A importância de ter um PMO para a sua empresa

O PMO (Project Management Office) é um dos departamentos que mais gera valor às organizações, mas ainda não é tão compreendido como deveria pelos gestores.

Na Plano Consultoria, contamos com profissionais PMO com certificados internacionais e atuamos na implantação de escritórios de projetos, oferecendo a essas empresas as condições para expansão no mercado.

Para entender sobre o que faz um PMO é preciso antes partir da compreensão de que há três categorias dentro dessa área:

• Corporativo;
• Departamental;
• Operacional.

PMO Corporativo

Esse departamento também costuma ser tratado como PMO Estratégico ou PMSO. É responsável pela definição dos padrões de gestão da empresa, portanto, está relacionado a todos os projetos da organização.

Tem forte conexão com os objetivos estratégicos na empresa. É responsável por gerenciar portfólios, além de sinalizar e indicar os projetos para os gestores.

Quando houver tarefas associadas à reunião de todos os projetos em prioridade, o departamento pode ser chamado de EPMO (Enterprise Porfolio Management Office).

PMO Departamental

Também é conhecido como PMO Tático ou PMO Organizacional e define os padrões de uma área, de um departamento, de uma diretoria ou de uma unidade dentro da organização, como é o caso da área de TI.

Essa categoria tem como intuito apoiar projetos simultâneos que ocorrem em determinado setor da empresa.

É responsável pelo desenvolvimento e implantação de metodologias e por dar prioridade a projetos internos  e aos gerentes de projeto de cada departamento do negócio.

PMO Operacional

É também tratado como PMO para fins específicos ou especiais e é direcionado a casos em que os objetivos são bem específicos e costumam ter um tempo de funcionamento programado.

É aplicado em projetos de nível elevado de importância e complexidade, que demandam padrões específicos.

Diferenças entre Gerente de Projetos e PMO

Uma empresa pode contar com mais de um escritório de projetos e muitas pessoas confundem o PMO (escritório de projetos) com o cargo de gerente de projetos.

Dentre as principais funções do gerente de projetos, estão: 

• Coordenação dos esforços para que os objetivos específicos do projeto sejam atingidos;
• Controle dos recursos do projeto dentro da cultura da empresa;
•  Informar às partes interessadas sobre o desempenho do projeto.

Já dentre as principais funções do PMO (escritório de projetos), estão:

• Coordenação de esforços para que as estratégias da organização sejam atingidas;
• Otimização de recursos compartilhados entre todos os projetos da empresa;
• Disponibilização de informações concretas sobre os projetos sob seu controle;
• Oferecer suporte metodológico e no que se refere às ferramentas necessárias para os gerentes de projetos.

 A complexidade de cada organização é o que definirá se o PMO será representado por apenas uma pessoa ou por mais profissionais.

As características do PMO também dependem da complexidade e da maturidade da empresa.

Quais os benefícios da implantação de um PMO (escritório de gerenciamento de projetos) em uma organização?

A implantação de um escritório de gerenciamento de projetos em uma organização otimiza a gestão de projetos e potencializa os seus resultados.

Mas para garantir o sucesso dessa implantação é necessário que haja estratégia de como a implementação ocorrerá dentro do negócio, para isso, será importante compreender quais são os objetivos da organização, alcance e justificativas para minimizar as dificuldades em cada etapa do processo e, consequentemente, os riscos de falha.

Um PMO bem estruturado em uma empresa gera mudanças nos procedimentos, metodologias e dentro da cultura de uma organização, mas é preciso vencer as principais barreiras nessa implantação como a resistência dentro do negócio.

Geralmente dentre os principais fatores de resistência está o custo da implantação e a experiência do corpo técnico dentro da empresa.

Mas é preciso estimular a compreensão dos colaboradores sobre o valor de um escritório de gerenciamento de projetos e dos muitos benefícios que traz às organizações, dentre eles, maior fluidez em seus processos e maior lucratividade no setor de atuação.

Não se implanta o PMO porque o time técnico não é capaz, aliás, os colaboradores são impactados e mais valorizados à medida que podem se dedicar aos seus respectivos papéis com mais autonomia e estrategicamente.

A melhor maneira de aumentar a maturidade em gerência de projetos em uma empresa é a formalização por meio da implantação de um PMO.

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