As rotinas contábeis voltadas para o Simples Nacional são organizadas no sentido de otimizar e reduzir os processos burocráticos envolvidos na manutenção das micro e pequenas empresas, mas ainda assim continuam precisando da máxima atenção tanto do empreendedor quanto do contador. 

Embora o recolhimento dos impostos ocorra em uma guia mensal, os empreendimentos optantes pelo Simples Nacional, não dispensam o envio das obrigações acessórias, que se tratam de informações de extrema importância ao Fisco. 

No entanto, na rotina de uma empresa é preciso registrar todas as operações, além das várias declarações mensais e anuais que precisam ser enviadas dentro do prazo estipulado no intuito de evitar a incidência de multas, entre outras penalidades. 

Além do mais, é essencial se manter atento a procedimentos como a emissão e arquivamento de notas fiscais, escrituração fiscal e contábil, guarda de documentos, e demais tarefas fundamentais para manter a contabilidade em dia. 

Por essa razão, o contador é um profissional de extrema importância para manter a regularidade das empresas optantes pelo Simples Nacional. 

Principais pontos da rotina contábil no Simples Nacional

Vale ressaltar que as rotinas contábeis no Simples Nacional, se aplicam às micro e pequenas empresas (ME e EPP), devendo ser realizadas por um contador experiente. 

Ressaltando que o Microempreendedor Individual (MEI) é regido pelo próprio regime tributário junto ao Simples Nacional, que é o SIMEI, que automaticamente dispensa boa parte das obrigações.

Observe o dia a dia dessas empresas:

1 – Emissão de nota fiscal

A principal tarefa da rotina contábil de empresas optantes pelo Simples Nacional é a emissão de nota fiscal eletrônica (NFe), para cada venda realizada.

É importante mencionar que existem três principais tipos de notas fiscais:

• Nota fiscal eletrônica (NF-e): nota fiscal emitida por empresas do comércio que recolhem ICMS (competência estadual) para registrar a venda de produtos;
• Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): nota fiscal emitida por empresas prestadoras de serviços que recolhem ISS (competência municipal) para registrar cada venda;
• Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): nota fiscal emitida em lojas do varejo para registrar a venda direta de produtos e serviços ao consumidor (substituta do cupom fiscal).

Portanto, a obrigação da empresa é emitir a nota fiscal correspondente a cada operação e arquivar os documentos fiscais. 

Normalmente, o próprio gestor ou responsável pelo setor financeiro, emite as notas fiscais através de um software emissor, possibilitando que o contador utilize documentos para calcular impostos e emitir declarações. 

2 – Escrituração fiscal e contábil

As empresas optantes pelo Simples Nacional não estão isentas de manter o registro e controle do negócio mediante a escrituração fiscal e contábil, as quais são responsabilidade do contador. 

Conheça os principais livros utilizados:

• Livro Caixa: escrituração das movimentações financeiras e contábeis (caso não utilize o Livro Razão e Diário);
• Livro Registro de Inventário: escrituração de movimentações do estoque;
• Livro Registro de Entradas: registro de entradas de bens, mercadorias, aquisições de serviços de transporte e comunicação, quando geram o ICMS;
• Livro de Serviços Prestados e Tomados: quando o município não adotar a Declaração Eletrônica de Serviços como uma das obrigações acessórias.

3 – Emissão e pagamento do DAS

Mensalmente, as empresas optantes pelo Simples Nacional devem emitir o Documento de Arrecadação Simplificada (DAS), o qual deve ser pago até o dia 20 de cada mês. 

Esse documento se trata de uma guia responsável por unificar todos os impostos devidos pela empresa.

O DAS inclui os seguintes tributos, a depender da atuação da empresa:

• IRPJ – Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica;
• IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados;
• CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido;
• Cofins – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social;
• Contribuição para o PIS/Pasep;
• CPP – Contribuição Patronal Previdenciária;
• ICMS – Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação;
• ISS – Imposto sobre Serviços.

4 – Envio de informações pelo eSocial

Faz parte da rotina contábil mensal das empresas optantes pelo Simples Nacional, o envio de informações trabalhistas através do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Este sistema foi elaborado visando simplificar a legislação trabalhista, incluindo:

• Folha de pagamento do mês;
• Comunicados de dispensa;
• Livro de registro de empregados (LRE);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Guia de Recolhimento do FGTS;
• Carteira de trabalho e previdência social (CTPS);
• Quadro de horários de trabalho (QHT);
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD).

É importante mencionar que cada tipo de informação deve ser registrada através de eventos disponíveis no próprio sistema, com o objetivo de manter a empresa em dia perante a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

5 – Envio de declarações mensais e anuais

Todas as empresas optantes pelo Simples Nacional, devem enviar algumas declarações mensais e anuais referentes à situação fiscal e financeira que constituem as obrigações acessórias.

Conheça alguns exemplos de declarações mensais: 

• DCTFWeb: documento de competência da União que reúne dados de contribuições ao INSS;
• DES (Declaração eletrônica de serviços): declaração mensal referente aos serviços prestados ou tomados que substitui o livro de registro (obrigatória em alguns municípios).

Exemplos de declarações anuais:

• Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): inclui diversos dados da empresa, como informações dos sócios, divisão do capital social, quantidade de colaboradores, valores retirados em razão do lucro e pró-labore, entre outras (deve ser enviada até o final de março de cada ano);
• Declaração do Imposto de Renda (DIRF): informa as retenções do Imposto de Renda tanto das pessoas físicas quanto das jurídicas e deve ser enviada até o último dia de fevereiro.

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Por Laura Alvarenga