítulo quando o escritório as enviará.

#Dica: A sua experiência pode mostrar que no processo de abertura de empresas, por exemplo, os clientes têm dúvidas sobre o percentual que eles devem pagar de imposto. Facilite e já coloque essa informação pronta na proposta para esse perfil.

2.2 Prazos e regras

Além da descrição dos serviços que serão prestados, é fundamental dizer como eles serão oferecidos, incluindo prazos e regras para a entrega dos documentos na proposta.

Estabeleça as datas para entrega de cada documento por parte do cliente ao escritório (e vice-versa) e deixe claro como o cliente deve disponibilizar as informações para o contador: se por documentos físicos ou em formato digital.

#Dica: explicitar em quais condições os serviços podem ser suspensos e o que isso acarreta para o cliente também é importante. É uma forma do contador se proteger da inadimplência e do cliente não ficar sem serviços importantes para o funcionamento da empresa.

3. Valor dos honorários

Para estabelecer o valor do honorário do escritório de contabilidade avalie as informações colhidas no levantamento com o cliente: quanto mais complexa a estrutura fiscal, mais trabalho e mais risco para o escritório. Logo, os honorários são mais altos. Para fechar essa conta, considere como premissas para dimensionar os honorários:

• Estrutura societária do cliente;
• Quantidade de funcionários e movimentação da folha;
• Quantidade de notas emitidas por mês;
• Regime fiscal adotado;
• Número de filiais.

Considere também quantas pessoas serão necessárias e qual o esforço da equipe para atender o cliente em questão, afinal, o valor do honorário do contador também precisa ser avaliado em função de nível de dedicação que cada cliente demanda. E, claro, acrescente no cálculo a margem de lucro que o escritório deseja.

Se você quiser identificar a média de valores adotada no mercado, o SESCON de Santa Catarina, por exemplo, disponibiliza uma tabela referencial de honorários para cada demanda. Procure o órgão do seu Estado para obter essa informação.

Não é indicado expor o preço de cada serviço na proposta, apenas o valor total do pacote. Caso contrário, você cria um espaço para o cliente selecionar serviços, o que torna a negociação pouco eficiente.

Também é importante constar nesse capítulo como os valores serão corrigidos: se pelo IGPM ou pela variação do salário mínimo, por exemplo.

#Dica: apresentar um comparativo simplificado entre três “planos” que se enquadram na necessidade do cliente para que ele tenha facilidade de visualizar cada pacote de serviços. Como no exemplo abaixo:

Vale incluir uma observação explicando que é possível migrar de plano se o volume de serviço prestado pelo escritório aumentar ou diminuir.

4. Serviços extraordinários (não inclusos no plano)

Se a proposta não for clara sobre o que está dentro do pacote de serviços contratados e o que são serviços extras, o cliente pode achar que tem direito a tudo dentro da mensalidade. Então, esse é o momento de deixar bem claro que seu escritório pode atender necessidades adicionais ou pontuais, mas que elas serão cobradas a parte.

Exemplos de serviços extras mais comuns são: alterações societárias (como alteração de contratos, abertura de filiais), certidões negativas diversas, homologações sindicais e controle de imobilizado.

#Dica: a lista de serviços cobrados separadamente não pode ser maior do que a lista dos inclusos no pacote para o cliente não ter a sensação visual de que o valor da mensalidade não cobre a maior parte das atividades.

5. Tecnologia

Apoiar o cliente e conduzí-lo aos melhores resultados vai fidelizar sua carteira e ampliar a rentabilidade do escritório, além de viabilizar a longevidade da MPE. Para isso, você pode sugerir no seu modelo de proposta de serviços do escritório contábil um pacote de horas para fazer o acompanhamento da adoção de um sistema de gestão.

Com um bom software de gestão, simples de usar, com preço acessível e integrado ao escritório contábil, seu cliente consegue ter a empresa “na mão” para tomar decisões mais assertivas e, consequentemente, ter mais sucesso no negócio e crescer de forma organizada. Pelo sistema ele lança as contas a pagar e a receber, assim como as pagas e recebidas, faz a conciliação bancária, categoriza seus lançamentos, controla o estoque, emite notas fiscais e deixa os dados preparados para a exportação do escritório contábil.

Assim, além de o cliente conquistar melhor desempenho, o escritório de contabilidade também ganha produtividade no processo de integração contábil, podendo atuar como um consultor de negócios, ampliando a percepção de valor dos serviços do contador pelo cliente. É um recurso que beneficia os dois lados, para que ambos foquem na rentabilidade e longevidade de seus negócios. O ContaAzul é um exemplo de solução que pode ser oferecido, pois dá ao micro empreendedor ferramentas de controle e organização sobre a empresa, além de ser fácil de usar e financeiramente acessível. Esta solução também proporciona agilidade na obtenção das informação que o escritório contábil precisa para fazer o processo de fechamento contábil, pois é facilmente conectada com ContaAzul para Contadores – software de integração contábil gratuito para os escritórios de contabilidade que desejam impulsionar sua produtividade e ajudar as MPEs a crescerem de forma organizada.

6. Validade da proposta

Este capítulo é bem breve e existe para destacar por quanto tempo seu escritório consegue manter os valores e condições apresentadas. Os prazos, geralmente, variam entre 15 e 30 dias.

Importante: nunca é demais reforçar que erros de ortografia em materiais profissionais causam uma péssima impressão. Se você não estiver seguro, busque um revisor para ajudá-lo. Omodelo de proposta de serviços do contador deve ser impecável.

Depois da proposta aceita, é imprescindível elaborar um contrato, que é o documento com validade jurídica, seguindo a resolução do Conselho Federal de Contabilidade. Nele você deve ser bem detalhista para proteger seu escritório e seu futuro cliente.

O segredo de uma boa proposta é o mesmo de uma boa conversa: a outra parte precisa entender o que você quer dizer e sentir-se confortável para seguir adiante e interagir. Quanto mais simples e direta, melhor o seu efeito sobre o potencial cliente e maior a taxa de conversão para o seu escritório.

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