Receita Federal publica novas regras sobre documentos digitais

Para a entrega de documentos e processos digitais, a Receita Federal estabeleceu novas orientações através da Instrução Normativa RFB nº 2022.

A medida  traz novas regras para a entrega de documentos que deverá ser realizada, obrigatoriamente, no formato digital e exclusivamente por meio do Portal e-CAC.

Diante disso,  os documentos digitais deverão estar no formato PDF, padrão ISO 19005-3:2012 (PDF/A – versões PDF 1.4 ou superior) ou compactados em formato “.zip”.

Desta forma, os documentos nato-digitais e assinados eletronicamente são considerados originais para todos os efeitos legais mas, para aqueles que são digitalizados, será feita uma conferência a fim de verificar a sua integridade.

Feito à entrega dos documentos por meio digital, o contribuinte deve manter guardados os documentos originais e as cópias nos seguintes casos: 

• Até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram, caso se trate de livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados

• Enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados, inclusive os relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros;

• Até que decaia o direito de a Administração rever os atos praticados no processo.

Entrega opcional

Para ass pessoas físicas, Microempreendedores Individuais (MEI), Pessoas Jurídicas isentas, imunes ou não tributadas, esta nova regra é opcional.

Assim, podem continuar fazendo a entrega dos documentos nas unidades da Receita Federal.

No caso das empresas que são optantes do Simples Nacional, vale ressaltar que a entrega presencial somente deverá ser feita quando o serviço de protocolo disponível no e-CAC exigir assinatura digital, por meio de certificado digital emitido pela ICP-Brasil.

Outras novidades

Além das novas regras para a entrega, também foi alterado o termo “Dossiê Digital de Atendimento” (DDA).

Agora, esse serviço é chamado de “Processo Digital”, com o objetivo de simplificar os procedimentos realizados pelo contribuinte.

Com isso, também deixa de ser necessário o formulário Sodea (Solicitação de Dossiê Digital de Atendimento) que é utilizado para protocolar documentos em unidades de atendimento. 

Desta forma, o contribuinte precisa apenas apresentar os documentos específicos do serviço para que o servidor da Receita Federal realize a abertura do processo.

Além disso, também não será mais necessário utilizar o aplicativo SVA para validar os documentos digitais que se pretenda juntar a um processo digital.

Basta que os documentos sejam assinados digitalmente para que possam ser recepcionados por um servidor da Receita Federal.

Processo digital

Para a solicitação de abertura de processo digital, é preciso acessar o Portal e-CAC. Esse procedimento é feito pelo contribuinte ou seu  procurador digital.

Feito isso, devem ser juntados aos autos do processo digital os seguinte documentos: 

• documento que comprove a outorga de poderes;

• a cópia do documento de identificação do outorgado;

• em caso de procuração outorgada por instrumento particular sem firma reconhecida, a cópia do documento de identificação do outorgante.

Sendo assim, a orientação da Receita Federal é de que seja aberto um processo digital para cada serviço a ser requerido.

Assim, será considerado entregue o documento por meio eletrônico na data e horário constantes do recibo eletrônico emitido pelo e-CAC. 

Para fins de cumprimento dos prazos, considera-se a entrega realizada até às 23h59min do último dia do referido prazo.

Veja os formatos permitidos para os documentos digitais:

I – Arquivo, planilha eletrônica ou de banco de dados contendo fórmulas ou grande volume de dados, ou cuja conversão para o formato de extensão Portable Document Format (PDF) implique perda da informação que comprometa a análise do conteúdo, nas extensões:

a) .CSV – Coma separated values;

b) .ODS – OpenDocument Format – padrão Planilha;

c) .MDB – Bancos de dados Access (ou .ACCDB);

d) .XLS – Abreviatura de Excelent – Microsoft Excel;

e) .XLSX – XLS + “X” adicional ref. XML – Microsoft Excel; e

f) .DWG – Drawing database (ou .DXF);

II – Arquivo de imagem ou de apresentação, cuja conversão para o formato de extensão PDF implique perda de resolução que comprometa a identificação e análise do conteúdo, nas extensões:

a) .BMP – Imagem Bitmap Monocromático/16 Cores/246 Cores/24 Bits;

b) .GIF – Graphics Interchange Format;

c) .JPEG – Joint Photographic Experts Group (ou .JPG);

d) .PNG – Portable Network Graphics;

e) .TIF – Tagged Image File Format;

f) .ODP – OpenDocument Format – padrão Apresentação;

g) .PPT – Microsoft Powerpoint; e

h) .PPTX – PPT + “X” adicional ref. XML – Microsoft Powerpoint;

III – Arquivo de áudio, nas extensões:

a) .MP3 – MPEG Audio Layer III;

b) .WAV – Audio for Windows;

c) .MID – Musical Instrument Digital Interface (ou .MIDI); e

d) .WMA – Windows Media Audio;

IV – Arquivo de vídeo, nas extensões:

a) .AVI – Audio Video Interleave;

b) .MPG – Moving Pictures Experts Group (ou MPEG);

c) .WMV – Windows Media Video;

d) .MOV – QuickTime Movie file;

e) .FLV – Flash Video (ou F4V); e

f) .SWF – Shockwave Flash File;

V – Arquivo HTML – Hypertext Markup Language (ou HTM);

VI – Arquivo com extensões utilizadas em programas fornecidos pela RFB; e

VII – Arquivo texto que contenha planilha eletrônica, banco de dados, imagem, apresentação, vídeo ou áudio, cuja conversão para o formato PDF implique perda da informação que comprometa a análise do conteúdo, nas extensões:

a) .DOC – Abreviação de document – Microsoft Word;

b) .DOCX – DOC + “X” adicional ref. XML – Microsoft Word;

c) .ODT – OpenDocument Format – padrão Texto; e

d) .TXT – Arquivo Texto ANSI/Unicode/UTF-8.

Por Samara Arruda com informações da Receita Federal