Home-office: Ferramentas importantes que podem ajudar no Trabalho remoto

Se no começo o home office era uma saída prática para continuar trabalhando no período de isolamento social, agora muitas empresas estão adaptando seu planejamento anual para passar a realizar operações totalmente à distância.

Para manter o time focado nos objetivos, alguns recursos são de grande ajuda.

Conheça 5 principais ferramentas de trabalho remoto para aumentar a produtividade.

Controle dos arquivos PDF

Uma realidade para a maioria dos contadores é a quantidade de documentos digitais que são acessados diariamente.

São registros financeiros de empresas, contratos, declarações de pessoas físicas, uma infinidade de arquivos, sendo que muitos deles ocupam um peso considerável na memória do computador.

A solução? Reduzir o tamanho dos PDFs!

Para isso, é preciso contar com uma ferramenta profissional.

Uma boa sugestão é o PDFelement, um programa capaz de realizar uma série de edições em um arquivo, incluindo a opção de comprimir PDF para que os documentos fiquem mais leves.

Outro ponto positivo do PDFelement é a possibilidade de inserir assinatura virtual em um documento.

Dessa forma, você não precisará imprimir arquivos ou mesmo levar até o seu cliente: tudo é feito pelo computador.

Imagine o quanto de produtividade você pode ganhar ao automatizar essas tarefas!

Mapas de prioridades

Muitas empresas contam com uma parede onde as equipes expõem o que está na lista de prioridades para as próximas semanas, fazendo com que todo o time tenha visão dos objetivos de curto, médio e longo prazo. 

Para manter o mapa de prioridades em dia, você pode utilizar o Lucid Chart, que é uma versão virtual para fluxos de processos, brainstorming e outros recursos gráficos que ajudam na visualização e organização dos projetos.

Status do andamento de cada projeto

Quem é líder de uma equipe certamente se deparou com a dificuldade de conferir o que cada profissional está fazendo no período de home office.

Uma boa forma de ter controle e saber exatamente o status de cada projeto é o quadro de funções Monday.

O Monday é uma plataforma que permite o gerenciamento de tarefas.

Você pode criar quadros de diferentes atividades, incluir pessoas de um time e, à medida que uma tarefa é concluída, o status da mesma pode ser alterado. 

Para quem gerencia uma equipe, esse tipo de recurso é interessante porque permite ter uma visão geral da produtividade, identificando onde se gasta mais tempo ou o que pode ser feito para aumentar o ritmo.

Reuniões virtuais

Dependendo do tamanho da equipe ou da tarefa a ser realizada, fazer uma reunião é fundamental para organizar as ideias e funções de cada componente.

Empresas que aplicam a metodologia de Design Sprint, que propõe a divisão de tarefas em cinco etapas, podem encontrar dificuldade ao não ter as reuniões semanais presenciais.

Para resolver este problema, as plataformas que permitem reuniões virtuais são bem úteis.

O software Zoom é um dos mais utilizados na atualidade, já que conta com salas protegidas por senhas e admite uma quantidade considerável de pessoas conectadas simultaneamente. 

Compartilhando os documentos

Em uma empresa, é comum que diferentes tipos de documentos sejam compartilhados entre os membros de uma mesma equipe.

Geralmente, são profissionais que estão trabalhando em um projeto específico e que, por isso, todos precisam do acesso.

Ao invés de enviar e-mails a cada alteração em um documento, considere comprar espaço na Nuvem para compartilhar documentos com os integrantes de um time.

Dropbox e Google Drive são os sistemas mais populares, sendo que o Google Drive acumula mais de 1 bilhão de usuários.  

Mesmo arquivos confidenciais podem ser mantidos na Nuvem com tranquilidade, especialmente se você configurar senhas de acesso para esses documentos.

O PDFelement, citado anteriormente, é um dos programas que contam com esse recurso.

Assim, com o arquivo protegido, só tem acesso à informação quem conhecer a senha.

Tudo em equilíbrio

Além de contar com ferramentas de trabalho remoto para aumentar a produtividade, lembre-se de cuidar da saúde mental.

Se você é um líder de uma equipe, reserve um tempo para entender as dificuldades de cada profissional.

Para quem trabalha por conta própria, a dica é estabelecer uma rotina para descansar e não se sobrecarregar com projetos.

Combinar ferramentas úteis com cuidados com a saúde é a receita para manter-se sempre focado e produtivo, seja no home office ou de forma presencial em uma empresa.