Durante muito tempo se falou que o eSocial poderia ser prorrogado. Antes mesmo de o sistema entrar em vigor, as empresas brasileiras foram divididas em grupos de acordo com seu faturamento e os envios dos eventos foram faseados.
Hoje os prazos da obrigação já estão acontecendo para alguns grupos, e diversas empresas brasileiras estão enviando as declarações para o ambiente do governo. Diante das várias mudanças divulgadas desde que o eSocial começou, pode surgir uma sensação de insegurança e alguns empregadores temem não conseguir concretizar os envios.
Então você pode estar se perguntando: quais etapas permanecem iguais e o que mudou no calendário original do eSocial?
Nesta postagem eu vou procurar responder a estas perguntas. Vou mostrar de forma simples e resumida o que mudou, e apresentarei o calendário atual desta obrigação.
Desde o início do eSocial, o projeto sofreu algumas alterações no seu calendário. Prazos foram prorrogados e os envios dos eventos foram divididos em fases. Mas uma coisa é certa: apesar dos desafios enfrentados pelas empresas, o eSocial continua firme. Para interpretar melhor este cenário, é preciso entender alguns dos principais momentos na linha do tempo do eSocial desde o seu início em janeiro de 2018.
O cronograma original do sistema eSocial dividia as empresas em apenas três grupos. Alguns dos primeiros empregadores esperavam pela prorrogação da sua entrada no programa. Mas o eSocial chegou e a prorrogação não aconteceu, e as grandes empresas do grupo 1 passaram a enviar seus eventos para o ambiente do eSocial em janeiro de 2018.
Já o grupo 2 compreende empresas de menor porte, e iniciou os envios dos seus primeiros eventos em julho de 2018. Enquanto mandavam suas declarações iniciais, uma nova Resolução foi determinada pelo Comitê Diretivo do eSocial, estendendo o envio de tabelas para os empregadores deste grupo. Com isso o prazo original para a adequação à primeira fase foi prorrogada. A data limite para envio dos eventos iniciais do grupo 2 foi adiada de setembro para outubro de 2018.
Segundo consta em publicação oficial do Comitê Diretivo do eSocial, o objetivo das alterações que ocorreram é melhorar o processo de implantação do sistema. A notícia afirma que a primeira etapa do eSocial envolveu as 13.115 maiores empresas do país, salientando que assim foi possível identificar algumas das dificuldades na adaptação dos empregadores à nova maneira de declarar as informações.
Outra grande mudança apresentada na Resolução foi a criação de um novo grupo, com seu próprio cronograma. Assim surgiu o grupo 3, abrangendo todas as empresas optantes do Simples Nacional e empregadores pessoa física. Consequentemente, a nova divisão alteraria também a categoria de órgãos públicos para formar o grupo 4.
Ficou complicado? Continue lendo, pois o conteúdo a seguir vai ajudar a esclarecer o que caracteriza cada grupo e quando cada tipo de evento deve ser enviado.
Atualmente o Comitê Diretivo do eSocial divide as empresas brasileiras entre os seguintes grupos:
● Grupo 1 – empresas com faturamento anual maior que R$ 78 milhões
● Grupo 2 – empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões e que não são optantes do Simples Nacional
● Grupo 3 – empregadores pessoa física (exceto doméstico) optantes do Simples Nacional, produtores rurais pessoa física e entidades sem fins lucrativos
● Grupo 4 – entes públicos e organizações internacionais
Cada grupo possui seu próprio faseamento de envio dos eventos para o eSocial. Identifique em qual das fases abaixo sua empresa está e saiba o que você precisa enviar.
O calendário a seguir está em acordo com o que foi estabelecido pela Resolução CDES nº 5 de 05/10/2018 do Comitê Diretivo do eSocial, que é a determinação em vigor no momento desta postagem.
Grupo 1
● Eventos de tabelas: 08/01/2018
● Eventos não periódicos: 01/03/2018
● Eventos periódicos: 08/05/2018
● Eventos de Segurança e Saúde no Trabalho (SST): julho/2019
Grupo 2
● Eventos de tabelas: 16/07/2018
● Eventos não periódicos: 10/10/2018
● Eventos periódicos: 10/01/2019
● Eventos de SST: janeiro/2020
Grupo 3
● Eventos de tabelas: 10/01/2019
● Eventos não periódicos: 10/04/2019
● Eventos periódicos: 10/07/2019
● Eventos de SST: julho/2020
Grupo 4
● Eventos de tabelas: janeiro/2020
● Eventos de SST: janeiro/2021
● Eventos periódicos e não periódicos: as datas destes eventos ainda não foram publicadas oficialmente para o grupo 4. Estas datas serão divulgadas por meio de Resolução específica, nos canais de comunicação oficiais do governo
Chegou a vez da sua empresa enviar informações para o eSocial — e agora? Não importa se o seu negócio pertence a um grupo que já está enviando as declarações, ou se a data está apenas se aproximando. É importante se preparar o quanto antes para não perder nenhum prazo.
Se você não sabe por onde começar, existem dicas que certamente vão ajudar. Confira as respostas no nosso checklist e passo a passo de como transmitir os eventos para o eSocial.
Caso a sua empresa não consiga enviar os eventos dentro do prazo, ela estará sujeita a multas e notificações da Receita Federal Brasileira (RFB).
Uma das preocupações que os empregadores devem ter é enviar os eventos para o ambiente do governo dentro das datas estipuladas. Por isso é importante que você saiba em qual grupo seu negócio se enquadra e em qual fase ele está.
Manter-se em dia com as novidades do eSocial não é uma tarefa fácil. Mas existem maneiras de fugir dos imprevistos e prevenir algumas situações adversas. Algumas das dificuldades podem ser sanadas apenas com uma boa revisão dos processos e acompanhamento de notícias sobre o assunto.
Seja como for, lembre-se sempre dos pontos mais importantes que você deve considerar para não deixar passar nenhuma obrigação. Aí vão algumas dicas:
● Saiba em qual grupo a sua empresa se encaixa
● Conheça as fases do eSocial e atente-se aos prazos de cada uma
● O eSocial é uma nova maneira de entregar as declarações, portanto é uma boa ideia capacitar seus profissionais de RH e revisar seus processos
● A Receita Federal acompanha constantemente a situação de cada grupo para avaliar a necessidade de possíveis alterações nos calendários de envio. Qualquer alteração é amplamente divulgada pelos canais de comunicação oficiais do governo
● O volume de dados gerados por uma empresa pode chegar a grandes números. Pode ser necessário usar um sistema de HCM que facilite a gestão no dia a dia
● Promova a mudança de cultura nos seus colaboradores, seja transparente sobre quais informações você precisa e compartilhe os prazos
Concluindo, podemos notar que de fato o eSocial prorrogou algumas datas desde que o projeto original foi estabelecido. Mas tenha em mente que ele segue em vigor, abrangendo cada vez mais empresas e recebendo um volume cada vez maior de informações.
Com essas dicas eu espero ter esclarecido um pouco mais sobre alguns acontecimentos do eSocial, desmistificando algumas ideias a respeito das prorrogações nos prazos de envio.
Como já sabemos, o eSocial traz muitas informações importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de entrega.
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