8 erros prováveis ao utilizar um emissor de NFe gratuito

Você provavelmente já sabe que uma das atividades obrigatórias da gestão de uma empresa é a emissão de notas fiscais. Para cumpri-la, muitas empresas optam por utilizar um emissor de NFe gratuito a fim de reduzir os custos do negócio, sem perceber os erros e prejuízos que essa ação pode gerar.

Falta de segurança, de confiança nos dados e de atualização dos sistemas são apenas alguns dos problemas que podemos citar — tudo isso ocasiona atrasos nas suas atividades diárias.

Diversos indicadores mostram que adotar um emissor de NFe gratuito pode ser mais caro para o negócio do que investir em empresas especializadas no assunto. Pensando nisso, listamos abaixo 8 erros que podem acontecer na sua empresa ao adotar um software de emissão gratuito!

Confira!

1. Menor segurança

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Softwares gratuitos não oferecem nenhum tipo de segurança de dados. Não há um contrato real entre sua empresa e a empresa que fornece o sistema — ou seja, em casos de problemas, não há nenhuma medida legal que pode ser tomada pela empresa. Essa situação pode ser um desconforto e gerar até mesmo problemas jurídicos.

2. Funcionalidades reduzidas

Os softwares e sistemas gratuitos oferecem apenas a funcionalidade de emitir a nota fiscal, sem alterações ou outras funcionalidades que otimizam as atividades da área financeira do negócio.

Normalmente, os funcionários precisam executar outras atividades dentro do processo de emissão das NFes — como atualização do fluxo de caixa, controle de despesas e receitas, monitoramento de novas vendas, cadastros de estoque. Assim, tudo isso dará mais trabalho e precisará ser feito com a ajuda de outros sistemas.

3. Falta de serviços agregados

Além das funcionalidades adicionais para as atividades da área, faltam também serviços agregados ao sistema, como a personalização de dados e a adaptação a outros softwares. Alguns exemplos de serviços que poderiam ser incluídos, são:

• envio de forma direta dos arquivos XML ou DANFE para os compradores;
• armazenagem de dados de forma segura garantida;
• portabilidade em sistemas operacionais;
• integração com banco de dados;
• aceite de outros certificados digitais.

Essas atividades facilitam os processos das equipes responsáveis e otimizam as ações de todo o negócio, trazendo um melhor desempenho para a empresa.

4. Ineficiência ou inexistência de suporte

Quando falamos em soluções de software o suporte é algo essencial para garantir que, em momentos de falha e problemas no sistema, suas causas possam ser identificadas e solucionadas o quanto antes. No caso de opções gratuitas, as opções de suporte são limitadas, lentas, ineficientes e, muitas vezes, inexistentes.

O prejuízo aqui é que os problemas demoram a ser resolvidos e, em alguns casos, é necessário investir em uma equipe ou empresa que faça a manutenção do software — o que gera custos imprevisíveis e atrasos em todas as atividades.

5. Limitação na quantidade de NFes emitidas

Algo que não parece um problema para empresas pequenas é a limitação no número de emissões feitas nos softwares gratuitos. A maioria deles possui essa característica e ela parece não afetar o negócio no curto prazo. Porém, conforme a empresa cresce, o número de emissões também aumenta e o software passa a não atender a demanda.

Quando a empresa atinge o limite de emissão do software gratuito, o ideal é que ela faça a transferência para uma empresa paga — o que gera a necessidade de dominar o novo software. Nesse sentido, treinamentos e alterações no processo já existente são necessários.

Fazer isso numa escala menor, como começar suas operações já usando um software pago, é melhor e menos custoso para a empresa comparado ao trabalho de fazer essa alteração com uma grande quantidade de emissões diárias.

6. Falta de controle de investimento

Apesar de gratuito, como vimos, o processo de emissão de NFe na empresa pode gerar custos ocasionais, de forma que o controle desses valores é desregulado.

Como você já sabe, custos sem controle prejudicam a gestão financeira do negócio. Para evitá-los, o ideal é investir numa plataforma paga, que já inclui custos de manutenção e atualização dos sistemas.

7. Tecnologia limitada

Outro problema relacionado ao emissor de NFe gratuito é a sua tecnologia limitada. Os programas gratuitos não costumam receber a mesma quantidade de atualizações que outros softwares do mercado recebem. Ou seja, o uso de novas tecnologias que melhoram o processo e permitem que a empresa otimize seu uso é menor e quando feito, atrasado.

Isso se torna um problema ainda maior para empresas que precisam de processos rápidos e dependem de sistemas internos para entregar mais qualidade em seus produtos ou serviços, uma vez que essas melhorias dependem totalmente da empresa que fornece o software gratuito.

8. Falta de integração nas informações

Algo que deve ser levado em conta quando uma empresa opta por uma plataforma gratuita para fazer a emissão de notas é que estas normalmente não oferecem integração com outros sistemas da empresa.

Ou seja, as informações contidas ali não são enviadas ou compartilhadas de forma automatizada com outros sistemas — além do fato de que o software não é capaz de fazer a busca por informações em outros ambientes.

No começo da empresa isso pode não fazer diferença. No entanto, quando o negócio cresce a necessidade de automação nos processos e de abandono das tarefas manuais aumenta — uma vez que os custos das atividades feitas de forma lenta são maiores. A integração de sistemas faz com que isso seja resolvido.

A única saída é pagar para que uma empresa desenvolva um conector entre as plataformas usadas e o sistema de emissão — ou mudar para uma plataforma paga. Levando em consideração todos os problemas já indicados, esta representa a melhor opção para o negócio, já que é uma solução com mais benefícios, funcionalidades e inovação.

Como você pode perceber, o uso de um emissor de NFe gratuito pode até parecer uma boa, mas os custos e os prejuízos que ele pode gerar representam um risco alto para o negócio!

Via Soften