Cartas: Burocracia ou registro histórico acessível?

É notório que durante a execução de um contrato várias comunicações são realizadas. Até aí não estou trazendo nenhuma novidade, principalmente se for o caso de um contrato de serviços de longo prazo.

Essas comunicações acontecem de diversas formas como e-mails, telefonemas, chats, reuniões e cartas e muitas vezes não trazem o grau de formalidade adequado, além de envolverem vários interlocutores, desde o time que executa o contrato até o Gerente do mesmo e suas instâncias superiores.

Nesse artigo vamos falar um pouco mais sobre as cartas e sua importância como registro oficial da execução contratual e seus benefícios. Porém, antes de prosseguirmos, precisamos ter em mente que o registro e guarda de informações de execução do contrato são muito importantes e podem ser úteis ao longo do tempo. Da mesma forma, o acesso a esses registros deve ser facilitado a quem de direito. Tais registros podem proporcionar segurança jurídica e atendimento às regras de conformidade. Basta observar a lista de obrigações contratuais e multas aplicáveis para começar a entender isso.

Da mesma forma como registramos reportes e deliberações em atas de reunião, determinados assuntos também requerem formalização semelhante. Muitos enxergam nos e-mails trocados o mesmo grau de formalização de uma ata de reunião ou comunicado oficial. Porém, precisamos considerar quantas pessoas trocam e-mails no âmbito do contrato ao longo de sua execução, quantidade de caixas postais envolvidas, acesso e recuperação dessas informações. Complexo, não acha? É nesse contexto que entram as cartas como solução.

O uso de cartas numeradas permite uma comunicação oficial ponto a ponto entre as Gerências do Contrato – cliente e fornecedor. É importante existir um único interlocutor em cada parte para um melhor diligenciamento do Contrato. A numeração das cartas permite a criação de um índice de assuntos versus carta, facilitando a recuperação de informações e citações de registros identificáveis pela outra parte. Além disso, essa comunicação entre as Gerências do Contrato evita possíveis desgastes entre as equipes que estão atuando na execução o Contrato.

Os acordos realizados no âmbito da Gerência do Contrato precisam ser registrados formalmente, garantindo transparência no processo e conformidade. Como cada carta trata de um número restrito de assuntos específicos, todas as respostas em forma de carta ficam vinculadas à primeira, permitindo rastreabilidade, fácil armazenamento e acesso, evitando dispersão de informações.
Quando em processos de auditoria interna ou externa tais cartas servem como documentação comprobatória. Defesas de multas e renegociações de contrato podem ser sustentadas através das cartas trocadas entre as Gerências de Contrato, dando maior robustez ao processo. Além disso, quando existe mudança na Gerência do Contrato, essa organização permite uma melhor gestão de mudança e garantia de continuidade.

Assim como os registros em ata de reunião, o envio de cartas para assuntos críticos não é burocracia, mas sim, uma forma de guardar um registro histórico formal da execução do contrato, garantindo transparência, disponibilidade das informações e segurança aos gestores.

Por André Melo, coordenador de contratos da PETRONECT – Procurement Negócios Eletrônicos S/A

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