Conheça o Plano de Continuidade de Negócios que ajuda empresas a enfrentarem a crise

Durante as primeiras semanas de março, nos deparamos com um vírus que assolou Ásia e parte da Europa.

No Brasil se mantinha uma percepção romantizada, talvez devido a Ebolas, gripes suínas e vacas loucas que faziam a curva ainda no oceano sem nos afetar.

Esse romance logo se tornou um filme de ação, em que todos tivemos que rapidamente nos adaptar a essa nova situação, pois na terceira semana de março fomos surpreendidos com o agravamento da pandemia e a determinação do isolamento social imediato.

Foi necessário replanejar o ano e as questões e inseguranças surgiam na mesma velocidade que as notícias pessimistas: os processos conseguem suportar uma operação online? Os colaboradores têm ferramentas adequadas para compartilhamento das informações e execução das atividades? Com equipe reduzida, quais processos manter ativos e quais paralisar e por quanto tempo?

E é nesse cenário de crise que as ferramentas de controle mais se fazem necessárias, entre elas o Plano de Continuidade de Negócios é o que mais destaca.

O Plano de Continuidade de Negócios ou simplesmente PCN é o desenvolvimento preventivo de um conjunto de estratégias e planos de ação de maneira a garantir que os serviços essenciais sejam devidamente identificados e preservados após a ocorrência de um acidente e/ou desastre, até o retorno à situação normal de funcionamento da empresa.

Uma vez ativado, esse plano deve dar suporte às atividades críticas necessárias para cumprir os objetivos da organização e é ajustado sempre que as estratégias de negócio exigirem.

Três condições devem ser consideradas por uma empresa ao desenvolver um Plano de Continuidade de Negócios, para isso, os gestores responsáveis pelo PCN devem atender 3 quesitos:

• Análise de risco: quais são as principais ameaças que a empresa está exposta?

• Análise de impacto: de que forma os negócios serão impactados pelo risco?

• Planejamento estratégico: quais atitudes e ações são necessárias para a retomada das operações em caso de crise?

Por tratar diversos assuntos em momentos diferentes, o PCN se organiza em 5 planos principais.

Cada um desses planos tem como objetivo principal a formalização de ações a serem tomadas para que, em momentos de crise, a recuperação, a continuidade, a retomada dos negócios e a comunicação possam ser efetivas:

– Análise de Impacto de Negócios (BIA – Business Impact Analalysis): Identifica quais unidades de negócios, departamentos e processos não podem paralisar.

É nesse plano que se define a rapidez com que as unidades e/ou os processos essenciais devem retornar à operação completa em uma situação de crise e identificará os recursos necessários para retomar as atividades.

• – Plano de Gerenciamento de Crises (PGC): Relaciona o funcionamento das equipes, antes, durante e depois da ocorrência de um evento negativo para a continuidade dos negócios. Ele exibe uma cadeia de comando e comunicação durante uma crise e define procedimentos a serem executados até o período de retorno à normalidade.

• Plano de Continuidade Operacional (PCO): Define procedimentos para contingenciamento dos ativos que suportam cada processo de negócio, objetivando reduzir o tempo de indisponibilidade e, consequentemente, os impactos potenciais. Com o uso do PCO, os gestores dos processos de negócio saberão como agir na falha ou falta de algum componente que garanta a continuidade dos negócios.

• Plano de Recuperação de Desastres (PRD): É o plano de recuperação e restauração das funcionalidades, a fim de restabelecer o ambiente e as condições originais da operação antes da crise.

• Plano de Comunicação (PCOM): O PCOM estabelece as diretrizes para a gestão de comunicação da BANSEG em situações que possam impactar a continuidade de seus negócios e, consequentemente, seus públicos e sua reputação.

Com as condições atendidas e estrutura pronta, o PCN traz uma série de benefícios para as que as empresas tenham boa gestão e prudência, como o mapeamento dos processos críticos e impacto de descontinuidade de processos, ou o aumento na garantia de retomada do negócio em caso de crise diversas.

Além disso, para alguns segmentos regulados, como é o caso de bancos e seguradoras, é compliance manter um PCN atualizado.

Em suma, o PCN tem a finalidade de criar padrões e processos para que, em situações de crise, as empresas se recuperem e retomem as operações, dando seguimento ao seu negócio.

Dessa forma se garante com alguma razoabilidade que eles sofram o mínimo de danos e perdas financeiras.

É fundamental conhecermos nossos riscos e estarmos preparados para gerenciá-los, para isso o PCN torna-se documento de suma relevância.

O sucesso empresarial não é uma questão só de sorte, requer estratégia, conhecimento de mercado, visão de negócios e gestão riscos.

Este artigo foi escrito pela Coordenadora da Pós-Graduação da FECAP, Profa. Dra. Luciana Barragan, em parceria com Guilherme Lima Lopes, Coordenador de controles internos e riscos em seguros.

Sobre a FECAP

A Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado (FECAP) é referência nacional em educação na área de negócios desde 1902.