A área contábil é fundamental para todas as empresas, desde a abertura até o encerramento do negócio. Desconsiderar as atividades contábeis poderá resultar em falhas administrativas, penalizações e multas da parte dos órgãos fiscalizadores.
Por isso, é importante desenvolver um trabalho de contabilidade eficiente, gerenciando riscos e evitando problemas.
Veja a seguir alguns dos mais comuns problemas contábeis da sua empresa!
Manter as notas fiscais e os outros documentos devidamente organizados é de fundamental importância, pois eles servem como prova de tudo que é declarado na empresa.
Uma das formas mais eficientes de manter os documentos sob controle e bem organizados é digitalizando as versões físicas e armazenando-as no computador ou em um sistema de gestão, que pode ser na nuvem.
De qualquer forma, é importante armazenar documentos impressos, como os recibos, pois eles poderão contribuir para esclarecer falhas ou diferenças na contabilidade. Caso a Receita exija, os recibos podem validar números nos demonstrativos financeiros. Sem essa validação, as entradas podem ser consideradas inválidas, resultando em valores alterados de impostos e incidência de multas.
As vantagens de uma boa organização dos arquivos são percebidas de diferentes maneiras:
A contabilidade tem seus princípios, que precisam ser seguidos para assegurar a uniformidade dos processos em todas as organizações.
Mesmo assim, ainda é comum que profissionais de contabilidade ou gestores menos preparados cometam erros, violando um ou mais desses princípios, seja por comodismo, seja por ignorância.
São princípios da contabilidade:
Por exemplo, quando o encarregado pela área contábil supervaloriza ativos, está ferindo o princípio de prudência, já que pode levar a uma interpretação equivocada do patrimônio da empresa, conduzindo a decisões estratégicas arriscadas e nocivas.
Esse é mais um dos problemas contábeis da sua empresa. A contabilidade também ingressou na era digital. Assim, todas as declarações devem ser feitas de forma digital, no formato apropriado e entregues dentro do prazo no site da Receita Federal.
Trata-se do SPED fiscal e contábil, o Sistema Público de Escrituração Digital, que envolve diferentes módulos: CT-e, ECD, ECF, EFD Contribuições, EFD ICMS IPI, EFD Reinf, e-Financeira, eSocial, MDF-e, NFC-e, NF-e e NFS-e.
O profissional ou equipe encarregada do setor contábil deve conhecer a fundo todos os módulos para evitar erros no preenchimento e na entrega. Esses erros são muito comuns no preenchimento dos dados da nota fiscal eletrônica (NF-e), como PIS, COFINS e ISS.
Os erros podem levar ao pagamento de multas. É importante contar com um sistema automatizado de gestão, integrado ao fisco para agilizar essas operações e torná-las mais eficientes.
Esse é, sem dúvida, um dos piores problemas contábeis da sua empresa. Ainda se veem gestores que entregam a responsabilidade da contabilidade nas mãos de funcionários que não são contabilistas e desempenham diversas atividades ao mesmo tempo. Assim, as possibilidades de erros tendem a aumentar.
Uma boa solução para qualquer empresa, visando reduzir custos e aumentar a eficiência, é terceirizar o setor contábil, delegando a contadores experientes e confiáveis, que contam com a tecnologia apropriada, a responsabilidade da folha de pagamento, da escrituração contábil/fiscal e das outras atividades relacionadas à contabilidade.
Via Solluta
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