Automatização de documentos fiscais: facilidade, segurança, transparência, redução de riscos e custos

Por Ronaldo Eschiezaro

Nos últimos anos, as soluções de TI assumiram um papel primordial no cotidiano das empresas. É quase impossível lembrarmos como era a realidade antes da acessibilidade tecnológica que eclodiu nas duas últimas décadas, principalmente. Quem ainda se imagina cercado por uma pilha de talonários fiscais, por exemplo, precisando emitir, validar e conferir notas fiscais todos os dias? Isso sem contar o espaço físico necessário para armazená-las já que a guarda do documento é obrigatório por um período mínimo de cinco anos após a data de emissão, e mais: o trabalho e custo envolvidos quando há necessidade de procurar um documento fiscal nessa pilha de arquivos. Ter esse controle em dia não é uma tarefa fácil para quem trabalha na área fiscal de qualquer empresa, independentemente do seu porte. As Notas Fiscais Eletrônicas (NFes) chegaram com uma série de benefícios que passam por redução de custos, mobilidade, praticidade e, principalmente, segurança. Isso já foi um grande avanço.

Mesmo assim, ter o controle de todos os documentos fiscais pode, muitas vezes, ser um árduo trabalho, afinal, qualquer falha no gerenciamento pode acarretar sérios prejuízos para a empresa. Temos dados de que atualmente 40% das notas fiscais emitidas contra uma empresa podem não serem recepcionadas devido a problemas que vão desde ficarem retidas na caixa de spam até o simples esquecimento de envio do documento pelo fornecedor. É preciso ter um ótimo controle para que nada passe despercebido. Já imaginou consultar diariamente  nos site das Secretarias de Fazenda em todo o Brasil para ter esse feedback? Não é à toa que o Brasil é o país onde mais se gasta tempo na apuração de tributos, segundo o Banco Mundial. Para se ter ideia, por aqui são gastas 2.600 horas/ano, enquanto na França são apenas 132 horas/ano. Por isso, automatizar esse processo e garantir os processos pertinentes aos documentos fiscais é fundamental. As vantagens são inúmeras: transparência, redução de custos, compliance, redução dos riscos fiscais, automatização dos processos, rastreabilidade e segurança, e com a vantagem adicional de que que tudo é processado e armazenado na nuvem, ou seja, sem qualquer investimento em infraestrutura de T.I.

Essas facilidades foram pensadas há alguns anos pela NFe do Brasil, pioneira no desenvolvimento e comercialização de sistemas de gestão fiscal   que promove gerenciamento e integração de serviços relativos a Notas Fiscais Eletrônicas. Com mais de R$ 18 bilhões em faturamento processados e 3.000 mil clientes ativos, faz parte do escopo da empresa executar automaticamente tarefas como emissão, recepção, validação, manifestação do destinatário, armazenamento e disponibilização de NFe tanto emitidas como recebidas, sempre atendendo a legislação vigente, capaz de eliminar riscos fiscais e financeiros e reduzindo custos operacionais. Com a ferramenta é possível ter informações em tempo real de toda a movimentação de notas fiscais, sejam emitidas e/ou recebidas, tudo de forma automática e transparente. Além de uma redução de até 30% nos custos operacionais (um número considerável levando-se em conta a instabilidade econômica brasileira atual).

Localizar arquivos de notas fiscais nunca foi tão fácil. Troque o tempo gasto em meio a caixas e papéis e digitação de notas no ERP por uma gestão automatizada, prática, rápida e segura pertinente apenas aos funcionários encarregados da tarefa. O mais importante é destacar que a ferramenta se encaixa em qualquer empresa, independentemente do porte e do segmento. Que tal começar a pensar em automatização?

Ronaldo Eschiezaro é diretor comercial da NFe do Brasil