10 dicas de organização e produtividade para contadores

Na correria do dia a dia é muito importante que sejamos organizados, a fim de nos tornarmos mais produtivos e eficientes. O objetivo desse artigo é fornecer dicas, ferramentas e estratégias de organização pessoal para você aplicar no seu escritório contábil. A ideia é ajudá-lo a aumentar sua eficiência de forma imeditada e mensurável, não importando o método que você estiver usando no momento.

Para melhor aproveitamento, dividimos as dez dicas em dois artigos de cinco dicas cada.

1. Assuma o controle do seu dia

Mude a sua maneira de pensar. Você é capaz de fazer muito mais como Contador do que imagina, basta buscar formas de diminuir o ritmo. Hã? Como assim? Exatamente isso, já vimos em outros artigos do blog que produtividade significa fazer mais com menos e não trabalhar além do necessário. Por isso, seja disciplinado e compreenda que há tempo e lugar para tudo. Acompanhe as dicas a seguir e assuma o controle do seu dia.

2. Estabeleça metas

Para administrar melhor o seu tempo é necessário traçar os objetivos para conquistar aquilo que você deseja ou precisa. Quer aumentar a carteira de clientes? Trace metas comerciais. Afim de manter os clientes e ganhar produtividade? Invista em inovações tecnológicas. Deseja se tornar um consultor de negócios? Amplie seu leque de serviços, fornecendo relatórios e feedback, estreitando seu relacionamento com o cliente.

Onde você se imagina daqui a cinco anos? Você pode ter sucesso em todas as três realidade mencionadas acima, basta estabelecer as suas metas e não desviar de seu foco. Seja disciplinado, lembra?

3. Pense de forma realista

Como nem tudo é um mar de rosas, é essencial ser realista e reconhecer a possibilidade de surgirem problemas. Por isso, ter um plano B é sempre recomendável.

De acordo com o livroComo se tornar mais organizado e produtivo, do especialista em gerenciamento de tempo, organização e produtividade, Ken Zeigler, um dos principais motivos para as empresas não atingirem seus objetivos é a não admissão de eventuais erros, interrupções e problemas inesperados.

Se for possível, antecipe problemas através de sua experiência. Caso seja um novo Contador, recomendamos que, se for errar, erre cedo, para que não venha comprometer todo o projeto.

4. Programe seu trabalho

Você já ouviu aquele ditado “A viagem mais longa começa pelo primeiro passo.”? Isso se aplica aos negócios também. Depois que suas metas foram traçadas, detalhe as etapas do seu plano nos mínimos detalhes, isso facilita a execução de cada etapa. Além disso, comunique a sua equipe os seus planos para o escritório.

Seja investir em inovações ou estreitar o seu relacionamento com os cliente. É importante que todos estejam por dentro dos seu planos, a fim de que possam caminhar juntos para a conclusão do objetivo.

5. Não fique adiando as coisas

Existem inúmeros processos burocráticos dentro de um escritório de contabilidade, apesar de o escritório não estar livre disso, acabam gerando um certo desânimo que, por sua vez, acarreta em procrastinação e processos deixados para fazer “mais tarde”.

Por isso, a melhor maneira de evitar o hábito de deixar para depois o que deve ser feito hoje é subdividir a tarefa de forma que seja possível trabalhar um pouco a cada dia. Um sistema de gerenciamento de tarefas poderia auxiliar o contador nessa divisão de tarefas.

Marcelo dos Santos: