Como as empresas estão evitando problemas com a Receita Federal

São vários os fatores que podem fazer com que a Receita bata na porta de uma empresa. Isso pode ocorrer em casos em que ela tenha alguma responsabilidade direta acerca do não cumprimento de alguma obrigação fiscal e contábil ou de forma indireta: a Receita pode tranquilamente cruzar dados de várias empresas e quando os números de cliente e fornecedor não estão fechando, a tendência é que ela procure ambos.

Por isso é fundamental estar com os dados em dia e organizados de forma impecável. As multas em relação ao não cumprimento de alguma obrigatoriedade podem chegar a valores altíssimos! Por isso, é necessário tomar muito cuidado com a escrituração contábil de sua empresa, pois erros nesta área podem acarretar prejuízos significativos. Em certas ocasiões, a medida punitiva pode resultar em ações mais graves, como a exclusão do Simples, por exemplo. Também é fundamental que todos os arquivos sejam encontrados de maneira fácil, a fim que se porventura ocorrer uma visita do Fisco ao seu estabelecimento, que tudo se desenvolva da forma mais tranquila possível.

Por isso, acompanhe esse post e saiba mais como evitar imprevistos com a visita do Fisco:

O que pode fazer a Receita bater na minha porta?

É importante citar alguns fatores que podem resultar em alguns problemas com a Receita. Um deles é a escrituração de notas canceladas. Se alguma empresa escriturar notas enquanto o fornecedor tiver cancelado estas notas, haverá discrepâncias nos dados recebidos pela Receita. E isso pode resultar em uma visita ao estabelecimento.

Outros fatores que também podem dar problema com relação asnotas fiscais são relacionados à venda de mercadorias que não foram escrituradas ou notas que foram emitidas para a empresa que não tiveram o devido registro.

O que vai acontecer se eu for questionado pelo Fisco?

Vários são os fatores que podem levar o Fisco a lhe fazer uma visita. Mas isso não significa que existam problemas com as suas contas. Muitas vezes a fiscalização pode ocorrer a partir de um erro de algum fornecedor descuidado com as próprias notas, por exemplo, e isso acabou chamando atenção à sua empresa as suas contas estavam diferentes das dele.

No decorrer da visita, o procedimento pode ser um tanto trabalhoso. O fiscal apresentará uma lista de chaves de acesso de várias notas fiscais e se, por acaso for uma empresa de porte médio, a tendência é que sejam dezenas de milhares de NFes. A obrigação legal afirma que você pode ser solicitado a apresentar qualquer nota fiscal emitida por/para sua empresa nos últimos 5 anos e as empresas devem apresentar estas notas em um determinado prazo de tempo (o qual geralmente é curto). A não apresentação de alguma destas notas pode incorrer em multas.

Além disso o Fisco irá te questionar sobre escriturações de notas canceladas, o motivo da existência de notas emitidas para sua empresa que não foram escrituradas, entre outras divergências que encontrar.

Como o Arquivei tem ajudado as empresas a evitar problemas com a Fiscalização da Receita?

Com o Arquivei você Consulta, Baixa e Armazena todas as NFes para seu CNPJ de maneira automática e permite que você faça o upload de todas as notas que sua empresa emitiu também. Além disso, consegue gerenciar 100% dos XMLs de seus documentos fiscais, como NFes,CTes e NFSes.

Isto faz com que todas as informações sobre NFes que a Receita tem da sua empresa, você também terá. Aproveite para conferir como o Arquivei pode ajudar a sua empresa a prevenir riscos de:

• Fácil acesso às notas existentes: Caso sua empresa esteja passando por um processo de fiscalização e seja solicitada a apresentar milhares de notas fiscais eletrônicas (NFe), isso se torna extremamente simples de ser feito pelo Arquivei. Basta inserir a lista de chaves de acesso requisitada pela fiscalização no sistema que você baixa um ZIP todas elas – tanto em XML quanto em DANFe.
• Recuperação de notas: Caso seja requisitado a apresentar notas não armazenadas por sua empresa, ou notas que você perdeu, foram extraviadas ou que por algum motivo não tem mais acesso, nós podemos te ajudar a recuperá-las, com a Consultoria de Recuperação de Notas.
• Armazenamento de documentos fiscais: Guardar adocumentação fiscal sem os devidos cuidados é algo que pode sair caro para qualquer empresa. A lei determina que o prazo necessário para que os documentos possam ser descartados é de cinco anos mais o ano vigente. O Arquivei garante que as empresas não precisem se preocupar com esta obrigação legal e ainda reduz custos que teriam com servidores, sistemas de backup e medidas de segurança para garantir a segurança de armazenamento destes arquivos.
• O sistema avisa automaticamente quando uma nota é cancelada: Isso evita que as notas sejam escrituradas erroneamente, o que atrai a atenção do Fisco;
• Manifestação de destinatário. Esse recurso é um dispositivo que pode preservar a sua empresa de multas. Ele permite que se avise ao Fisco sobre notas emitidas para você sem seu consentimento. Portanto ao utilizar a Manifestação de destinatário para apontar desconhecimento de certas notas, permitirá que quando questionado pela fiscalização o motivo de não ter escriturado estas notas, você terá argumentos válidos para comprovar que provavelmente estas notas eram notas frias emitidas para sua empresa.
• Acesso a todas as notas para seu contador: Com o Arquivei é possível permitir que ele tenha acesso à todas as suas notas. Isso agiliza (muito) o processo de escrituração de notas e garante que não sejam esquecidas notas nem que haja escrituração de notas canceladas.

Dessa forma, torna-se evidente a necessidade de precaver-se com relação a possíveis visitas da fiscalização em seu estabelecimento. É impensável permitir que o armazenamento de notas seja realizado sem os devidos cuidados. Afinal, um deslize pode sair muito caro para qualquer empreendimento quando as normas contábeis não são seguidas à risca.

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